Oświadczenia o poufności

➡️ Ważny element ochrony danych osobowych w organizacji

W każdej organizacji, w której dochodzi do przetwarzania danych osobowych, niezwykle istotne jest zapewnienie, że osoby mające dostęp do danych przestrzegają zasad zachowania poufności. Jednym z najważniejszych dokumentów, służących temu celowi jest właśnie oświadczenie o zachowaniu poufności – dokument, w którym pracownik, współpracownik lub inna osoba wykonująca określone zadania zobowiązuje się do nieujawniania informacji uzyskanych w związku z wykonywaną pracą lub usługą.

Takie zobowiązanie stanowi formalne potwierdzenie, że dana osoba będzie przetwarzać dane osobowe wyłącznie na polecenie administratora (art. 29 RODO) oraz zgodnie z zasadami bezpieczeństwa określonymi w art. 5 i 32 RODO.

Umów się na bezpłatną konsultację!

☎️ 22 53 53 016

✉️ biuro@directgroup.com.pl

Czym jest oświadczenie o poufności?

Oświadczenie o poufności to pisemne zobowiązanie osoby mającej dostęp do danych osobowych przetwarzanych w organizacji, że nie ujawni ich osobom nieuprawnionym i nie wykorzysta w sposób niezgodny z celem, dla którego zostały powierzone oraz będzie postępować zgodnie z przepisami prawa i wewnętrznymi procedurami administratora. Może dotyczyć zarówno danych w formie elektronicznej, jak i papierowej, a także innych informacji poufnych, uzyskanych w związku z wykonywaniem obowiązków.

Dokument ten stosuje się m.in. wobec:

• pracowników i współpracowników administratora,
• osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych,
• członków komisji rekrutacyjnych,
• osób działających w imieniu podmiotów przetwarzających (np. pracowników dostawcy usług IT lub księgowości), którzy faktycznie mają dostęp do danych.

Dlaczego oświadczenia o poufności są ważne?

RODO i przepisy krajowe wymagają, aby dane osobowe były chronione przed nieuprawnionym dostępem. Brak oświadczenia o poufności:

• zwiększa ryzyko ujawnienia danych i naruszenia poufności,
• utrudnia wykazanie spełnienia zasady rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO),
• może ograniczyć możliwość wyciągnięcia konsekwencji wobec osób naruszających zasady ochrony danych.

Co powinna zawierać klauzula poufności?

Typowe oświadczenie o zachowaniu poufności zawiera:

• dane osoby składającej oświadczenie (np. imię, nazwisko, stanowisko),
• zakres powierzonych danych, do których osoba ma dostęp,
• zobowiązanie do zachowania poufności i zakaz ujawniania danych osobom nieuprawnionym,
• pouczenie o odpowiedzialności za naruszenie zasad ochrony danych,
• odniesienie do przepisów RODO i oraz wewnętrznych procedur organizacji,
• podpis osoby zobowiązanej.

Oświadczenie może być odrębnym dokumentem lub częścią innego formularza związanego z nadaniem uprawnień do danych.

Współpraca z Direct Group – zadbaj o poprawną dokumentację RODO

W Direct Group pomagamy organizacjom wdrożyć komplet dokumentów związanych z ochroną danych, w tym:

• przygotowanie wzorów oświadczeń o poufności dopasowanych do specyfiki stanowisk,
• opracowanie procedury odbierania oświadczeń i upoważnień,
• pomoc w prowadzeniu rejestru oświadczeń i uprawnień,
• szkolenia z zakresu poufności i bezpieczeństwa danych,
• doradztwo przy wdrażaniu polityk i regulaminów ochrony danych.

Zabezpiecz swoją organizację

Nie masz pewności, czy Twoja dokumentacja obejmuje właściwe oświadczenia o poufności? Potrzebujesz gotowych wzorów lub chcesz wdrożyć cały system ochrony danych zgodny z RODO?

Umów się na bezpłatną konsultację!

☎️ 22 53 53 016

✉️ biuro@directgroup.com.pl

 

Zobacz też:

• Regulamin ochrony danych osobowych
• Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
• Rejestr upoważnień i oświadczeń