Błędy RODO w firmach

Dlaczego temat ochrony danych dotyczy każdej firmy?

RODO, czyli Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, obowiązuje wszystkie organizacje przetwarzające dane osób fizycznych. Mimo że przepisy obowiązują od 2018 roku, w wielu firmach wciąż pojawiają się uchybienia, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, finansowych i wizerunkowych. Poniżej omawiamy najczęstsze błędy RODO w firmach i wyjaśniamy, jak ich unikać.

1. Brak dokumentacji

RODO nie wskazuje wprost listy dokumentów, które każda organizacja musi posiadać, ale nakłada na administratora obowiązek wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych oraz wykazania ich skuteczności. Podmioty, które posiadają niekompletną dokumentację ochrony danych osobowych, są narażone na sankcje związane z nieprzestrzeganiem zasady rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO).

➡️ W praktyce dokumentacja – taka jak polityka ochrony danych osobowych, procedury nadawania uprawnień, rejestry incydentów czy instrukcje reagowania – jest niezbędna, aby udowodnić, że firma działa zgodnie z przepisami.

Jedynym dokumentem wymaganym wprost przez RODO jest rejestr czynności przetwarzania (art. 30). Jednak aby skutecznie chronić dane i spełnić obowiązki prawne, organizacja powinna posiadać szerszy zestaw dokumentów wewnętrznych – dopasowany do swojej skali działania, branży i procesów.

2. Brak regularnych audytów

Choć RODO nie używa wprost terminu „audyt”, to nakłada obowiązek regularnego testowania i oceny skuteczności środków technicznych i organizacyjnych, które zapewniają bezpieczeństwo przetwarzania (art. 32 ust. 1 lit. d). W praktyce oznacza to, że regularny audyt ochrony danych osobowych jest konieczny do oceny jakości procesów w organizacji, zidentyfikowania niewłaściwych zabezpieczeń IT czy braku odpowiednich procedur.

3. Brak szyfrowania danych wrażliwych

Dane określane potocznie jako „wrażliwe” to w RODO tzw. szczególne kategorie danych osobowych (art. 9), czyli np. dane dotyczące zdrowia. Przepisy kładą szczególny nacisk na ich ochronę, dlatego wymagane jest zastosowanie środków adekwatnych do potencjalnego ryzyka, związanego z ich przetwarzaniem. Szyfrowanie danych jest jednym z rekomendowanych środków ochrony danych osobowych. Jego brak, podobnie jak brak kontroli dostępu, znacząco zwiększa ryzyko naruszenia poufności.

4. Brak właściwej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych

Zgoda osoby, której dane dotyczą, jest tylko jedną z podstaw przetwarzania (art. 6 ust. 1 RODO). Częstym błędem jest jej nadużywanie – np. wymaganie zgody w sytuacjach, gdy prawidłową podstawą jest wykonanie umowy, obowiązek prawny albo uzasadniony interes administratora. Takie działanie prowadzi do naruszenia przepisów RODO, ponieważ dane są przetwarzane w oparciu o niewłaściwą podstawę. W efekcie może to zostać uznane za przetwarzanie niezgodne z prawem, a tym samym narazić administratora na odpowiedzialność administracyjną i finansową. Jeśli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), to zgoda ta musi spełniać określone warunki, aby była ważna. Musi być:

• dobrowolna –nie może być wymuszona,
• konkretna – zgoda dotyczy jasno określonego celu,
• świadoma – osoba musi otrzymać pełną informację o tym, kto i w jakim celu przetwarza dane,
• jednoznaczna – wyrażona poprzez wyraźne działanie (np. zaznaczenie checkboxa, podpis).

Osoba, której dane dotyczą, ma także prawo w każdej chwili wycofać zgodę, a jej cofnięcie powinno być równie łatwe jak jej udzielenie.

5. Brak umów powierzenia przetwarzania danych osobowych z podwykonawcami

Przy zlecaniu usług, takich jak obsługa IT, marketing czy księgowość, wielu przedsiębiorców zapomina o podpisaniu umów powierzenia przetwarzania danych osobowych z podwykonawcami. Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się przy pomocy podmiotu zewnętrznego (procesora), zawarcie umowy jest konieczne. Jej brak, a ty samym przetwarzanie danych osobowych przez podmioty zewnętrzne, które nie są do tego upoważnione, to poważne naruszenie ochrony danych osobowych i obowiązków administratora danych.

