Dokumenty organizacyjne RODO

 

➡️ Podstawa zgodności i bezpieczeństwa przetwarzania danych

Każda organizacja, która przetwarza dane osobowe, powinna posiadać odpowiednią dokumentację związaną z ochroną danych osobowych. To nie tylko wymóg wynikający z przepisów RODO, ale przede wszystkim praktyczne narzędzie do skutecznego zarządzania bezpieczeństwem informacji. Odpowiednio opracowana dokumentacja umożliwia wykazanie zgodności z RODO (zasada rozliczalności, art. 5 ust. 2), a także stanowi fundament bezpiecznego i uporządkowanego przetwarzania danych.

Dokumenty organizacyjne RODO to opracowane wewnątrz organizacji regulaminy, upoważnienia i rejestry, które regulują sposób przetwarzania danych w firmie. Brak tych dokumentów lub ich nieaktualność może narazić organizację na sankcje administracyjne oraz utratę zaufania klientów i partnerów.

☎️ 22 53 53 016

✉️ biuro@directgroup.com.pl

Co zawierają dokumenty organizacyjne RODO?

➡️ Zakres dokumentów powinien być dostosowany do rodzaju i skali przetwarzania danych, struktury organizacyjnej, a także charakteru współpracy z podmiotami przetwarzającymi dane w imieniu administratora. Najczęściej opracowywane dokumenty RODO to m.in.:

• Regulamin ochrony danych osobowych,
• Polityka ochrony danych osobowych,
• Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
• Oświadczenia o poufności,
• Rejestry upoważnień i oświadczeń.

Dlaczego dokumentacja RODO jest tak ważna?

➡️ Dokumentacja RODO nie jest jedynie formalnością. Jej właściwe opracowanie i stosowanie zapewnia:

• przejrzystość procesów przetwarzania danych,
• skuteczne zarządzanie danymi osobowymi,
• możliwość szybkiej reakcji na incydenty i naruszenia,
• spełnienie wymogu rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO),
• przygotowanie organizacji na kontrolę UODO.

Każda organizacja powinna jasno określić, jakie dane przetwarza, w jakim celu, przez jaki czas i jakie środki techniczne i organizacyjne stosuje dla ich ochrony.

Jakie dokumenty RODO są obowiązkowe?

➡️ RODO nie narzuca listy nazw dokumentów, ale wymaga, by administrator potrafił wykazać zgodność z przepisami (zasada rozliczalności – art. 5 ust. 2). W praktyce każda organizacja powinna posiadać:

• Rejestr czynności przetwarzania (art. 30 ust. 1 RODO) – z tego obowiązku są zwolnione mniejsze podmioty, których przetwarzanie ma charakter sporadyczny,
• Umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 ust. 3 RODO) – konieczne gdy podwykonawca przetwarza dane osobowe należące do administratora,
• Zasady retencji danych (art. 5 ust. 1 lit. e, art. 13 RODO) – określające okresy przechowywania danych osobowych,
• Dokumentację naruszeń ochrony danych – odnotowanie w rejestrze wystąpienia naruszenia.

Usługi RODO dla firm - w czym możemy Ci pomóc?

Zespół Direct Group specjalizuje się w kompleksowym opracowywaniu i wdrażaniu dokumentacji RODO. Oferujemy m.in.:

• Opracowanie kompletnej dokumentacji od podstaw,
• Weryfikację i aktualizację istniejących dokumentów,
• Wparcie w prowadzeniu rejestruj, przygotowaniu klauzul informacyjnych i analiz ryzyka,
• Przygotowanie upoważnień, oświadczeń o poufności,
• Szkolenia i konsultacje dla pracowników.

 

➡️ Dzięki temu Twoja organizacja spełni wszystkie wymogi RODO i będzie gotowa na ewentualną kontrolę UODO.

Oferujemy Audyt RODO, Ochronę Sygnalistów, Outsourcing IOD, oraz szkolenia z RODO

Zadbaj o porządek i bezpieczeństwo – skorzystaj z naszej pomocy

Dokumenty organizacyjne RODO to niezbędny element odpowiedzialnego i zgodnego z prawem działania każdej firmy. Jeśli potrzebujesz wsparcia w ich stworzeniu lub aktualizacji, jesteśmy do Twojej dyspozycji.

Skontaktuj się z nami: 22 53 53 016 biuro@directgroup.com.pl

Oferujemy bezpłatne szkolenia dla firm i organizacji z różnych branż, podczas których omawiamy kluczowe obowiązki wynikające z RODO oraz przedstawiamy praktyczne metody ich wdrożenia.

Zadbaj o dane – zadbaj o swoją firmę!