Audyt RODO przed sprzedażą firmy inwestorowi – case study

Firma z sektora B2B przygotowywała się do sprzedaży udziałów inwestorowi. Na etapie due diligence pojawił się obszar, który często pozostaje w tle do momentu zadania konkretnych pytań – ochrona danych osobowych i możliwość wykazania zgodności z RODO. Inwestor oczekiwał jednoznacznych dowodów, że spółka zarządza danymi w sposób uporządkowany, a zidentyfikowane ryzyka są kontrolowane.

Sytuacja wyjściowa - RODO jako element ryzyka transakcyjnego

Spółka przetwarzała dane osobowe m.in w relacjach handlowych B2B, działaniach marketingowych oraz procesach kadrowych. Operacyjnie procesy funkcjonowały poprawnie, jednak dokumentacja i sposób wykazywania zgodności nie były przygotowane z myślą o procesie inwestycyjnym.

W due diligence kluczowe znaczenie ma nie tylko zgodność faktyczna, ale także możliwość jej szybkiego wykazania. Inwestor wskazał potencjalne obszary ryzyka, w tym brak spójnych zasad retencji danych, niejednoznaczne podstawy prawne dla niektórych działań marketingowych, niespójną dokumentację w relacjach z podmiotami zewnętrznymi oraz brak uporządkowanego zestawu materiałów potwierdzających zgodność z RODO.

Audyt RODO ukierunkowany na potrzeby due diligence

Audyt został przeprowadzony w formule dostosowanej do procesu transakcyjnego. Celem było jednoczesne zdiagnozowanie rzeczywistych ryzyk oraz przygotowanie materiałów, które mogły zostać bezpiecznie przedstawione inwestorowi. W ramach audytu:

• zweryfikowaliśmy kluczowe procesy przetwarzania danych (sprzedaż, obsługa kontraktów, marketing, HR),
• sprawdziliśmy spójność dokumentacji i praktyki operacyjnej, w tym rejestrów, upoważnień, obowiązków informacyjnych oraz umów z podmiotami zewnętrznymi,
• zidentyfikowaliśmy obszary, które mogłyby stanowić istotne ryzyko w toku negocjacji inwestycyjnych.
   

Szybkie działania naprawcze bez zatrzymywania działalności spółki

Po zakończeniu audytu RODO przygotowaliśmy listę zidentyfikowanych ryzyk wraz z ich priorytetyzacją oraz planem działań korygujących. Następnie wdrożono działania naprawcze w trybie przyspieszonym, koncentrując obszarach najczęściej ocenianych przez inwestorów, w szczególności na zasadzie rozliczalności, transparentności przetwarzania danych oraz kontroli nad powierzaniem danych podmiotom zewnętrznym. Pozwoliło to uporządkować obszar RODO bez zakłócania bieżącej działalności spółki. Jednocześnie klient otrzymał spójny zestaw dokumentów, które mogły zostać wykorzystane w toku procesu due diligence.

Efekt - RODO przestało być ryzykiem transakcyjnym

W wyniku przeprowadzonego audytu RODO oraz wdrożonych działań korygujących obszar ochrony danych osobowych przestał stanowić istotne ryzyko w procesie due diligence. Kwestie RODO nie wpłynęły negatywnie na harmonogram ani przebieg transakcji, a spółka zyskała uporządkowane podstawy do dalszego funkcjonowania, niezależnie od zmian właścicielskich lub dalszego rozwoju.

Jeśli przygotowują Państwo firmę B2B do sprzedaży udziałów i potrzebują audytu RODO ukierunkowanego na due diligence oraz sprawnych działań naprawczych – skontaktujcie się z Direct Group Wspieramy spółki w ograniczaniu ryzyk regulacyjnych tak, aby kwestie RODO nie wpływały na przebieg negocjacji i finalizację transakcji.