Klauzula informacyjna - praca zdalna

Klauzula informacyjna – praca zdalna

➡️ Dlaczego klauzula informacyjna dla pracy zdalnej jest konieczna?

Wraz z upowszechnieniem się pracy zdalnej pojawiła się konieczność dostosowania dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych do nowego modelu pracy zdalnej. Zgodnie z przepisami RODO oraz przepisami Kodeksu pracy, każdy pracownik wykonujący swoje obowiązki w formule zdalnej musi otrzymać stosowną klauzulę informacyjną, która określa zasady i zakres przetwarzania danych osobowych.

Dokument ten realizuje obowiązek informacyjny z art. 13 RODO i ma za zadanie zagwarantowanie przejrzystości, bezpieczeństwa oraz świadomości pracowników w zakresie przetwarzania ich danych – w tym na temat celu, zakresu i okresu przechowywania danych.

Umów się na bezpłatną konsultację!

☎️ 22 53 53 016

✉️ biuro@directgroup.com.pl

Klauzula informacyjna – praca zdalna i praca zdalna okazjonalna

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy, rozróżnia się regularną pracę zdalną (wykonywaną stale poza siedzibą firmy w trybie home office) oraz okazjonalną pracę zdalną (do 24 dni w roku). Każda z tych form wymaga odrębnego ujęcia w dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych.

Praca zdalna okazjonalna obejmuje uproszczone zasady organizacji, jednak nadal wymaga przygotowania podstawowych procedur związanych z bezpieczeństwem danych i realizacji obowiązku informacyjnego wynikającego z RODO.
Regularna organizacja pracy zdalnej wymaga pełnej dokumentacji – w tym kompletnej klauzuli informacyjnej oraz wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych chroniących dane osobowe.

➡️ W obu przypadkach kluczowe jest wskazanie, jakie dane osobowe pracownika oraz dane osób trzecich (np. klientów, kontrahentów) mogą być przetwarzane podczas wykonywania obowiązków zdalnie oraz na jakiej podstawie prawnej odbywa się to przetwarzanie.

Jakie dane osobowe są przetwarzane w pracy zdalnej?

W ramach pracy wykonywanej na odległość mogą być przetwarzane w szczególności:

dane osobowe pracowników niezbędne do obsługi kadrowo-płacowej,
dane osobowe klientów przetwarzane w systemach CRM lub dokumentach elektronicznych,
dane wynikające z komunikacji elektronicznej (e-mail, komunikatory, platformy online, np. Microsoft Teams),
dane osobowe przetwarzane w systemach komunikacji wewnętrznej i dokumentach cyfrowych.

➡️ Zakres przetwarzania musi być jasno opisany w klauzuli informacyjnej, z podaniem podstawy prawnej przetwarzania danych i celu przetwarzania danych.

Organizacja pracy zdalnej a obowiązki administratora

Administrator danych ma obowiązek wdrożyć środki techniczne i organizacyjne, które zapewnią bezpieczeństwo przetwarzania danych podczas pracy wykonywanej poza siedzibą firmy. Do obowiązków należy m.in.:

opracowanie procedury ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej,
stosowanie zabezpieczeń dotyczących dokumentów elektronicznych i papierowych,
określenie zasad korzystania z narzędzi pracy (komputerów, telefonów, systemów komunikacyjnych),
w razie potrzeby, przeprowadzanie analizy ryzyka oraz audytów,
szkolenie pracowników z zakresu ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej.

Monitoring pracy zdalnej – jakie rozwiązania są dopuszczalne?

Coraz częściej organizacje korzystają z rozwiązań umożliwiających monitoring pracy zdalnej, takich jak rejestracja logowań do systemów, raportowanie czasu pracy czy narzędzia monitorujące korzystanie z zasobów służbowych. Dopuszczalne jest również stosowanie monitoringu poczty elektronicznej oraz kontroli służbowych komunikatorów – pod warunkiem, że są wykorzystywane do celów zawodowych.

➡️ Jednak każde z tych rozwiązań musi mieć jasną podstawę prawną, wynikać z uzasadnionych potrzeb pracodawcy oraz uwzględniać zasady proporcjonalności i poszanowania prywatności pracownika. Kontrola pracownika wykonującego pracę zdalną powinna być prowadzona w granicach niezbędnych do organizacji pracy, zapewnienia bezpieczeństwa danych i ochrony mienia, a jednocześnie nie może naruszać jego prywatności ani prowadzić do nadmiernej ingerencji w życie domowe.

Prawa pracownika w trybie pracy zdalnej

Każdy pracownik wykonujący pracę zdalną ma prawo do:

informacji o zakresie przetwarzania danych,
prawa dostępu do danych i ich kopii,
sprostowania danych,
ograniczenia przetwarzania danych,
sprzeciwu, jeśli przekazanie danych osobowych lub monitoring narusza jego prywatność,
żądania usunięcia lub poprawienia nieaktualnych danych.

Dlaczego profesjonalna klauzula informacyjna jest ważna?

Wiele firm korzysta z gotowych dokumentów oznaczonych jako „wzór klauzuli informacyjnej”, jednak w praktyce takie materiały nie uwzględniają specyfiki danego modelu pracy zdalnej ani rzeczywistych procesów przetwarzania danych. Profesjonalnie przygotowana klauzula:

uwzględnia rzeczywisty zakres przetwarzania danych w danej organizacji,
wskazuje prawidłową podstawę prawną przetwarzania danych, zgodną z RODO i Kodeksem pracy,
opisuje zasady korzystania ze służbowych narzędzi wykorzystywanych podczas pracy zdalnej,
reguluje kwestie dotyczące okresu przechowywania danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia,
minimalizuje ryzyko naruszeń ochrony danych i ewentualnych sankcji ze strony organu nadzorczego.

Nasze wsparcie – klauzule informacyjne dla pracy zdalnej

Direct Group od ponad 20 lat wspiera organizacje w zakresie bezpieczeństwa informacji. Oferujemy:

przygotowanie dedykowanej klauzuli informacyjnej dla pracowników wykonujących pracę zdalną,
opracowanie procedur obejmujących monitoring pracy zdalnej i monitoring poczty elektronicznej,
doradztwo w zakresie administrowania danymi osobowymi i obowiązków wynikających z prawa pracy,
wsparcie inspektora ochrony danych w bieżącej obsłudze dokumentacji,
wdrożenie polityk i procedur ochrony danych osobowych dopasowanych do specyfiki Twojej organizacji.

➡️ Profesjonalna klauzula informacyjna – praca zdalna przygotowana przez ekspertów Direct Group to gwarancja, że zarówno dane osobowe pracownika, jak i dane osobowe klientów, będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zasadami bezpieczeństwa.