6. Brak zgłaszania naruszeń danych osobowych

Nie każde naruszenie wymaga zgłoszenia do Prezesa UODO – obowiązek zgłoszenia dotyczy sytuacji, gdy naruszenie może powodować ryzyko dla praw lub wolności osób fizycznych (art. 33 ust. 1 RODO). W przypadku gdy spełniają kryteria, administrator ma obowiązek zgłaszania naruszeń w terminie do 72 godzin od ich wystąpienia, a każde opóźnienie musi być szczegółowo uzasadnione. Co ważne, nie każde naruszenie musi być zgłoszone, ale każde musi być udokumentowane (art. 33 ust. 5 RODO). Dokumentacja powinna obejmować m.in. charakter naruszenia, skutki, podjęte działania naprawcze oraz ocenę ryzyka. Brak zgłaszania naruszeń albo brak prowadzenia dokumentacji jest traktowany jako naruszenie przepisów RODO i może skutkować wysokimi karami administracyjnymi.

7. Brak regularnych szkoleń

Zgodnie z art. 39 ust. 1 lit. b RODO, administrator oraz Inspektor Ochrony Danych powinni zapewnić szkolenia osób uczestniczących w procesach przetwarzania. Brak systematycznego podnoszenia wiedzy skutkuje brakiem świadomości przepisów, co często prowadzi do błędów ludzkich – a te są jedną z najczęstszych przyczyn naruszeń ochrony danych. Szkolenia powinny obejmować m.in. zasady bezpiecznego przetwarzania, reagowania na incydenty, unikania niewłaściwego przechowywania danych oraz prawidłowego stosowania procedur. Regularne podnoszenie świadomości pracowników jest kluczowym elementem skutecznego wdrażania RODO i minimalizowania ryzyka naruszeń.

8. Brak zapewnienia odpowiedniej pozycji i niezależności IOD

Inspektor Ochrony Danych (IOD) musi mieć zagwarantowaną niezależność, odpowiednie zasoby oraz bezpośredni dostęp do najwyższego kierownictwa (art. 38 ust. 3 RODO). Błędem jest powierzanie tej funkcji osobie, której inne obowiązki prowadzą do konfliktu interesów – np. dyrektorowi IT lub HR – ponieważ w takiej sytuacji IOD nie może skutecznie i obiektywnie nadzorować przestrzegania przepisów RODO.

9. Brak aktualizacji procedur i dokumentacji ochrony danych

RODO wymaga, aby środki techniczne i organizacyjne były na bieżąco dostosowywane do zmian w procesach przetwarzania, technologii oraz w obowiązujących przepisach prawa (art. 24 i 32 RODO). Błędem jest pozostawianie nieaktualnych procedur czy dokumentów – zarówno wewnętrznych (np. instrukcji nadawania uprawnień, rejestru incydentów), jak i zewnętrznych (np. polityki prywatności, klauzul informacyjnych). Brak aktualizacji może prowadzić do naruszenia przepisów RODO, a w praktyce oznacza często podawanie niepełnych lub nieprawdziwych informacji osobom, których dane dotyczą (art. 12–14 RODO), a także stosowanie nieadekwatnych zabezpieczeń.

Dane osobowe należy chronić świadomie

Wdrożenie RODO w firmie to proces, który wymaga zaangażowania, aktualizacji procedur, regularnych audytów i szkoleń pracowników. Dzięki temu Twoja organizacja będzie gotowa na kontrole UODO, a Twoi klienci i partnerzy biznesowi będą mieli pewność, że ich dane osobowe są odpowiednio chronione.

Skorzystaj z konsultacji – zabezpiecz swoją firmę

Chcesz uniknąć błędów RODO w firmie i zabezpieczyć swoją organizację przed karami oraz incydentami naruszenia danych? Skorzystaj z konsultacji z naszym ekspertem ds. RODO i dowiedz się, jak skutecznie przeprowadzić wdrożenie RODO, audyt danych osobowych i wprowadzić system ochrony danych dostosowany do potrzeb Twojej firmy.

Umów się na bezpłatną konsultację!

☎️ 22 53 53 016

✉️ biuro@directgroup.com.pl