Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych

➡️ Obowiązek i fundament zgodności z RODO

Każda osoba, która ma dostęp do danych osobowych przetwarzanych w organizacji, powinna posiadać ważne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Nie jest to formalność – to obowiązek wynikający z art. 29 RODO, który realnie wpływa na bezpieczeństwo danych i zdolność administratora do wykazania zgodności z prawem (zasada rozliczalności, art. 5 ust. 2 RODO).

Brak udokumentowanego upoważnienia może skutkować uznanie przetwarzania za nieuprawnione, co w przypadku kontroli lub incydentu może prowadzić do odpowiedzialności prawnej administratora i sankcji finansowych.

Skonsultuj z nami wdrożenie systemu upoważnień

☎️ 22 53 53 016

✉️ biuro@directgroup.com.pl

Dlaczego upoważnienie jest konieczne?

Zgodnie z RODO, każda osoba, która przetwarza dane w imieniu administratora, musi działać na podstawie jego polecenia. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych stanowi rodzaj formalnego potwierdzenia – dokument wydawany pracownikowi, współpracownikowi, stażyście czy innemu członkowi zespołu, który wykonuje czynności związane z przetwarzaniem danych. Brak udokumentowanego upoważnienia oznacza naruszenie przepisów i może zostać uznany za nieuprawnione przetwarzanie danych osobowych.

Co powinno zawierać upoważnienie?

Treść upoważnienia powinna być precyzyjna i dopasowana do zakresu obowiązków osoby upoważnionej. W szczególności należy określić:

• zakres danych osobowych i kategorie danych osobowych, do których osoba ma dostęp,
• cel przetwarzania danych,
• dopuszczalne operacje przetwarzania danych (np. odczyt, modyfikacja, usunięcie),
• okres obowiązywania upoważnienia,
• imię, nazwisko i stanowisko osoby upoważnionej,
• datę wydania oraz podpis osoby upoważniającej i upoważnionej.

Zakres dostępu musi być zgodny z zasadą minimalizacji – osoba powinna mieć dostęp wyłącznie do danych niezbędnych w ramach swoich obowiązków.

Jak prowadzić rejestr upoważnień?

Każde wydane upoważnienie pracownika powinno zostać odnotowane w ewidencji osób upoważnionych. W praktyce oznacza to prowadzenie tzw. rejestru upoważnień, który może funkcjonować jako część szerszej dokumentacji ochrony danych.

W ewidencji osób upoważnionych powinny się znaleźć m.in..:

• dane osobowe osoby upoważnionej,
• numer i data wydania upoważnienia,
• okres obowiązywania,
• numer referencyjny dokumentu,
• status upoważnienia (aktywne, cofnięte, wygasłe).

Prawidłowo prowadzony rejestr pozwala administratorowi w każdej chwili ustalić, kto i w jakim zakresie ma dostęp do danych osobowych. Jest to proces istotny z perspektywy bezpieczeństwa przetwarzania – zgodnie z zasadą minimalnego dostępu, umożliwia szybkie cofnięcie uprawnień oraz – w przypadku wystąpienia incydentu – umożliwia ustalenie szczegółów i dokumentowanie zdarzenia.

Kto powinien otrzymać upoważnienie?

Upoważnienia są wymagane dla wszystkich osób, które w ramach swoich obowiązków mają dostęp do danych osobowych, w tym:

• pracowników działów administracji, kadr, marketingu,
• specjalistów IT, operatorów systemów rekrutacyjnych,
• praktykantów, stażystów, konsultantów,
• członków zespołów projektowych,
• osób obsługujących dokumentację pracowniczą,

W przypadku, gdy do przetwarzania danych dochodzi przez zewnętrzne podmioty, konieczne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO). Podmiot przetwarzający działa wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora, a jego pracownicy przetwarzają dane na podstawie upoważnień nadanych przez ten podmiot. Upoważnienia nadawane przez administratora obejmują wyłącznie osoby działające wewnątrz jego organizacji.

Upoważnienia jako element systemu ochrony danych

Wdrożenie procedury wydawania upoważnień i prowadzenia ich ewidencji to jeden z elementów systemowego podejścia do ochrony danych osobowych. W połączeniu z odpowiednią polityką ochrony danych osobowych, zabezpieczeniami technicznymi i organizacyjnymi, regularnymi szkoleniami oraz nadzorem Inspektora Ochrony Danych, tworzy spójny i bezpieczny model zarządzania danymi w organizacji.

Należy pamiętać, że każda organizacja przetwarza dane osobowe klientów, pracowników czy kontrahentów. Bez względu na ich zakres, obowiązują te same przepisy RODO oraz wymóg wykazania, że dane osobowe przetwarzane są zgodnie z prawem.

Skontaktuj się z nami – zadbaj o zgodność upoważnień z RODO

Nie masz pewności, czy Twoje upoważnienia do przetwarzania danych osobowych są aktualne i kompletne? Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu treści upoważnienia, wzoru ewidencji czy procedury? Skorzystaj z wiedzy i doświadczenia ekspertów Direct Group.

Oferujemy bezpłatną konsultację, podczas której ocenimy stan Twojej dokumentacji i zaproponujemy konkretne działania. Zadbaj o bezpieczeństwo przetwarzania danych w Twojej organizacji. Chcesz rozszerzyć swoją dokumentację? Sprawdź też:

• Zobacz też:

• Regulamin ochrony danych osobowych
• Oświadczenia o poufności
• Rejestr upoważnień i oświadczeń