Zgoda na udział w rekrutacji

➡️ Zgoda na przetwarzanie danych w celach rekrutacyjnych - jak ją przygotować?

W każdym procesie rekrutacji przetwarzane są dane osobowe kandydatów, jednak podstawą prawną ich przetwarzania najczęściej nie jest zgoda. Pracodawca może przetwarzać dane określone w Kodeksie pracy oraz inne informacje niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji na podstawie przepisów prawa lub działań podejmowanych przed zawarciem umowy.

Zgoda jest potrzebna wyłącznie wtedy gdy kandydat przekazuje dane nadmiarowe – niewymagane przepisami ani niekonieczne do oceny kwalifikacji (np. zainteresowania czy linki do profili w mediach społecznościowych).

Zgoda musi być dobrowolna, zgoda świadoma i konkretna, a także nie może warunkować udziału w rekrutacji.

Umów się na bezpłatną konsultację!

☎️ 22 53 53 016

✉️ biuro@directgroup.com.pl

Jakie dane osobowe przetwarzane są podczas rekrutacji?

W dokumentach rekrutacyjnych znajdują się m.in:

• dane kontaktowe,
• informacje o doświadczeniu i wykształceniu
• dane dotyczące kompetencji i umiejętności,
• dodatkowe dane osobowe, jeśli kandydat sam je zamieścił.

Pracodawca może przetwarzać wyłącznie dane osobowe niezbędne do oceny dopasowania kandydata do stanowiska – zgodnie z zawartą w RODO zasadą minimalizacji.

➡️ Jeżeli kandydat przekazuje dane wykraczające poza ten zakres, a zwłaszcza dane szczególnej kategorii, konieczne jest oparcie ich przetwarzania na zgodzie.
 

Kiedy potrzebna jest zgoda na przyszłe rekrutacje?

Zgoda udzielana na jedną, konkretną rekrutację nie uprawnia pracodawcy do wykorzystania CV w kolejnych procesach. Jeżeli firma chce przechowywać dane kandydata dłużej – w celu udziału w przyszłych rekrutacjach – konieczna jest odrębna, dobrowolna zgoda na przyszłe rekrutacje. Kandydat musi mieć możliwość wyboru, czy uczestniczy tylko w bieżącym procesie, czy chce być brany pod uwagę także kolejnych naborach.

Zgoda RODO – co musi zawierać?

Zgoda RODO musi być konkretna, dobrowolna i jednoznaczna. W praktyce dokument zawierający zgodę powinien obejmować także obowiązek informacyjny, który wskazuje:

• cel przetwarzania (udział w przyszłych rekrutacjach),
• podstawę prawną przetwarzania danych,
• czas przetwarzania i retencję danych,
• zakres danych, jakie będą przetwarzane,
• sposób wycofania zgody i przysługujące prawa.

Dobrze przygotowana zgoda oraz jasny obowiązek informacyjny zwiększają bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych kandydatów.
 

Klauzula RODO w CV 2026 — dlaczego warto ją aktualizować?

W wielu ogłoszeniach o pracę kandydaci proszeni są o dodanie klauzuli dotyczącej zgody na przyszłe rekrutacje. Jej treść powinna być aktualna i zgodna z obowiązującymi przepisami – inaczej pracodawca nie może legalnie wykorzystać danych w kolejnych naborach. Dla wygody kandydatów pracodawcy często udostępniają gotowy wzór klauzuli, dostosowany do celu przetwarzania i specyfiki stanowiska.

Podstawy prawne przetwarzania danych kandydatów

Przetwarzanie danych w rekrutacji odbywa się na podstawie:

• RODO,
• przepisów Kodeksu pracy określających katalog danych kandydata,
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgody kandydata, wyłącznie w przypadku danych nadmiarowych lub zgody na przyszłe rekrutacje.

➡️Jeżeli pracodawca otrzymuje dane wykraczające poza zakres niezbędny (zwłaszcza dane szczególnej kategorii), musi wykazać, że zostały pozyskane w sposób zgodny z prawem, np. poprzez prawidłowo udzieloną zgodę.
 

Dobrze skonstruowana zgoda – korzyści dla pracodawcy i kandydata

Poprawnie przygotowana zgoda:

• zwiększa przejrzystość procesu rekrutacji,
• umożliwia bezpieczne i legalne przetwarzanie nadmiarowych danych,
• zmniejsza ryzyko błędów przy przechowywaniu dokumentów,
• porządkuje zasady retencji i wykorzystania danych,
• jednoznacznie określa zasady udziału w przyszłych rekrutacjach.

Profesjonalna zgoda minimalizuje ryzyko nieprawidłowości i zapewnia zgodność z przepisami.
 

Zgoda a obowiązek informacyjny pracodawcy

Nawet jeśli zgoda została odebrana, pracodawca nadal musi przekazać kandydatowi klauzulę informacyjną, która wskazuje:

• kto jest administratorem danych,
• w jakim celu i jak długo dane będą przetwarzane,
• jakie prawa przysługują kandydatowi (wycofanie zgody, sprostowanie itd.),
• dane kontaktowe administratora i Inspektora Ochrony Danych.

Tylko wtedy przetwarzanie jest przejrzyste i zgodne z prawem.
 

Nasze wsparcie – profesjonalne zgody rekrutacyjne

Direct Group przygotowuje:

• zgody na przetwarzanie danych nadmiarowych w procesach rekrutacyjnych,
• zgody na udział w przyszłych rekrutacjach,
• dokumenty zgodne z aktualnymi wymogami RODO,
• dopasowane klauzule informacyjne,
• analizę poprawności stosowanych formularzy,
• wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych.

➡️ Zadbaj o pełną zgodność procesu rekrutacji z prawem. Profesjonalna zgoda to bezpieczeństwo dla organizacji i jasne zasady dla kandydatów.

☎️ 22 53 53 016

✉️ biuro@directgroup.com.pl

➡️ Zobacz inne usługi w zakresie Wdrożenia RODO:

- polityki i procedury bezpieczeństwa
- zgłoszenia i incydenty RODO
- klauzule informacyjne i zgody