Outsourcing IOD - Case Study
Wiedza
Outsourcing IOD w firmie e-commerce – case study
Sklep internetowy w krótkim czasie znacząco zwiększył skalę sprzedaży, liczbę zamówień oraz zatrudnienie. Wraz z rozwojem biznesu pojawiły się nowe procesy – intensywniejsze działania marketingowe, więcej narzędzi analitycznych, nowe integracje oraz współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług. Właściciel miał świadomość obowiązków wynikających z RODO, jednak w praktyce brakowało stałego nadzoru nad przetwarzaniem danych klientów oraz działaniami marketingowymi. To case study pokazuje, jak w rozwijającym się podmiocie e-commerce uporządkowaliśmy obszar ochrony danych i wdrożyliśmy model outsourcingu IOD dopasowany do realnych procesów.
➡️Prowadzisz e-commerce, który szybko rośnie i potrzebujesz stałego nadzoru nad RODO bez zatrudniania etatowego Inspektora Ochrony Danych? Skontaktuj się z nami – przeanalizujemy sprzedaż, marketing, współpracę z podwykonawcami i zaproponujemy praktyczny model outsourcingu IOD.
Szybki wzrost e-commerce a odpowiedzialność za dane
Dynamiczny rozwój e-commerce oznacza nie tylko większą liczbę danych osobowych, ale także więcej miejsc, w których dane są przetwarzane - od obsługi zamówień, przez płatności i logistykę, po reklamę, automatyzacje i analitykę. Bez osoby, która koordynuje te obszary i nadzoruje zgodność z RODO, szybko rośnie ryzyko błędów: nieaktualnych klauzul, niejasnych ról podmiotów zewnętrznych, źle określonych podstaw prawnych czy braku właściwych zabezpieczeń.
W tym przypadku problemem nie był brak dobrej woli, tylko brak stałego, kompetentnego nadzoru – kogoś, kto potrafi przełożyć wymagania RODO na codzienne decyzje biznesowe.
Najbardziej wrażliwy obszar - marketing i współpraca z firmami zewnętrznymi
Zgłaszając się do nas, właściciel wskazał dwa obszary, które rozwijały się najszybciej:
- Marketing i analityka – kampanie reklamowe, piksele, narzędzia do automatyzacji, newslettery, segmentacja odbiorców.
- Podwykonawcy – platformy sprzedażowe, integracje, operatorzy płatności i wysyłek, narzędzia IT oraz agencje marketingowe.
To właśnie w tych obszarach najczęściej pojawiają się pytania o role stron (administrator czy podmiot przetwarzający), wymagane umowy i upoważnienia, zakres informacji przekazywanych klientom oraz bezpieczne udostępnianie danych.
Dlaczego etatowy IOD nie był optymalnym rozwiązaniem
Rozważany był również model wewnętrznego wsparcia w organizacji, jednak zatrudnienie IOD na etat okazało się nieadekwatne do rzeczywistego zapotrzebowania. W dynamicznie rozwijającym się e-commerce, zapotrzebowanie na wsparcie IOD jest zmienne i zależne od bieżących działań, takich jak nowe kampanie marketingowe, wdrożenia narzędzi, integracje czy zmiany procesów, a nie od stałego wymiary czasu pracy. Klient potrzebował elastycznego rozwiązania - dostępu do eksperckich konsultacji wtedy, gdy są faktycznie potrzebne, przy jednoczesnym zachowaniu ciągłości nadzoru nad obszarem RODO.
Jak wdrożyliśmy outsourcing IOD
Objęliśmy firmę usługą outsourcingu Inspektora Ochrony Danych w modelu stałej współpracy. Zakres obejmował m.in.:
- bieżący nadzór nad zgodnością z RODO i regularne konsultacje,
- wsparcie przy planowaniu i weryfikacji działań marketingowych (zgody, podstawy prawne, obowiązki informacyjne),
- pomoc w bezpiecznej współpracy z podmiotami zewnętrznymi, w tym przegląd i doprecyzowanie zasad powierzenia danych,
- rekomendacje dotyczące organizacji procesów i dokumentacji, tak aby rozwój sklepu nie powodował luk w obszarze ochrony danych.
Zdalna forma współpracy była dla klienta operacyjnie wygodna, ze względu na szybki kontakt, krótki czas reakcji i możliwość konsultacji w momentach, gdy decyzje muszą być podejmowane dynamicznie, np. przed uruchomieniem kampanii lub wdrożeniem nowego narzędzia.
Efekt - spokój, jeden punkt kontaktu i kontrola nad ryzykiem
Klient zyskał jeden, jasno określony punkt kontaktu w sprawach RODO oraz bieżącą kontrolę nad obszarami najbardziej narażonymi na ryzyko. Rozwój sklepu przestał wiązać się z niepewnością prawną, a decyzje dotyczące marketingu, narzędzi i współpracy z podwykonawcami zaczęły być podejmowane w sposób bardziej świadomy i uporządkowany.
Jeśli prowadzisz rozwijający się sklep internetowy i potrzebujesz stałego nadzoru nad przetwarzaniem danych klientów, procesami marketigowymi oraz współpracą z podwykonawcami – bez konieczności zatrudniania etatowego IOD – skontaktuj się z Direct Group. Przeanalizujemy Twój model sprzedaży i zaproponujemy outsourcing IOD dopasowany do realnych procesów
Ochrona danych osobowych jest bardzo ważnym aspektem działania firm i organizacji. Oferujemy wsparcie w budowie systemów ochrony danych dostosowanych do RODO, dbając o bezpieczeństwo informacji i prywatność.
Nasze działania obejmują audyt, dostosowanie procesów do wymogów prawa, szkolenia oraz wsparcie Inspektora Ochrony Danych. Pomagamy firmom skutecznie chronić dane klientów i pracowników.
Zapraszamy organizacje, fundacje, podmioty prywatne i publiczne na bezpłatne szkolenie RODO - indywidualnie dopasowane do specyfiki działalności i potrzeb danego podmiotu. To pierwszy krok, który pozwoli ocenić wyzwania związane z ochroną danych osobowych i przygotować się do dalszych działań.
