Klauzule informacyjne i zgody RODO

 

➡️ Dlaczego klauzule informacyjne i zgody RODO są tak ważne?

Każda organizacja przetwarzająca dane osobowe musi wypełniać obowiązki wynikające z przepisów RODO. Jednym z kluczowych elementów wdrożenia są klauzule informacyjne oraz zgody RODO. To dzięki nim osoba, której dane dotyczą, uzyskuje pełną wiedzę o zasadach przetwarzania jej danych. Dowiaduje się m.in. kto jest administratorem danych osobowych, jaki jest cel przetwarzania danych, na jakiej podstawie prawnej odbywa się ich przetwarzanie oraz jak długo będą przechowywane.

Brak odpowiednio przygotowanych klauzul może oznaczać naruszenie obowiązku informacyjnego, co wiąże się z ryzykiem sankcji administracyjnych oraz utratą zaufania klientów.

☎️ 22 53 53 016

✉️ biuro@directgroup.com.pl

Co powinna zawierać klauzula informacyjna RODO?

➡️ Zgodnie z art. 13 i 14 RODO, klauzula informacyjna powinna zawierać jasne i kompletne informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, w szczególności:

• dane administratora – nazwa lub imię i nazwisko oraz dane kontaktowe,
• dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych - jeśli został wyznaczony,
• cele przetwarzania danych osobowych – np. rekrutacja, obsługa umowy działania marketingowe,
• podstawy prawne przetwarzania – np. zgoda osoby, obowiązek prawny, wykonanie umowy lub uzasadniony interes administratora,
• okres przechowywania danych lub kryteria jego ustalania,
• informację o odbiorach danych lub kategoriach odbiorców,
• pouczenie o prawach osoby, której dane dotyczą – w tym o prawie dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, sprzeciwu i przenoszenia danych,
• informację o prawie do cofnięcia zgody (jeśli przetwarzanie odbywa się na tej podstawie),
• informację o prawie wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
• informację o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji lub profilowaniu, jeśli ma ono miejsce.

Dobrze przygotowana klauzula informacyjna powinna być napisana prostym, zrozumiałym językiem i udostępniona w momencie pozyskiwania danych osobowych.

Klauzule informacyjne w praktyce – przykłady

Stosowanie klauzul informacyjnych jest obowiązkowe w wielu procesach przetwarzania danych osobowych w organizacji. Przykładowe sytuacje, w których należy je stosować, to:

• Klauzula informacyjna dla pracownika – przekazywana przy zatrudnieniu, obejmuje m.in. przetwarzanie danych w aktach osobowych, ewidencjach czasu pracy oraz informacje o monitoringu wizyjnym lub poczty elektronicznej,
• klauzula dla kandydata do pracy – stosowana podczas rekrutacji. przy pozyskiwaniu danych z CV, formularzy lub profili rekrutacyjnych,
• klauzula dla zleceniobiorcy – obowiązkowa przy zawieraniu umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenia czy umowa o dzieło,
• klauzula dotycząca pracy zdalnej, monitoringu lub Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) – uwzględnia szczególnie podstawy przetwarzania i odbiorców danych,
• klauzula dla sygnalistów – stosowana w ramach systemu ochrony sygnalistów, zapewniająca ochronę danych osobowych osób dokonujących zgłoszeń naruszeń.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – kiedy jest wymagana?

Nie w każdej sytuacji wystarczy sam obowiązek informacyjny. W niektórych procesach konieczne jest uzyskanie zgody osoby, której dane dotyczą – zwłaszcza przy działaniach marketingowych, wysyłce newsletterów, publikacji wizerunku czy przekazywaniu danych poza Unię Europejską.

Zgoda stanowi jedną z podstaw przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna.

Klauzula zgody RODO – jakie ma znaczenie?

Klauzula zgody to oświadczenie, w którym osoba, której dane dotyczą, potwierdza swoją wolę przetwarzania jej danych w określonym celu. Treść klauzuli musi być zrozumiała i jednoznaczna. Osoba powinna mieć możliwość świadomego zaznaczenia: „Wyrażam zgodę” – bez dodatkowych warunków i ukrytych zapisów. Najczęściej stosowane klauzule zgody:

• Zgoda na udział w rekrutacji – umożliwia przechowywanie CV na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych,
• zgoda na newsletter – pozwala na przesyłanie informacji handlowych i materiałów marketingowych drogą elektroniczną,
• zgoda na wykorzystanie wizerunku – udzielana w celu publikacji zdjęć lub nagrań w materiałach promocyjnych, na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych.

Przykładowa klauzula zgody – dlaczego nie warto kopiować wzorów z internetu?

➡️ W sieci można znaleźć wiele gotowych wzorów klauzuli zgody, ale nie zawsze jest ona zgodna z przepisami RODO. Każda zgoda powinna być przygotowana indywidualnie, z uwzględnieniem rzeczywistych procesów przetwarzania danych w Twojej firmie. Zbyt ogólna klauzula może zostać uznana za nieważną, a tym samym narazić organizację na konsekwencje.

Dlaczego warto powierzyć przygotowanie klauzul ekspertom?

Profesjonalnie przygotowana klauzula to gwarancja, że spełnia:

• wymogi prawne wynikające z RODO (art. 6 i 7),
• obowiązki informacyjne i rozliczalności administratora,
• zasady przejrzystości oraz ochrony praw osób, których dane dotyczą
• realne potrzeby organizacji i jej procesów.

Nasze wsparcie – klauzule i zgody RODO dla Twojej firmy

DirectGroup od ponad 20 lat wspiera organizacje w zakresie RODO. Oferujemy opracowanie dokumentacji, w tym:

• klauzule informacyjne dla pracownika, kandydatów do pracy i zleceniobiorców,
• klauzule zgody (na wizerunek, rekrutację, newsletter),
• dokumentację związaną z sygnalistami, monitoringiem i pracą zdalną,
• pełne procedury zgodne z zasadami ochrony danych.

➡️ Postaw na przejrzystość i bezpieczeństwo. Profesjonalne klauzule informacyjne i zgody RODO to fundament zgodnego z prawem funkcjonowania Twojej firmy.

 

☎️ 22 53 53 016

✉️ biuro@directgroup.com.pl