Wdrożenie RODO w firmie produkcyjnej z dużą rotacją pracowników – case study

Zakład produkcyjny, zatrudniający kilkudziesięciu pracowników fizycznych i biurowych, przetwarzał znaczną ilość danych kadrowych, głównie w związku z częstymi rekrutacjami i wysoką rotacją zespołu. Przekładało się to na dużą liczbę dokumentów pracowniczych i akt osobowych. W firmie brakowało jednak jasno określonych zasad dotyczących okresów przechowywania danych, odpowiedzialności za dokumentację oraz bezpiecznego niszczenia danych po upływie wymaganych terminów.

Sytuacja wyjściowa - brak zasad retencji i niszczenia danych kadrowych

Problemem nie było samo przetwarzanie danych pracowniczych, ale brak spójnego systemu zarządzania dokumentacją. Dane były przechowywane bez jasno określonych okresów retencji, a procedury niszczenia danych osobowych albo nie funkcjonowały, albo nie były konsekwentnie stosowane. Przy dużej rotacji pracowników rośnie prawdopodobieństwo wystąpienia błędów, a to może prowadzić do sporów z byłymi pracownikami lub trudności w wykazaniu zgodności z przepisami.

Audyt wstępny i uporządkowanie procesów HR

Pierwszym etapem był kompleksowy audyt RODO w obszarze HR, obejmujący analizę procesów kadrowych, obiegu dokumentów oraz miejsc pozyskiwania, wykorzystywania i archiwizacji danych. Pozwoliło to zidentyfikować luki w dokumentacji, określić potrzebne procedury oraz dostosować zasady przetwarzania danych do specyfiki zakładu produkcyjnego, w tym pracy zmianowej, częstych rekrutacji i dużej liczby akt osobowych.

Retencja danych - jasne zasady przechowywania i niszczenia dokumentacji

Kolejnym etapem było uporządkowanie zasad retencji danych pracowniczych. Przygotowaliśmy rozwiązania zgodne z RODO oraz przepisami prawa pracy, tak aby dział HR dysponował jasnymi i prostymi regułami postępowania. Wdrożona polityka retencji oraz procedury niszczenia dokumentacji pozwoliły firmie:

• przechowywać dane wyłącznie przez okresy uzasadnione przepisami i celem przetwarzania,
• ograniczyć gromadzenie zbędnej dokumentacji archiwalnej,
• wykazać uporządkowane i zgodne z zasadą rozliczalności podejście do przetwarzania danych.
   

Dokumentacja i procedury dla działu kadr

W ramach wdrożenia przygotowaliśmy i uporządkowaliśmy kluczowe elementy dokumentacji RODO w obszarze HR, w tym rejestr czynności przetwarzania, klauzule informacyjne, zgody (tam, gdzie były wymagane) oraz procedury operacyjne dla działu kadr. Dokumenty zostały dopasowane do rzeczywistych procesów, tak aby wspierały codzienną pracę, a nie funkcjonowały wyłącznie formalnie.

Szkolenie pracowników - spójne zasady i mniejsze ryzyko błędów

Istotnym elementem było szkolenie pracowników, którzy w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych, przetwarzali dane osobowe. Omówiliśmy m.in. zakres danych, które mogą być przetwarzane na poszczególnych stanowiskach, podstawowe zasady legalności i minimalizacji danych, sposób bezpiecznego udostępniania informacji, reagowanie na żądania pracowników oraz postępowanie z dokumentacją w trakcie i po zakończeniu współpracy. Szkolenie miało charakter praktyczny i było dostosowane do realnych czynności wykonywanych przez pracowników.

Efekt - uporządkowany HR i ograniczenie ryzyka związanego z danymi pracowników

Firma uzyskała spójny i uporządkowany system przetwarzania danych osobowych pracowników, obejmujący jasne zasady retencji i niszczenia danych oraz praktyczne procedury dla HR. W rezultacie ograniczono ryzyko sporów z byłymi pracownikami oraz zwiększono kontrolę nad dokumentacją kadrową, co ma szczególne znaczenie przy dużej rotacji personelu.

Jeśli prowadzisz zakład produkcyjny i chcesz uporządkować RODO w obszarze HR, w tym zasady retencji danych, rejestry, procedury kadrowe i szkolenia kadry – skontaktuj się z Direct Group. Na podstawie realnego obiegu dokumentów i skali rotacji zaproponujemy rozwiązania dopasowane do Twojej organizacji. Świadczymy również usługi Inspektora Ochrony Danych.