Klauzula informacyjna - ZFŚS

Klauzula informacyjna – ZFŚS

➡️ Dlaczego klauzula informacyjna ZFŚS jest obowiązkowa?

Każdy pracodawca, który tworzy Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), przetwarza dane dotyczące sytuacji finansowej, rodzinnej i w niektórych przypadkach zdrowotnej pracowników oraz osób uprawnionych. Dane te mogą mieć charakter wrażliwy, dlatego konieczne jest ich przetwarzanie w pełnej zgodzie z RODO oraz ustawą o ZFŚS.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, administrator może przetwarzać dane osobowe wyłącznie na potrzeby przyznawania i realizacji świadczeń socjalnych. Realizacja tych obowiązków wymaga przekazania pracownikom oraz innym uprawnionym osobom odpowiedniej klauzuli informacyjnej ZFŚS, zgodnej z RODO i zasadami przejrzystości.

Umów się na bezpłatną konsultację!

☎️ 22 53 53 016

✉️ biuro@directgroup.com.pl

Jakie dane osobowe są przetwarzane w ramach ZFŚS?

W ramach obsługi funduszu pracodawca może przetwarzać szeroki zakres informacji, które są niezbędne do oceny sytuacji materialnej i rodzinnej osoby ubiegającej się o świadczenie. Obejmuje to w szczególności:

dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, PESEL, adres),
informacje o stanie cywilnym i liczbie osób na utrzymaniu,
dane dotyczące dochodów i źródeł utrzymania,
dane dotyczące zdrowia, jeżeli osoba ubiegająca się o świadczenie dobrowolnie je ujawnia i jeżeli są niezbędne w przypadku świadczeń z przyczyn losowych (dane wrażliwe w rozumieniu art. 9 RODO).

➡️ Takie dane osobowe mogą dotyczyć zarówno pracowników, jak i członków ich rodzin lub emerytów uprawnionych do korzystania ze świadczeń. Zgodnie z ustawą i zasadą minimalizacji, wszystkie dane osobowe osób uprawnionych do świadczeń są przetwarzane wyłącznie w celu realizacji ZFŚS.

Klauzula informacyjna ZFŚS – co powinna zawierać?

Zgodnie z art. 13 i 14 RODO, każda klauzula informacyjna ZFŚS powinna jasno określać:

administratora danych osobowych,
dane kontaktowe administratora oraz (jeśli dotyczy Inspektora Ochrony Danych,
podstawę prawną przetwarzania danych osobowych – w szczególności ustawę o ZFŚS oraz obowiązki wynikające z RODO,
cel przetwarzania danych osobowych, czyli przyznawanie i realizacja świadczeń socjalnych,
odbiorców danych osobowych, np. biura rachunkowe, instytucje finansowe,
okres przechowywania danych osobowych w dokumentacji ZFŚS,
prawa osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, ograniczenie przetwarzania, usunięcie danych osobowych).

W niektórych przypadkach konieczne może być pozyskanie danych członków rodziny lub innych osób wspólnie zamieszkujących, jeśli jest to niezbędne do oceny sytuacji życiowej osoby wnioskującej.

Ochrona danych w Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych wymaga szczególnej dbałości o ochronę danych osobowych, ponieważ dokumentacja ZFŚS obejmuje zarówno dane zwykłe, jak i informacje o sytuacji życiowej, rodzinnej czy materialnej pracownika. Pracodawca powinien wdrożyć odpowiednie procedury ochrony danych osobowych, określające zasady dostępu do dokumentacji, jej archiwizacji oraz usuwania danych osobowych po zakończeniu okresu przechowywania. W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia:

ograniczonego dostępu do dokumentacji wyłącznie dla osób upoważnionych,
zabezpieczenia systemów elektronicznych, w których przechowywane są dane,
kontroli pozyskiwania danych osobowych i ich zgodność z celem przetwarzania określonym w ustawie o ZFŚS.

RODO a fundusz świadczeń socjalnych

Zasady działania funduszu określa zarówno ustawa o ZFŚS, jak i przepisy RODO, które nakładają na administratora obowiązek zapewnienia przejrzystości i bezpieczeństwa przetwarzania danych. Administrator musi przestrzegać zasady minimalizacji danych, czyli przetwarzać wyłącznie takie informacje, które są niezbędne do oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. W ramach obowiązku informacyjnego RODO, osoba uprawniona powinna otrzymać jasne informacje o swoich prawach. Prawa osób obejmują m.in.:

prawo dostępu do danych,
prawo do ich sprostowania, usunięcia danych osobowych i ograniczenia przetwarzania,
prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeśli przetwarzanie odbywa się niezgodnie z RODO.

Wzór klauzuli informacyjnej RODO dla ZFŚS

Choć w internecie można znaleźć niejeden wzór klauzuli informacyjnej, gotowe rozwiązania często nie uwzględniają indywidualnych potrzeb firmy. Profesjonalnie opracowana informacja RODO powinna być dopasowana do faktycznych procesów, kategorii danych oraz zakresu dokumentacji wymaganej przy ubieganiu się o świadczenia socjalne. Dzięki poprawnie przygotowanej klauzuli organizacja unika błędów takich jak zbieranie nadmiernej liczby informacji, niewłaściwe udostępnianie danych osobowych lub nieprawidłowe określenie okresu ich przechowywania. Klauzula powinna również jasno wskazywać, kiedy dane mogą zostać usunięte, a kiedy ich dalsze przetwarzanie wynika z przepisów prawa.

Nasze wsparcie – klauzule informacyjne dla ZFŚS

Direct Group wspiera organizacje w zakresie wdrażania RODO i prawidłowej obsługi dokumentacji socjalnej. Oferujemy:

przygotowanie kompletnej klauzuli informacyjnej ZFŚS dopasowanej do struktury firmy,
wsparcie Inspektora Ochrony Danych w zakresie ochrony danych osobowych,
aktualizację dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO,
doradztwo w zakresie bezpiecznego przetwarzania i przechowywania danych.

➡️ Zadbaj o zgodność i bezpieczeństwo. Profesjonalna klauzula informacyjna ZFŚS przygotowana przez ekspertów Direct Group to gwarancja, że dane osobowe zbierane w ramach funduszu świadczeń socjalnych będą chronione zgodnie z przepisami RODO.