Zgoda na newsletter

➡️ Newsletter a RODO – dlaczego zgoda ma kluczowe znaczenie?

Zapisanie się do newslettera zawsze wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, dlatego administrator musi uzyskać prawidłową, jednoznaczną zgodę, zanim zacznie wysyłać treści marketingowe, edukacyjne lub informacyjne. Zgoda na newsletter jest podstawą legalności przetwarzania i potwierdza, że odbiorca świadomie akceptuje otrzymywanie wiadomości elektronicznych zgodnie z RODO i przepisami szczególnymi.

W praktyce oznacza to konieczność przestawienia odbiorcy jasnej klauzuli zgody, która opisuje cel, zakres i zasady przetwarzania danych.

Umów się na bezpłatną konsultację - zadbaj o RODO w swojej firmie!

☎️ 22 53 53 016

✉️ biuro@directgroup.com.pl

Jakie elementy powinna zawierać zgoda na przesyłanie newslettera?

Zgoda musi być czytelna, jednoznaczna i oddzielona od innych treści (np. regulaminu). Zgodnie z RODO powinna spełniać kilka warunków:

• być dobrowolna — zgoda dobrowolna nie może być wymuszona na użytkowniku,
• być świadoma — odbiorca musi wiedzieć, na co się zgadza,
• być konkretna — musi dotyczyć jednego, jasno określonego celu,
• być potwierdzona — najlepiej poprzez mechanizm double opt-in,
• zawierać informację o możliwości wycofania zgody w dowolnym momencie.

➡️ Każda klauzula zgody powinna także wskazywać administratora danych, podstawę prawną przetwarzania oraz zasady retencji danych.
 

Jakie dane przetwarza administrator newslettera?

W ramach wysyłki newslettera organizacja zazwyczaj przetwarza:

• adres e-mail,
• imię i nazwisko (jeśli zostało podane),
• dane dotyczące aktywności w newsletterze (np. kliknięcia)
• dane techniczne związane z zapisem lub korzystaniem z newslettera (np. adres IP, identyfikator urządzenia), o ile są powiązane z konkretnym subskrybentem.

Są to dane osobowe subskrybentów, dlatego ich przetwarzanie musi odbywać się zgodnie z RODO.
Najważniejsze jest stosowanie zasady minimalizacji – zbieranie tylko tych danych, które są niezbędne do obsługi newslettera oraz zapewniania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa.
 

Jak zbudować newsletter zgodny z RODO?

Aby tworzyć newsletter zgodny z przepisami, administrator powinien:

• stosować jednoznaczne i prawidłowo sformułowane klauzule zgody,
• dbać o aktualność Polityki prywatności (jako formy spełnienia obowiązków informacyjnych),
• realizować obowiązek informacyjny,
• korzystać z bezpiecznych narzędzi do zbierania i obsługi danych osobowych,
• stosować dobre praktyki potwierdzenia zapisów (np. double opt-in),
• umożliwiać łatwe i szybkie wycofanie zgody,
• wdrożyć procedury bezpieczeństwa i retencji danych.

Wysyłanie treści marketingowych zwykle wymaga dwóch odrębnych zgód:

• zgody na przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną (Prawo telekomunikacyjne),
• zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu wysyłki newslettera – o ile przetwarzanie nie opiera się na innej podstawie prawnej.

Rodzaje zgody - formularz online i wersja papierowa

Choć najczęściej zgody zbiera się cyfrowo, zdarzają się również sytuacje, w których stosowana jest zgoda na newsletter w formie papierowej — np. podczas targów, wydarzeń firmowych lub spotkań stacjonarnych.

W takiej sytuacji klauzula powinna zawierać te same informacje co zgoda elektroniczna, a administrator musi być w stanie wykazać, że zgoda została udzielona dobrowolnie i świadomie. Ważne, aby było jasno wskazane, że korespondencja będzie wysyłana drogą elektroniczną.

Jak wygląda poprawna klauzula zgody?

Profesjonalnie przygotowana klauzula zgody powinna jasno określać:

• cel przetwarzania (wysyłka newslettera),
• zakres danych i sposób ich wykorzystania,
• podstawę prawną przetwarzania,
• dane administratora i kontakt do IOD,
• informację o możliwości wycofania zgody w dowolnym momencie,
• zasady retencji danych i sposób ich usuwania,
• potencjalnych odbiorców lub kategorie odbiorców,
• informację o prawie wniesienia skargi do Prezesa UODO.

Klauzula zgody powinna dotyczyć wyłącznie jednego celu — w tym przypadku otrzymywania newslettera.
 

Zgody dodatkowe — kiedy są potrzebne?

W niektórych sytuacjach organizacja może potrzebować dodatkowych zgód, jeżeli w ramach newslettera przetwarzane są dane wykraczające poza podstawowy cel przesyłania informacji. Dotyczy to m.in.:

• zgody na marketing bezpośredni drogą elektroniczną lub telefoniczną,
• zgody na stosowanie mechanizmów śledzących wykorzystywanych do remarketingu (np. zgoda na cookies),
• zgody na udział w programach lojalnościowych, konkursach lub akcjach specjalnych powiązanych z newsletterem,

Dodatkowe zgody są potrzebne przede wszystkim wtedy, gdy newsletter jest powiązany z działaniami marketingowymi, programami lojalnościowymi lub mechanizmami lead magnet.
 

Prawa subskrybenta i obowiązki administratora

Odbiorca newslettera ma prawo do:

• wycofania zgody w dowolnym momencie,
• dostępu do swoich danych,
• żądania ich sprostowania,
• żądania ograniczenia przetwarzania,
• żądania usunięcia danych, w zakresie przewidzianym przepisami,
• wniesienia skargi do UODO.

Administrator musi zapewnić możliwość łatwego skorzystania z tych praw, a zasady ich realizacji powinny być opisane w obowiązku informacyjnym (np. w Polityce prywatności).

 

Nasze wsparcie – profesjonalne klauzule zgody i wdrożenie newslettera

Direct Group przygotowuje kompletne i w pełni zgodne z prawem:

• klauzule zgody do newslettera,
• treści zgód dopasowane do procesów marketingowych,
• procedury dotyczące przetwarzania danych osobowych subskrybentów,
• pełną dokumentację RODO,
• doradztwo w zakresie wymogów prawnych i bezpieczeństwa danych.

➡️ Profesjonalna zgoda na newsletter to nie obowiązek formalny — to element transparentnej i bezpiecznej komunikacji z odbiorcami.

☎️ 22 53 53 016

✉️ biuro@directgroup.com.pl

➡️ Zobacz inne usługi w zakresie Wdrożenia RODO:

- polityki i procedury bezpieczeństwa
- zgłoszenia i incydenty RODO
- klauzule informacyjne i zgody