Kontrola UODO – jak przygotować się do kontroli RODO?

Kontrola UODO może objąć każdą organizację – zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. Może być wynikiem skargi osoby fizycznej, ale także może zostać wszczęta z inicjatywy samego organu nadzorczego. W wyjątkowych sytuacjach kontrola może odbyć się bez zapowiedzi. Odpowiednie przygotowanie pozwala jednak ograniczyć ryzyko błędów i sprawnie przejść przez procedurę.

1. Kiedy UODO przeprowadza kontrolę?

Kontrola ze strony Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych może zostać wszczęta w różnych okolicznościach. Najczęściej dzieje się to na skutek:

• skargi osoby fizycznej – gdy ktoś uzna, że jego dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
• zgłoszenia naruszenia ochrony danych – administrator ma obowiązek zgłaszać incydenty do UODO (art. 33 RODO), a zgłoszenie może skutkować kontrolą,
• własnej inicjatywy organu nadzorczego – UODO może wszcząć kontrolę w ramach działań nadzorczych, np. w sektorach szczególnie narażonych na naruszenia.

2. Jakie są ramy prawne kontroli UODO?

Kontrola UODO opiera się na następujących przepisach:

• RODO (Rozporządzenie 2016/679) - reguluje zasady przetwarzania danych osobowych i określa uprawnienia organów nadzorczych w całej Unii Europejskiej (art. 57–58 RODO),

Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych – doprecyzowuje kwestie organizacyjne oraz tryb kontroli prowadzonych przez UODO.

3. Kontrola UODO – przebieg kontroli krok po kroku

1. Upoważnienie do kontroli - kontrolerzy działają na podstawie imiennego upoważnienia wydanego przez Prezesa UODO. Dokument określa m.in. zakres kontroli, jej cel i podstawę prawną.
2. Rozpoczęcie czynności – co do zasady kontrola jest zapowiadana, jednak w szczególnych przypadkach może rozpocząć się bez uprzedzenia.
3. Czynności kontrolne – obejmują przegląd dokumentacji (np. rejestru czynności przetwarzania, procedur, umów powierzenia), oględziny systemów i urządzeń, a także rozmowy z pracownikami.
4. Protokół z kontroli – po zakończeniu sporządza się protokół zawierający ustalenia. Administrator danych ma prawo wnieść do niego uwagi w wyznaczonym terminie.
5. Wyniki kontroli – jeśli stwierdzono naruszenia przepisów RODO, Prezes UODO może wydać zalecenia, zastosować środki naprawcze, a w poważnych przypadkach – nałożyć administracyjną karę pieniężną (art. 83 RODO).

4. Co sprawdza UODO podczas kontroli?

Kontrola UODO koncentruje się na tym, czy organizacji przestrzega przepisów RODO i potrafi to odpowiednio udokumentować. Najczęściej weryfikowane są następujące obszary:

• Dokumentacja RODO – rejestr czynności przetwarzania (art. 30), polityki, procedury, umowy powierzenia, klauzule informacyjne, dokumentacja naruszeń.
• Bezpieczeństwo danych – wdrożone środki techniczne i organizacyjne (art. 32), kontrola dostępu, szyfrowanie, procedury retencji.
• Prawa osób, których dane dotyczą – realizacja wniosków o dostęp, sprostowanie, usunięcie, sprzeciw (art. 15–22).
• Naruszenia ochrony danych – sposób dokumentowania i zgłaszania incydentów (art. 33–34).
• Inspektor Ochrony Danych – jeśli został powołany, sprawdzane są jego zadania, niezależność i pozycja w organizacji (art. 37–39).

5. Obowiązki administratora podczas kontroli

Podczas kontroli administrator ma obowiązek współpracować z organem nadzorczym. Oznacza to m.in.:

• udostępnienie wymaganej dokumentacji
• umożliwienie wglądu do systemów informatycznych i pomieszczeń, w których przetwarzane są dane
• zapewnienie dostępu do osób odpowiedzialnych za przetwarzanie danych, w tym Inspektora Ochrony Danych, jeżeli został powołany
• składanie wyjaśnień i udzielanie informacji zgodnie z zakresem upoważnienia kontrolerów

➡️ Brak współpracy albo utrudnianie czynności kontrolnych może zostać potraktowane jako naruszenie przepisów RODO i skutkować sankcjami.

6. Jak przygotować organizację na kontrolę UODO?

Aby przygotować się do kontroli UODO, organizacja musi być zdolna do wykazania zgodności przepisami RODO w każdym momencie (na podstawie zasady rozliczalności, art. 5 ust. 2 RODO). Można to osiągnąć poprzez:

• przeprowadzanie regularnych audytów
• przygotowanie i aktualizowanie dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych
• prowadzenie ewidencji upoważnień do przetwarzania danych oraz oświadczeń o poufności
• opracowanie procedur reagowania w przypadku wystąpienia incydentów lub naruszeń
• powołanie niezależnego i kompetentnego Inspektora Ochrony Danych, który może realizować swoje obowiązki bez ograniczeń

7. Najczęstsze błędy wykrywane przez UODO

1. brak aktualnej dokumentacji RODO,
2. niezgłaszanie naruszeń ochrony danych w wymaganym terminie 72 godzin lub brak ich dokumentowania,
3. brak regularnych szkoleń pracowników, skutkujący niską znajomością przepisów,
4. brak prowadzenia rejestru upoważnień i oświadczeń o poufności,
5. nieadekwatne zabezpieczenia techniczne i organizacyjne,
6. niewłaściwa pozycja lub brak Inspektora Ochrony Danych tam, gdzie jest on obowiązkowy.

