Wdrożenie RODO w firmie - Case Study
Wiedza
Wdrożenie RODO w firmie usługowej po zapowiedzi kontroli UODO – case study
Średniej wielkości firma usługowa (ok. 40 pracowników), obsługująca klientów indywidualnych i biznesowych, otrzymała zapowiedź kontroli Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W organizacji funkcjonowały pojedyncze dokumenty RODO, jednak brakowało im spójności, aktualności oraz – co najważniejsze – faktycznego stosowania zasad ochrony danych osobowych w codziennej pracy zespołu.
➡️ Prowadzisz firmę usługową i otrzymałeś zapowiedź kontroli UODO albo chcesz przygotować się na ewentualną kontrolę z wyprzedzeniem? Pomagamy w uporządkowaniu dokumentacji RODO, uzupełnieniu rejestru czynności przetwarzania oraz przeszkoleniu pracowników tak, aby zasady ochrony danych działały w praktyce, a nie tylko „na papierze”. Skontaktuj się z nami wskaż branżę i termin, a zaproponujemy konkretne działania.
Zapowiedź kontroli UODO – co to oznacza w praktyce
W przypadku przedsiębiorców kontrola UODO jest co do zasady poprzedzona zawiadomieniem. Przepisy przewidują, że kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż 30 dni od doręczenia zawiadomienia, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w przepisach, w których kontrola może zostać wszczęta bez zachowania tych terminów lub bez uprzedniego zawiadomienia. W praktyce zdarza się również kontakt telefoniczny ze strony Urzędu, mający charakter informacyjny, jednak formalną podstawą kontroli pozostaje doręczone zawiadomienie.
➡️ Dla firmy z naszego case study zapowiedź kontroli była „zimnym prysznicem” – nie dlatego, że dane osobowe były przetwarzane w złej wierze, ale dlatego, że brak uporządkowanych procesów i nieprzygotowany zespół szybko ujawniają się w sytuacji kontroli.
Sytuacja wyjściowa – dokumentacja istniała, ale nie funkcjonowała w praktyce
Największym problemem nie był całkowity brak wdrożenia RODO, tylko pozorna zgodność procesów z przepisami. Część procedur istniała wyłącznie formalnie, rejestry nie były aktualizowane, a klauzule informacyjne nie spełniały wymogów. Jednocześnie pracownicy nie czuli się pewnie w zakresie ochrony danych osobowych – nie wiedzieli, kiedy mogą udostępnić dane osobowe, jak reagować na żądania osób, których dane dotyczą, ani jakie działania podjąć w przypadku potencjalnego naruszenia ochrony danych.
Co zrobiliśmy przed kontrolą UODO
Zamiast deklarować pełne wdrożenie RODO w 7 dni, skupiliśmy się na działaniach, które realnie przygotowują firmę do kontroli UODO i porządkują codzienną pracę z danymi osobowymi, takich jak:
- Weryfikacja i uporządkowanie dokumentacji RODO pod kątem spójności, aktualności i kompletności.
- Uzupełnienie rejestrów, w tym rejestru czynności przetwarzania, oraz ich dopasowanie do faktycznych procesów w firmie.
- Aktualizacja klauzul informacyjnych w kontaktach klientami (B2C i B2B, online i offline).
- Wdrożenie procedury reagowania na naruszenia ochrony danych – prostej, czytelnej i z jasnym podziałem ról.
- Szkolenie zespołu – praktyczne, na przykładach z funkcjonowania firmy, w tym obsłudze zapytań, przekazywaniu danych oraz podstawowych zasadach bezpieczeństwa informacji.
Efekt kontroli UODO
Firma przeszła kontrolę bez UODO bez wydania zaleceń ani decyzji administracyjnej. Równocześnie zyskała uporządkowany system ochrony danych, który wspiera codzienną obsługę klientów. Z perspektywy zarządu i pracowników zmieniło się postrzeganie RODO - przestało być zwykłym zbiorem dokumentów, a stało się zestawem zasad, które można zastosować w praktyce.
Wnioski dla firm usługowych
W firmach usługowych dane osobowe przechodzą przez wiele rąk - biuro, handlowców, obsługę klienta, realizację usługi. Dlatego w przygotowaniu do kontroli UODO kluczowe są trzy elementy - uporządkowana dokumentacja, kompletne i aktualne rejestry oraz zespół, który rozumie zasady ochrony danych i potrafi zareagować w trudnej sytuacji.
Jeśli prowadzisz firmę usługową (B2C/B2B) i potrzebujesz szybkiego uporządkowania dokumentacji RODO po zapowiedzi kontroli UODO lub chcesz sprawdzić, czy Twoje procedury działają w praktyce – skontaktuj się z Direct Group. Przeanalizujemy sposób przetwarzania danych w Twojej organizacji i zaproponujemy konkretne, dopasowane do realnych procesów działania, oraz wsparcie Inspektora Ochrony Danych.
Ochrona danych osobowych jest bardzo ważnym aspektem działania firm i organizacji. Oferujemy wsparcie w budowie systemów ochrony danych dostosowanych do RODO, dbając o bezpieczeństwo informacji i prywatność.
Nasze działania obejmują audyt, dostosowanie procesów do wymogów prawa, szkolenia oraz wsparcie Inspektora Ochrony Danych. Pomagamy firmom skutecznie chronić dane klientów i pracowników.
Zapraszamy organizacje, fundacje, podmioty prywatne i publiczne na bezpłatne szkolenie RODO - indywidualnie dopasowane do specyfiki działalności i potrzeb danego podmiotu. To pierwszy krok, który pozwoli ocenić wyzwania związane z ochroną danych osobowych i przygotować się do dalszych działań.
