Klauzula informacyjna dla pracownika

➡️ Obowiązek informacyjny RODO wobec pracowników

Każda organizacja, która zatrudnia osoby fizyczne, ma obowiązek spełniać wymagania określone w art. 13 RODO. Jednym z podstawowych elementów jest klauzula informacyjna dla pracownika, przekazywana w momencie pozyskania jego danych osobowych -najczęściej przy podpisywaniu umowy o pracę. Pracodawca ma obowiązek jasno poinformować pracownika o tym, jakie dane osobowe będą przetwarzane w związku zatrudnieniem, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej oraz przez jaki okres.

Prawidłowo przygotowana klauzula ochrony danych to nie tylko wymóg formalny – to także element budowania przejrzystości i zaufania w relacjach z pracownikami. Brak jej wdrożenia może skutkować uznaniem przetwarzania danych za niezgodne z prawem i narażać pracodawcę na sankcje ze strony Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Umów się na bezpłatną konsultację!

☎️ 22 53 53 016

✉️ biuro@directgroup.com.pl

Jakie dane pracownika przetwarzane są w związku z zatrudnieniem?

Zakres danych osobowych przetwarzanych w procesie zatrudnienia wynika bezpośrednio z Kodeksu pracy oraz przepisów szczególnych. Pracodawca może przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne do realizacji obowiązków wynikających ze stosunku pracy.

W ramach stosunku pracy przetwarzane są:

dane osobowe obejmujące imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania,
dane kontaktowe (telefon, e-mail) wskazane przez pracownika,
informacje dotyczące kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
dokumenty zawierające dane osobowe przechowywane w aktach osobowych, takie jak świadectwa pracy czy zaświadczenia lekarskie,
dane wymagane przepisami prawa pracy, w tym informacje o stanie zdrowia w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zdolności do pracy oraz dane dotyczące uprawnień rodzicielskich, jeśli są konieczne do korzystania ze świadczeń lub uprawnień pracowniczych.

Przetwarzanie innych danych osobowych niż wymienione powyżej jest dopuszczalne tylko na podstawie dobrowolnej zgody pracownika.

Klauzula informacyjna dla pracownika – jakie informacje zawiera?

Prawidłowo przygotowana klauzula informacyjna powinna obejmować:

dane kontaktowe administratora oraz – jeśli został wyznaczony - Inspektora Ochrony Danych,
cel przetwarzania danych osobowych,
podstawę prawną przetwarzania – w przypadku danych pracowniczych najczęściej jest to obowiązek prawny wynikający z przepisów prawa pracy,
kategorie danych osobowych, które będą przetwarzane,
informacje o odbiorcach danych osobowych (np. ZUS, urząd skarbowy, podmioty świadczące obsługę kadrowo-płacową),
ewentualne przekazywanie danych osobowych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych,
okres przechowywania danych – np. dokumentacji pracowniczej po zakończeniu zatrudnienia, zgodnie z kodeksem pracy,
prawa pracownika wynikające z RODO, takie jak: sprostowanie danych, sprzeciw wobec przetwarzania, przenoszenie danych osobowych, ograniczenie przetwarzania danych oraz usunięcie danych osobowych – w przypadkach, w których przetwarzanie nie wynika z obowiązku prawnego.

Obowiązki administratora wobec danych osobowych pracownika

Danych osobowych pracownika nie można przetwarzać w dowolny sposób. Zakres przetwarzania musi wynikać z przepisów prawa pracy, a w przypadkach wykraczających poza ten zakres – z wyraźnej, dobrowolnej zgody pracownika. Pracodawca jako administrator ma obowiązek:

ograniczać zakres przetwarzania danych do niezbędnego minimum,
przekazywać pracownikowi pełne informacje dotyczące zasad przetwarzania danych i jego praw,
stosować środki techniczne i organizacyjne chroniące dane osobowe przechowywane w aktach osobowych oraz systemach informatycznych,
kontrolować podmioty przetwarzające dane w imieniu pracodawcy, np. biura rachunkowe lub firmy świadczące obsługę kadrowo-płacową,
reagować na wszelkie incydenty lub naruszenia ochrony danych, w tym prowadzić ich rejestr i – w razie potrzeby – zgłaszać je do UODO.

Czy zawsze wymagana jest zgoda pracownika?

Nie każda czynność przetwarzania danych osobowych wymaga zgody pracownika. W wielu przypadkach przetwarzanie danych odbywa się na podstawie przepisów prawa pracy lub jest niezbędne do wykonywania umowy o pracę (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO). Przykładowo, przepisy zobowiązują pracodawcę do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej przez określony czas – niezależnie od zgody zatrudnionego.

Zgoda pracownika jest natomiast wymagana w sytuacjach wykraczających poza obowiązki wynikające ze stosunku pracy, np.:

wykorzystanie wizerunku w materiałach promocyjnych lub na stronie internetowej,
udział w projektach lub inicjatywach niezwiązanych z zakresem obowiązków służbowych,
przekazywanie danych do celów marketingowych lub wizerunkowych.

Każda taka zgoda musi być dobrowolna, jednoznaczna i udokumentowana, a pracownik ma prawo w każdym momencie ją cofnąć.

Okres przechowywania danych osobowych pracownika

Okres przechowywania danych osobowych pracowników jest określony przepisami prawa. Dokumentację pracowniczą przechowuje się:

przez 10 lat – w przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.,
przez 50 lat – w odniesieniu do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.

W sytuacji trwających postępowań, sporów sądowych lub roszczeń, dane mogą być przechowywane dłużej – do czasu przedawnienia roszczeń lub zakończenia postępowania, jeżeli obowiązek taki wynika z prawa.

Dlaczego warto zadbać o klauzulę ochrony danych pracowników?

Profesjonalnie przygotowana klauzula informacyjna dla pracownika chroni interesy firmy i samych zatrudnionych. To nie tylko obowiązek wynikający z RODO, ale także element budowania przejrzystości i zaufania w relacjach pracodawca–pracownik.

Niedopełnienie obowiązków informacyjnych lub niewłaściwe przetwarzanie danych osobowych może skutkować odpowiedzialnością finansową i prawną, a także ryzykiem utraty reputacji i zaufania zespołu.

Nasze wsparcie – klauzule informacyjne dla pracowników

Direct Group od ponad 20 lat wspiera pracodawców w zakresie ochrony danych przyjętych pracowników. Oferujemy:

➡️ przygotowanie spersonalizowanej klauzuli informacyjnej dla pracowników,

➡️ opracowanie wzorów zgód dla pracowników (np. na wykorzystanie wizerunku),

➡️ wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych w organizacji,

➡️ doradztwo w kontaktach z podmiotami przetwarzającymi dane (np. outsourcing kadr i płac),

➡️ pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych

Zadbaj o zgodność z prawem i bezpieczeństwo. Klauzula informacyjna dla pracownika przygotowana przez ekspertów Direct Group to gwarancja, że dane osobowe przetwarzane w Twojej organizacji będą chronione zgodnie z RODO i przepisami prawa pracy.