Jak przygotować firmę do audytu RODO w 2026

Audyt RODO w 2026 to systematyczna ocena zgodności organizacji z przepisami o ochronie danych osobowych - zarówno w dokumentacji, jak i w rzeczywistych procesach przetwarzania. Jego celem jest identyfikacja niezgodności, ograniczenie ryzyk oraz wzmocnienie bezpieczeństwa informacji. W praktyce audyt stanowi element realizacji zasady rozliczalności i bieżącego zarządzania zgodnością.

Dobrze przygotowany audyt pozwala ograniczyć ryzyko naruszeń, usprawnić procesy oraz podnieść poziom bezpieczeństwa danych osobowych. Stanowi również elementem bieżącego zarządzania zgodnością z RODO, szczególnie w organizacjach rozwijających nowe usługi, wdrażających narzędzia IT, korzystających z outsourcingu lub przetwarzających dane w wielu kanałach.

Poniższy przewodnik pokazuje, jak przygotować się do audytu RODO w sposób metodyczny, proporcjonalny do skali działalności, bez generowania nieuzasadnionych kosztów i nadmiernego obciążania zespołów.

Określenie celu i zakresu audytu zgodności z RODO

Na początku należy jasno ustalić cel audytu zgodności z RODO. Inaczej będzie wyglądało przygotowanie w firmie, która buduje lub porządkuje system ochrony danych od podstaw, a inaczej w organizacji, która chce zweryfikować aktualne procedury po zmianach w procesach, systemach lub strukturze organizacyjnej.

Zakres powinien obejmować wszystkie obszary, w których dochodzi do przetwarzania danych osobowych, w tym procesy kadrowe, księgowość, obsługę klientów, sprzedaż, marketing, monitoring oraz systemy IT i narzędzia chmurowe. W podmiotach publicznych i organizacjach pozarządowych zakres często obejmuje również obsługę beneficjentów, uczestników projektów, wolontariuszy, darczyńców oraz relacje z interesariuszami.

➡️ Warto wyznaczyć osobę odpowiedzialną za koordynację audytu oraz ustalić, czy będzie to audyt wewnętrzny, czy prowadzony przez zewnętrznego audytora. Zewnętrzny audytor może zapewnić większy poziom obiektywizmu i pomóc w ustaleniu priorytetów działań naprawczych.

Zebranie informacji o procesach i przepływach przetwarzania danych

Przygotowanie do audytu RODO w 2026 warto rozpocząć od zebrania informacji o tym, jak w praktyce przebiega przetwarzanie danych w organizacji. Na tym etapie kluczowe jest uporządkowanie procesów, źródeł danych, kategorii osób, odbiorców oraz miejsc i systemów, w których dane są przechowywane.

Należy zebrać informacje między innymi o:

• danych pracowników i kandydatów do pracy,
• danych klientów, kontrahentów, beneficjentów i innych interesariuszy,
• danych przetwarzanych w sprzedaży i obsłudze klienta,
• danych wykorzystywanych w marketingu, w tym w newsletterach i kampaniach,
• danych przetwarzanych w ramach monitoringu,
• danych przechowywanych i przetwarzanych w systemach informatycznych i narzędziach chmurowych.

Jest to etap, w którym dobrze sprawdza się podejście procesowe, ponieważ pozwala uporządkować zarządzanie danymi w organizacji oraz zidentyfikować obszary, w których ochrona danych może wymagać wzmocnienia.
 

Weryfikacja podstaw prawnych i spełnienia obowiązków informacyjnych

Audyt ochrony danych w 2026 pozwala ustalić, czy dla każdego procesu przetwarzania organizacja posiada właściwą podstawę prawną. W praktyce oznacza to przeanalizowanie, czy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie umowy, obowiązku prawnego, prawnie uzasadnionego interesu czy zgody, a także czy zakres danych jest adekwatny do celu przetwarzania.

➡️ W obszarach, w których podstawą jest zgoda, należy zweryfikować, czy jest ona pozyskiwana prawidłowo, czy została wyraźnie oddzielona od innych oświadczeń oraz czy organizacja potrafi wykazać fakt jej udzielenia.