8. Przykłady kontroli UODO w praktyce

Kontrola UODO może przyjąć różne formy – od analizy dokumentacji przesłanej do organu, po pełne postępowanie kontrolne w siedzibie administratora danych. W ostatnich latach Urząd Ochrony Danych Osobowych prowadził kontrole oraz postępowania m.in. w szkołach, urzędach, szpitalach i firmach medycznych, w środowisku prawniczym, spółkach komunalnych, a także w dużych przedsiębiorstwach przetwarzających dane klientów.

Przykładowe sytuacje, które mogą skutkować kontrolą UODO, to:

• wysyłka wiadomości e-mail z ujawnionymi adresami odbiorców (np. brak użycia pola „UDW”),
• ujawnienie danych pacjentów lub uczniów na skutek niewłaściwego zabezpieczenia dokumentacji,
• brak zgłoszenia incydentu naruszenia danych w wymaganym terminie,
• niewłaściwe powołanie lub brak Inspektora Ochrony Danych w jednostce publicznej,
• przetwarzanie danych pracowników bez podstawy prawnej, np. nadmierna inwigilacja lub stosowanie monitoringu bez uzasadnienia,
• nieprawidłowa realizacja praw osób, których dane dotyczą – np. brak odpowiedzi na wniosek o dostęp do danych.

 

W wielu przypadkach kontrole UODO kończyły się zaleceniami naprawczymi, a w najpoważniejszych – karami finansowymi, np. za niezgłoszenie naruszenia danych osobowych lub brak odpowiednich środków technicznych zabezpieczających dane.
Takie przykłady pokazują, że kontrola UODO nie dotyczy wyłącznie dużych korporacji, ale również małych i średnich firm, jednostek publicznych oraz organizacji pozarządowych. Każdy podmiot przetwarzający dane osobowe musi być przygotowany na ewentualną weryfikację przez organ nadzorczy – najlepiej poprzez regularne audyty i rzetelne prowadzenie dokumentacji RODO.

9. Nasze wsparcie w kontroli UODO

Jako praktycy w obszarze ochrony danych pomagamy organizacjom przygotować się do kontroli, przejść ją sprawnie i wdrożyć ewentualne zalecenia organu nadzorczego.

➡️ W ramach współpracy oferujemy:

• Audyt zgodności z RODO - pozwala zidentyfikować ryzyka i luki w systemie ochrony danych.
• Porządkowanie i aktualizację dokumentacji RODO – polityki, klauzule, procedury, rejestry.
• Outsourcing IOD – pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych przez niezależnego eksperta.
• Wsparcie podczas kontroli – asystę i reprezentację w kontaktach z UODO.

10. FAQ – najczęstsze pytania o kontrolę UODO

 

➡️ Czy kontrola UODO jest zawsze jest zapowiadana?

Nie. Standardowo kontrola jest zapowiadana, ale w przypadku podejrzenia poważnych naruszeń lub ryzyka utraty dowodów kontrolerzy mogą pojawić się bez wcześniejszego uprzedzenia.

➡️ Czego dotyczy kontrola?

Kontrola obejmuje nie tylko dokumentację, ale także praktyki w codziennym przetwarzaniu danych osobowych. Sprawdzane są procesy, procedury, zabezpieczenia techniczne i organizacyjne oraz znajomość obowiązków przez pracowników.

➡️ Czy każda organizacja musi mieć IOD?

Nie. Obowiązek wyznaczenia IOD dotyczy m.in. podmiotów publicznych, organizacji, których główna działalność polega na regularnym monitorowaniu osób na dużą skalę, oraz administratorów przetwarzających na dużą skalę dane szczególnych kategorii.

➡️ Jak często należy aktualizować dokumenty RODO?

Dokumentację należy aktualizować zawsze, gdy zmieniają się procesy, systemy lub przepisy prawa.

➡️ Co grozi za naruszenie przepisów RODO?

Naruszenia mogą skutkować karami finansowymi, nakazami dostosowania procesów do przepisów, a także poważnymi stratami w reputacji – szczególnie, gdy dotyczy to tzw. danych wrażliwych.

➡️ Czy muszę zgłosić każde naruszenie?

Nie każde naruszenie podlega zgłoszeniu, ale każde musi być ocenione i udokumentowane. Zgłoszenia wymagają tylko te naruszenia, które mogą powodować wysokie ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych.