Rejestr upoważnień i oświadczeń

Skuteczna kontrola nad dostępem do danych osobowych

W każdej organizacji przetwarzającej dane osobowe kluczowe znaczenie ma to, kto – i na jakiej podstawie – posiada do nich dostęp. Rejestry upoważnień do przetwarzania danych osobowych oraz oświadczeń o zachowaniu poufności to narzędzia, które wspierają zgodność z RODO oraz zapewniają transparentność procesów wewnętrznych. Prowadzenie rejestru to nie tylko obowiązek dokumentacyjny – to element realnej ochrony danych osobowych i zarządzania ryzykiem nieautoryzowanego dostępu. Powinien funkcjonować w każdej organizacji, niezależnie od wielkości i branży.

Umów się na bezpłatną konsultację!

☎️ 22 53 53 016

✉️ biuro@directgroup.com.pl

Funkcja rejestru – więcej niż formalność

Prawidłowo prowadzony rejestr umożliwia szybkie ustalenie:

kto w danym momencie posiada aktywne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych,
jaki jest zakres i cel wydanego upoważnienia,
kiedy zostało ono nadane i kiedy wygasa,
czy osoba upoważniona złożyła oświadczenie o poufności.

➡️ Taki rejestr ułatwia obsługę kontroli PUODO, audytów wewnętrznych, a także bieżące działania – np. cofnięcie dostępu w przypadku zakończenia współpracy.

Elementy rejestru upoważnień – co warto uwzględnić?

Rejestr powinien zawierać podstawowe informacje identyfikujące osobę upoważnioną oraz parametry upoważnienia, w tym:

imię i nazwisko pracownika lub współpracownika,
numer oraz datę dokumentu upoważnienia,
datę nadania i wygaśnięcia dostępu,
zakres przetwarzanych danych (kategorie, systemy, cele),
informację o złożeniu oświadczenia o poufności,
status upoważnienia: aktywne, wygasłe, zawieszone.

Kogo dotyczy rejestr?

Rejestr upoważnień i oświadczeń powinien obejmować wszystkie osoby mające dostęp do danych osobowych, w tym:

pracowników zatrudnionych na umowę o pracę
współpracowników działających na podstawie umów cywilnoprawnych,
praktykantów, stażystów, wolontariuszy,
zewnętrznych specjalistów, np. księgowych lub informatyków.

Wszystkie wydane upoważnienia powinny być na bieżąco aktualizowana i ewidencjonowane, zgodnie ze stanem faktycznym.

Jak wdrożyć i prowadzić rejestr upoważnień?

W praktyce wdrożenie rejestru może opierać się na prostym formularzu lub dedykowanym narzędziu cyfrowym. Kluczowe jest, aby każda zmiana (nowe upoważnienie, wygaśnięcie, zmiana zakresu) była rejestrowana, a system pozwalał na szybkie wyszukiwanie i weryfikację uprawnień.

➡️W Direct Group pomagamy:

opracować formularze i strukturę rejestru upoważnień,
dostosować upoważnienia do stanowisk i ról,
uporządkować istniejącą ewidencję upoważnień,

Skontaktuj się z nami – zadbaj o zgodność i kontrolę nad dostępem do danych

Nie masz pewności, czy Twój obecny rejestr upoważnień jest zgodny z przepisami? Potrzebujesz wsparcia w jego opracowaniu lub audycie obecnej dokumentacji? Oferujemy bezpłatną konsultację – ocenimy Twoje obecne rozwiązania i podpowiemy, jak wdrożyć skuteczny, zgodny z RODO system nadawania i odbierania uprawnień