Przegląd dokumentacji ochrony danych osobowych i rejestrów

Kolejnym krokiem jest uporządkowanie dokumentacji. W praktyce najczęściej weryfikuje się, czy organizacja posiada aktualną dokumentację ochrony danych osobowych oraz czy jest ona rzeczywiście stosowana w codziennych procesach. W ramach przygotowań warto zebrać i zaktualizować:

• polityki i procedury związane z ochroną danych osobowych,
• upoważnienia do przetwarzania danych oraz zasady nadawania i weryfikacji dostępów,
• procedury retencji i usuwania danych,
• procedury obsługi żądań osób, których dane dotyczą,
• rejestry przetwarzania oraz dowody realizacji obowiązków wynikających z RODO.
   

Zarządzanie danymi w umowach i outsourcingu

Przygotowanie do audytu RODO powinno obejmować weryfikację relacji z dostawcami i podwykonawcami. W wielu organizacjach znaczna część przetwarzania danych odbywa się z udziałem podmiotów zewnętrznych, takich jak dostawcy usług IT, hostingu, narzędzi chmurowych, systemów księgowych, operatorzy mailingowi, firmy kurierskie czy agencje marketingowe.

Należy przygotować listę dostawców oraz zweryfikować, czy:

• prawidłowo określono rolę każdego podmiotu (administrator, podmiot przetwarzający),
• w przypadku podmiotów przetwarzających zawarto umowę powierzenia danych,
• zakres umowy odpowiada faktycznym czynnościom przetwarzania,
• zasady podpowierzenia, poufności oraz środków bezpieczeństwa zostały właściwie uregulowane,
• organizacja w sposób kontrolowany zarządza relacjami outsourcingowymi w obszarze ochrony danych.

➡️ W praktyce jest to obszar, w którym audyt zgodności z RODO najczęściej wykazuje braki. Warto więc podejść do niego systemowo i traktować go jako element zarządzania danymi w relacjach z innymi podmiotami.

Analiza ryzyka i adekwatne zasady bezpieczeństwa danych

RODO wymaga, aby organizacja wdrażała środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka. Dlatego analiza ryzyka stanowi jeden z kluczowych elementów przygotowań do audytu. Ocenie podlegają między innymi rodzaje przetwarzanych danych, skala i charakter przetwarzania, liczba osób posiadających dostęp, wykorzystywane technologie oraz potencjalne skutki naruszenia dla osób, których dane dotyczą.

W ramach przygotowań należy opisać i zweryfikować stosowane zasady bezpieczeństwa oraz metody ochrony danych osobowych. W praktyce obejmuje to środki organizacyjne i techniczne, w szczególności:

• zarządzanie dostępami i uprawnieniami,
• mechanizmy uwierzytelniania oraz politykę haseł,
• szyfrowanie i wykonywanie kopii zapasowych,
• bezpieczeństwo urządzeń i pracy zdalnej,
• bezpieczeństwo systemów i usług chmurowych,
• zasady postępowania z dokumentacją papierową.

Dobrze przygotowany audyt RODO w 2026 ocenia nie tylko istnienie zabezpieczeń, lecz także ich adekwatność, utrzymanie i skuteczność w praktyce.
 

Przygotowanie zespołu i utrzymanie spójności działań

Audyt zwykle angażuje kilka działów, dlatego warto zadbać o komunikację i jednolite standardy działań. Krótkie szkolenie RODO dla pracowników, szczególnie przetwarzających dane osobowe na co dzień, pomaga ograniczyć błędy, ujednolicić rozumienie zasad oraz usprawnić stosowanie procedur. Jest to również element realizacji zasady rozliczalności, ponieważ wzmacnia kulturę ochrony danych w organizacji.

➡️ także określić, kto odpowiada za przekazywanie informacji audytorowi oraz kto akceptuje i nadzoruje wdrożenie działań naprawczych, aby rekomendacje z audytu zostały rzeczywiście zrealizowane.

Przygotowanie do audytu RODO z Direct Group

Jeżeli planują Państwo audyt zgodności z RODO, przygotowują wdrożenie RODO lub chcą uporządkować przetwarzanie danych w organizacji, możemy przeprowadzić Państwa przez cały proces w sposób metodyczny i bezpieczny.

W Direct Group realizujemy audyty ochrony danych, porządkujemy dokumentację, weryfikujemy umowy - w tym umowy powierzenia danych osobowych - oraz rekomendujemy adekwatne środki techniczne i organizacyjne. Wspieramy również zarządzanie incydentami ochrony danych oraz przygotowujemy plan audytu i listę kontrolną dopasowaną do specyfiki podmiotu prywatnego, publicznego lub organizacji pozarządowej.

Zapraszamy do kontaktu w celu omówienia zakresu współpracy i zaplanowania działań, które wzmocnią system ochrony danych w Państwa organizacji.