Klauzula informacyjna dla kandydata do pracy

➡️ Obowiązek informacyjny wobec kandydatów – fundament zgodności z RODO

Każdy proces rekrutacyjny wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych kandydatów, takich jak imię, nazwisko, dane kontaktowe, historię zatrudnienia, wykształcenie czy informacje dobrowolnie przekazane w CV. Zgodnie z art. 13 RODO, pracodawca ma obowiązek przekazać kandydatowi zrozumiałą klauzulę informacyjną, w której określa m.in. tożsamość i dane kontaktowe administratora, cele oraz podstawy prawne przetwarzania danych, okres ich przechowywania oraz prawa przysługujące kandydatowi w związku z RODO. Jeżeli dane kandydata pochodzą z innego źródła, np. z portalu rekrutacyjnego, obowiązek informacyjny realizowany jest zgodnie z art. 14 RODO.

Prawidłowe wypełnienie tego obowiązku zapewnia przejrzystość procesu rekrutacji i umożliwia kandydatom świadome udostępnienie danych. Brak właściwej klauzuli może skutkować odpowiedzialnością administracyjną przed Prezesem UODO oraz utratą wiarygodności pracodawcy.

Umów się na bezpłatną konsultację!

☎️ 22 53 53 016

✉️ biuro@directgroup.com.pl

Co powinna zawierać klauzula informacyjna dla kandydata do pracy?

Prawidłowo przygotowana klauzula informacyjna powinna zawierać wszystkie elementy określone w RODO oraz Kodeksie pracy. W szczególności należy w niej wskazać:

dane kontaktowe administratora oraz – jeśli został wyznaczony – Inspektora Ochrony Danych,
podstawy prawne przetwarzania danych, w tym art. 6 ust. 1 lit. a, b i c RODO (zgoda, wykonanie umowy, obowiązek prawny) oraz art. 22¹ Kodeksu pracy,
cel przetwarzania danych osobowych – w przypadku rekrutacji jest to realizacja procesu wyboru kandydata na określone stanowisko,
kategorie danych osobowych wymaganych przez prawo oraz dane przekazywane dobrowolnie przez kandydata,
informacje o odbiorcach danych osobowych, np. firmie rekrutacyjnej, dostawcy systemu rekrutacyjnego lub podmiotach wspierających proces zatrudnienia,
okres przechowywania dokumentów aplikacyjnych – do momentu zakończenia rekrutacji lub, w przypadku zgody, do przyszłych procesów rekrutacyjnych,
prawa kandydata wynikające z RODO, w tym prawo dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, usunięcia oraz przenoszenia danych,
informację o prawie wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Obowiązki pracodawcy w świetle RODO i Kodeksu pracy

Zgodnie z art. 22¹ Kodeksu pracy, pracodawca może zażądać od kandydata jedynie danych niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji, są to: imię i nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Pozyskiwanie innych danych osobowych jest dopuszczalne wyłącznie wówczas, gdy kandydat wyrazi na to dobrowolną i świadomą zgodę.

➡️ W przypadku szczególnych kategorii danych osobowych – takich jak informacje o stanie zdrowia, poglądach, przynależności związkowej czy orientacji seksualnej – zastosowanie ma art. 9 ust. 1 RODO, który co do zasady zakazuje ich przetwarzania. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy spełnione są przesłanki określone w art. 9 ust. 2 lit. a RODO, czyli zgoda osoby, której dane dotyczą.

➡️ Każdy proces rekrutacyjny powinien być traktowany indywidualnie, a dokumentacja rekrutacyjna powinna jasno rozróżniać dane osobowe wymagane przepisami prawa od tych przekazywanych dobrowolnie przez kandydata.

Zgoda kandydata na przetwarzanie danych osobowych

W niektórych sytuacjach, oprócz obowiązku informacyjnego, pracodawca powinien uzyskać od kandydata zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Dotyczy to zwłaszcza przypadków, gdy organizacja chce przechowywać dokumenty aplikacyjne na potrzeby przyszłych rekrutacji lub przetwarza dane wykraczające poza zakres określony w Kodeksie pracy.

➡️ Zgoda kandydata musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 7 RODO. Kandydat ma prawo w każdej chwili wycofać zgodę, a jej cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Przykłady zastosowania:

zgoda na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych,
zgoda na przetwarzanie dodatkowych informacji w CV, wykraczających poza dane wymagane przepisami,
zgoda na przesyłanie materiałów rekrutacyjnych lub ofert pracy drogą elektroniczną.

Każda zgoda kandydata musi być udokumentowana i oparta o jasną klauzulę informacyjną. Kandydat powinien mieć również prawo do jej wycofania, co wynika wprost z art. 7 ust. 3 RODO.

Prawa kandydatów w procesie rekrutacji

Zgodnie z RODO (art. 15-22), każdy kandydat ma prawo do:

dostępu do swoich danych osobowych,
żądania sprostowania danych,
usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
ograniczenia przetwarzania danych,
przenoszenia danych osobowych.

Pracodawca, jako administrator, ma obowiązek zapewnić realizację tych praw oraz wdrożyć przejrzyste procedury ich obsługi. Powinien również prowadzić rejestr żądań i dokumentować sposób ich realizacji – zgodnie z zasadą rozliczalności z art. 5 ust. 2 RODO.

Dlaczego warto powierzyć przygotowanie klauzul ekspertom?

Korzystanie z gotowych wzorów znalezionych w internecie wiąże się z ryzykiem niezgodności z aktualnymi przepisami. Profesjonalnie przygotowana klauzula informacyjna dla kandydata do pracy uwzględnia:

zakres i charakter danych osobowych przetwarzanych w danej organizacji,
specyfikę procesów rekrutacyjnych w danej organizacji,
powiązane procesy (np. współpracę z agencją zatrudnienia),
obowiązki administratora wynikające z RODO i Kodeksu pracy.

➡️ Profesjonalne wsparcie gwarantuje, że zarówno obowiązki wynikające z prawa, jak i ochrona danych osobowych zostaną spełnione w pełnym zakresie.

Nasze wsparcie – klauzula informacyjna dla kandydata do pracy

Direct Group od ponad 20 lat wspiera organizacje w zakresie ochrony danych osobowych. Oferujemy kompleksowe przygotowanie dokumentacji rekrutacyjnej, w tym:

indywidualne klauzule informacyjne dla kandydatów do pracy,
wzory zgód na udział w rekrutacjach i przyszłych procesach,
procedury zgodne z art. 13 RODO, art. 22¹Kodeksu pracy i innymi przepisami,
wsparcie Inspektora Ochrony Danych w bieżącej obsłudze procesów rekrutacyjnych, outsourcing IOD.

Zadbaj o pełną zgodność z przepisami i profesjonalne podejście do rekrutacji. Klauzula informacyjna dla kandydata do pracy przygotowana przez ekspertów Direct Group to gwarancja bezpieczeństwa i zaufania w każdym procesie zatrudnienia