Regulamin ochrony danych osobowych

➡️ Dlaczego warto go wdrożyć?

Regulamin ochrony danych osobowych to jeden z kluczowych dokumentów organizacyjnych, wspierających zgodność z przepisami RODO. Choć nie jest wymagany wprost przez RODO, jego posiadanie pozwala administratorowi wykazać, że spełnia obowiązek wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych (art. 24 i 32 RODO) oraz przestrzega zasady rozliczalności (art. 5 ust. 2). W każdej organizacji, w której przetwarzane są dane osobowe, powinny obowiązywać jasne zasady oraz wewnętrzne procedury dotyczące ich ochrony – zarówno w codziennej pracy, jak i w sytuacjach wyjątkowych. Regulamin porządkuje procesy, określa zakres odpowiedzialności oraz zapewnia jednolite podejście do bezpieczeństwa danych w całej organizacji.

Umów się na bezpłatną konsultację!

☎️ 22 53 53 016

✉️ biuro@directgroup.com.pl

Czym jest Regulamin ochrony danych osobowych?

Regulamin ochrony danych osobowych to dokument wewnętrzny, który opisuje podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych w organizacji. Jego głównym celem jest zapewnienie spójnego i zgodnego z prawem podejścia do danych – niezależnie od ich rodzaju oraz źródła pochodzenia (np. dane pracowników, klientów czy kontrahentów). Regulamin ochrony danych osobowych może zawierać m.in.:

ogólne zasady przetwarzania danych oraz podstawy prawne,
obowiązki pracowników w zakresie bezpieczeństwa,
podstawowe zasady bezpieczeństwa,
reguły korzystania z systemów IT,
informacje o nadawaniu upoważnień,
instrukcja reagowania w przypadku zaistnienia incydentu,
procedura rozpoczęcia i zakończenia pracy,
postanowienia dyscyplinarne.

Dlaczego Regulamin ochrony danych jest istotny?

Choć RODO nie wymaga posiadania dokumentu zatytułowanego „regulamin ochrony danych”, zobowiązuje administratora do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych (art. 24 i 32). Regulamin jest jednym z takich środków – stanowi dowód rozliczalności i przygotowania organizacji na ewentualną kontrolę UODO.

➡️ Dobrze opracowany regulamin:

umożliwia wykazanie zgodności z przepisami prawa,
porządkuje procesy i obowiązki wewnętrzne,
ogranicza ryzyko nieprawidłowości lub błędów,
wspiera IOD i administratora w realizacji ich obowiązków,
ułatwia szkolenie pracowników i zarządzanie dokumentacją.

Jakie dane obejmuje regulamin?

Regulamin powinien obejmować wszystkie dane osobowe przetwarzane w organizacji, w tym:

dane osobowe pracowników – umowy, akta osobowe, dane kontaktowe,
dane osobowe klientów - przetwarzane w systemach sprzedażowych i CRM,
dane osobowe kontrahentów – np. przedstawicieli firm zewnętrznych,
dane szczególnych kategorii (np. zdrowie, przekonania, przynależność),
dane pozyskiwane online (formularze, zapytania, infolinie, newslettery).

➡️ Dokument powinien także precyzować okresy przechowywania, sposób zabezpieczania danych oraz zasady ich ewentualnego przekazywania poza organizację.

Czy każda firma musi mieć taki regulamin?

RODO nie narzuca konkretnego nazewnictwa, ale wymaga by każdy administrator mógł wykazać zgodność z przepisami. Jeśli nie posiadasz formalnego „regulaminu”, musisz i tak mieć dokumentację, która pełni tę samą funkcję. W przypadku firm, które zatrudniają pracowników, współpracują z zewnętrznymi podmiotami, zbierają dane online lub prowadzą działania marketingowe – regulamin ochrony danych osobowych jest praktycznym i rekomendowanym rozwiązaniem, które porządkuje działania i ogranicza ryzyko błędów.

Zobacz:

Regulamin ochrony danych osobowych
Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
Oświadczenia o poufności
Rejestr upoważnień i oświadczeń

Potrzebujesz wsparcia? Skorzystaj z doświadczenia ekspertów Direct Group

Nie wiesz, od czego zacząć? Zastanawiasz się, czy Twoje obecne procedury są wystarczające? Pomożemy ci we wdrożeniu Regulaminu ochrony danych osobowych oraz innych elementów dokumentacji. Direct Group od ponad 20 lat wspiera firmy i instytucje w zakresie ochrony danych osobowych. Pomożemy Ci:

➡️ stworzyć lub zaktualizować regulamin ochrony danych osobowych,
➡️ dostosować go do specyfiki Twojej organizacji,
➡️ zintegrować go z pozostałą dokumentacją RODO,
➡️ zidentyfikować ryzyka i zabezpieczyć dane osobowe pracowników, klientów i kontrahentów.