Outsourcing IOD w jednostce publicznej - Case Study
Wiedza
Outsourcing IOD w jednostce publicznej po zmianach organizacyjnych – case study
Jednostka sektora publicznego, po przeprowadzonej reorganizacji struktury i zmianach kadrowych, stanęła przed koniecznością zapewnienia ciągłości nadzoru nad ochroną danych osobowych mieszkańców. Dotychczasowy Inspektor Ochrony Danych przestał pełnić funkcję, a nowy model organizacyjny wymagał uporządkowania procesów oraz jednoznacznego przypisania odpowiedzialności w obszarze RODO.
➡️ Po zmianach organizacyjnych kluczowe jest szybkie zapewnienie ciągłości nadzoru nad przetwarzaniem danych osobowych. Jeśli to wyzwanie dotyczy Państwa jednostki, Direct Group zapewni profesjonalny outsourcing IOD, obejmujący analizę procesów, aktualizację dokumentacji oraz bieżące wsparcie doradcze.
Zmiany organizacyjne a obowiązki w zakresie ochrony danych
Reorganizacja w jednostkach sektora publicznego często wiąże się ze zmianą obiegu dokumentów, nowych ról decyzyjnych, innym podziałem zadań oraz kanałami komunikacji z mieszkańcami. W takich sytuacjach łatwo o nieaktualne upoważnienia, niespójne procedury, niejednolite zasady realizacji praw osób, których dane dotyczą, czy niejasne reguły współpracy z podmiotami zewnętrznymi. Jednocześnie w sektorze publicznym nadzór nad ochroną danych osobowych powinien być zapewniony w sposób ciągły.
Dlaczego zewnętrzny IOD był właściwym rozwiązaniem
Jednostka potrzebowała rozwiązania, które:
- zapewnia ciągłość nadzoru niezależnie od zmian kadrowych,
- umożliwia szybki dostęp do specjalistycznego wsparcia,
- pozwala sprawnie uporządkować procesy w nowej strukturze organizacyjnej,
- jest przewidywalne kosztowo i organizacyjnie.
Outsourcing IOD umożliwił zapewnienie zgodności z RODO bez konieczności prowadzenia długotrwałego procesu rekrutacji oraz wdrażania nowej osoby w specyfikę jednostki.
Jak przebiegało wdrożenie outsourcingu IOD
W ramach outsourcingu Inspektora Ochrony Danych zapewniliśmy stały nadzór nad obszarem ochrony danych osobowych oraz uporządkowanie kluczowych procesów. Pierwszym etapem była weryfikacja, w jakich komórkach organizacyjnych przetwarzane są dane osobowe, kto faktycznie podejmuje decyzje w tych procesach oraz jakie systemy i dokumenty są w nich wykorzystywane.
Na tej podstawie przeprowadzono aktualizację dokumentacji RODO, tak aby odpowiadała rzeczywistym procesom funkcjonującym po zmianach kadrowych i strukturalnych, a nie wcześniejszemu modelowi organizacyjnemu.
Wsparcie przy realizacji praw mieszkańców
Istotnym elementem współpracy było wsparcie jednostki przy obsłudze wniosków o dostęp do danych osobowych oraz innych żądań związanych z realizacją praw osób, których dane dotyczą. Uporządkowaliśmy tryb postępowania i zapewnialiśmy konsultacje w bardziej złożonych przypadkach, co pozwoliło na terminową i bezpieczną prawnie realizację obowiązków.
Bieżące konsultacje z kierownictwem
Zapewniliśmy również stałe konsultacje z kierownictwem jednostki, dzięki czemu decyzje organizacyjne i operacyjne, w tym dotyczące zmian zakresu zadań komórek organizacyjnych czy współpracy z dostawcami, były podejmowane z uwzględnieniem wymagań RODO. Miało to szczególnie znaczenie w okresie intensywnych zmian organizacyjnych.
Efekt - ciągłość nadzoru nad ochroną danych po reorganizacji
Jednostka zapewniła ciągłość nadzoru nad ochroną danych osobowych w nowym modelu działania. Uporządkowano procesy po zmianach organizacyjnych, wyznaczono jasny punkt kontaktu w sprawach RODO oraz zapewniono bieżące wsparcie w codziennym funkcjonowaniu jednostki.
Jeśli Państwa jednostka publiczna jest reorganizacji i potrzebuje zewnętrznego Inspektora Ochrony Danych, który zapewni ciągłość nadzoru, zaktualizuje dokumentację i wesprze przy wnioskach mieszkańców – skontaktuj się z Direct Group. Na podstawie nowej struktury organizacyjnej zaproponujemy model outsourcingu IOD dostosowany do potrzeb jednostki..
Ochrona danych osobowych jest bardzo ważnym aspektem działania firm i organizacji. Oferujemy wsparcie w budowie systemów ochrony danych dostosowanych do RODO, dbając o bezpieczeństwo informacji i prywatność.
Nasze działania obejmują audyt, dostosowanie procesów do wymogów prawa, szkolenia oraz wsparcie Inspektora Ochrony Danych. Pomagamy firmom skutecznie chronić dane klientów i pracowników.
Zapraszamy organizacje, fundacje, podmioty prywatne i publiczne na bezpłatne szkolenie RODO - indywidualnie dopasowane do specyfiki działalności i potrzeb danego podmiotu. To pierwszy krok, który pozwoli ocenić wyzwania związane z ochroną danych osobowych i przygotować się do dalszych działań.
