Zgoda na wykorzystanie wizerunku

➡️ Wizerunek jako dobro osobiste – dlaczego wymaga szczególnej ochrony?

Wizerunek jest dobrem osobisty chronionym przez Kodeks cywilny, a jego rozpowszechnianie co do zasady wymaga zgody osoby przedstawionej na zdjęciu lub nagraniu. Publikacja wizerunku w materiałach firmowych, mediach społecznościowych czy na stronie internetowej jest dopuszczalna wyłącznie za zgodą, chyba że zastosowanie mają ustawowe wyjątki.

Jedynie w wyjątkowych sytuacjach rozpowszechnianie wizerunku nie wymaga zgody, np. gdy wizerunek przedstawia osobę powszechnie znaną podczas pełnienia obowiązków publicznych lub gdy dana osoba stanowi jedynie szczegół większej całości. W pozostałych przypadkach — czyli w większości zastosowań biznesowych — uzyskanie zgody na rozpowszechnianie wizerunku jest obowiązkowe.

Ponieważ wizerunek identyfikuje osobę, jego utrwalanie i publikacja stanowią również przetwarzanie danych osobowych. W dokumentacji RODO organizacja ma obowiązek zadbać również o ochronę wizerunku, w tym poprzez przekazanie obowiązku informacyjnego czy stosowanie odpowiednich zgód w sytuacjach wymagających upublicznienia zdjęć pracowników, klientów, uczestników wydarzeń czy współpracowników.

Umów się na bezpłatną konsultację!

☎️ 22 53 53 016

✉️ biuro@directgroup.com.pl

Kiedy można publikować wizerunek? Najczęstsze sytuacje i wymagania

Każda publikacja zdjęć, nagrań wideo lub grafik, na których widoczny jest wizerunek osoby, wymaga ustalenia odpowiedniej podstawy prawnej. Jeżeli wizerunek został wykonany w kontekście biznesowym (np. fotografie firmowe, materiały marketingowe, strona www, social media), organizacja musi najpierw uzyskać zgodę osoby przedstawionej. W przypadku osób małoletnich obowiązuje zasada szczególnej ochrony:

Publikacja wizerunku dziecka wymaga zgody przedstawiciela ustawowego (najczęściej rodzica),
zgoda może być udzielona w dowolnej formie, o ile można ją udowodnić,
organizacja musi uzyskać zgodę rodzica przed opublikowaniem materiałów z wizerunkiem dziecka.

Zgoda w kontekście RODO – obowiązki administratora i prawa osoby

Zwykle wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. W takiej sytuacji administrator musi wskazać podstawę prawną przetwarzania i przekazać obowiązek informacyjny. Jeżeli publikacja jest celem samym w sobie, podstawą przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Zgoda musi być konkretna, dobrowolna i świadoma. Może być wyrażona poprzez podpis lub zaznaczenie pola elektronicznego. Osoba, której wizerunek ma zostać opublikowany, ma prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie.

➡️ Jeżeli wizerunek jest przetwarzany jedynie w celu publikacji, nie można stosować innych podstaw prawnych niż zgoda.

Jak przygotować zgodę, która zabezpiecza organizację?

Profesjonalnie przygotowana zgoda powinna uwzględniać:

zakres i sposób wykorzystania zdjęć lub nagrań,
wskazanie miejsca publikacji (strona www, media społecznościowe, materiały drukowane),
okres obowiązywania zgody,
informacje o administratorze,
obowiązek informacyjny RODO,
pouczenie o prawach osoby, której dane dotyczą.

➡️ Dodatkowo dokument może określać:

czy zgoda obejmuje jednorazowe użycie, czy wielokrotne publikacje,
możliwość i sposób wycofania zgody,
podstawę przetwarzania danych dla innych celów, które nie wymagają zgody (np. archiwizacja, dowodzenie roszczeń).

Bezpieczeństwo wizerunku i danych osobowych – jakie środki należy wdrożyć?

Wizerunek jest daną osobową, jeżeli pozwala zidentyfikować konkretną osobę. Dlatego podlega ochronie na zasadach RODO. W praktyce oznacza to, że:

przetwarzanie musi mieć podstawę prawną i odbywać się zgodnie z RODO,
zakres danych powinien być adekwatny do celu,
materiały źródłowe należy chronić przed nieuprawnionym dostępem,
osoba ma prawo do sprostowania danych,
ma również prawo do usunięcia danych osobowych po wycofaniu zgody, o ile nie stoi temu na przeszkodzie inna podstawa prawna (np. konieczność obrony przed roszczeniami).

➡️ Jeżeli wizerunek zostanie rozpowszechniony bez podstawy prawnej, może to stanowić również naruszenie ochrony danych osobowych i wymagać zgłoszenia organowi nadzorczemu.

Na jakiej podstawie można korzystać z wizerunku?

Podstawa zależy od sposobu wykorzystania wizerunku:

zgoda - podstawowa i najczęściej stosowana, gdy wizerunek ma być rozpowszechniany (np. publikacja na stronie, social media, materiały promocyjne),
uzasadniony interes administratora — wyłącznie w sytuacjach, które nie obejmują rozpowszechniania, np. cele wewnętrzne, identyfikacyjne lub dokumentacyjne,
przepisy prawa — np. archiwizacja dokumentacji, monitoring lub sytuacje związane z obowiązkami publicznymi.

Każdy proces musi być zgodny ze RODO, a dane osobowe należy przetwarzać tylko w zakresie niezbędnym, zgodnie z zasadą minimalizacji.

Cofnięcie zgody – jakie prawa ma osoba na zdjęciu?

Osoba, której wizerunek ma zostać użyty, może odmówić zgody lub ją wycofać w dowolnym momencie, bez podania przyczyny. Wycofanie zgody nie wpływa na legalność wcześniejszego przetwarzania, jeżeli dana osoba wyrażała zgodę wcześniej w prawidłowy sposób.