Jak wygląda współpraca z Inspektorem Ochrony Danych?

 

👉 Potrzebujesz wsparcia w zakresie ochrony danych osobowych? Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji z ekspertem Direct Group i upewnij się, że Twoja organizacja działa zgodnie z przepisami RODO.

 

Zakres współpracy i obowiązki administratora względem IOD

Zarząd, działający w imieniu administratora danych osobowych ma obowiązek zapewnić warunki umożliwiające skuteczne wykonywanie zadań przez Inspektora Ochrony Danych (IOD), zgodnie z art. 38 RODO. Obejmuje to:

Zapewnienie niezbędnych zasobów:

• Kadrowych, organizacyjnych, infrastrukturalnych
• Dostępu do danych i operacji przetwarzania

Gwarantowanie niezależności IOD:

• brak wydawania poleceń służbowych w zakresie realizacji jego zadań (art. 38 ust. 3 RODO)
• zakaz odwoływania lub karania za realizację obowiązków
• unikanie konfliktu interesów (art. 38 ust. 6 RODO)

Obowiązek konsultowania się z IOD przy:

• ocenie skutków dla ochrony danych (DPIA)
• wdrażaniu nowych procesów przetwarzania danych
• planowaniu strategii przetwarzania danych osobowych

Zadania IOD w zakresie audytów RODO, doradztwa, opiniowania procedur czy zarządzania ryzykiem powinny być integralną częścią strategii zarządzania firmą.

Współpraca IOD z działami wewnętrznymi w organizacji

IOD powinien być trwale włączony w struktury zarządcze i procesowe organizacji. Efektywna ochrona danych wymaga współpracy z:

• działem IT (wdrożenie środków technicznych i organizacyjnych, analiza ryzyka, incydenty bezpieczeństwa)
• działem HR (przetwarzanie danych pracowniczych, monitoring, zgody)
• działem marketingu (zgody, profilowanie, działania promocyjne)
• działem prawnym i compliance (umowy powierzenia, klauzule informacyjne, retencja danych)

Skuteczna ochrona danych osobowych nie istnieje bez sprawnej komunikacji IOD z innymi działami. Szczególnie ważna jest Współpraca IOD z działem IT, który odpowiada za informatyczne mechanizmy ochrony danych i bezpieczeństwa danych osobowych. Równie istotna jest Współpraca IOD z pracownikami działów HR, marketingu, administracji i prawnego.

IOD nie powinien być traktowany jako przeszkoda, lecz jako element systemu zgodności (compliance).

Zadania Inspektora Ochrony Danych w relacji z zarządem

Do kluczowych zadań IOD względem zarządu należą:

• doradztwo w zakresie zgodności z przepisami o ochronie danych (art. 39 ust. 1 lit. a)
• monitorowanie wdrażania polityk i procedur (lit. b)
• przeprowadzanie audytów zgodności (lit. b)
• zgłaszanie naruszeń danych do PUODO (gdy administrator uzna to za konieczne – art. 33 RODO)
• wspieranie przeprowadzania DPIA (lit. c)
• pełnienie funkcji kontaktowej z UODO (lit. d)

IOD nie podejmuje decyzji operacyjnych – nie odpowiada za zgodność z RODO, lecz za doradztwo i monitorowanie (motyw 97 RODO).

Zasady dotyczące niezależności i poufności IOD

Niezależność IOD i zachowanie przez niego poufności oparte są na następujących zasadach:

• IOD ma obowiązek zachowania tajemnicy lub poufności w odniesieniu do wykonywania swoich zadań (art. 38 ust. 5 RODO).
• Zarząd nie może wpływać na jego oceny ani wyniki działań.
• Należy zadbać o unikanie powiązań organizacyjnych prowadzących do konfliktu interesów (np. z funkcją kierownika IT, kadr, compliance).
• IOD powinien mieć zapewniony realny udział w decyzjach strategicznych dotyczących ochrony danych osobowych.

Dobre praktyki w ramach współpracy zarządu z IOD

Dobre praktyki w ramach współpracy zarządu z IOD to m.in.:

• Wspólne opracowywanie strategii ochrony danych osobowych
• Regularne sprawozdania IOD do zarządu
• Włączenie IOD w cykl decyzyjny na etapie planowanie projektów
• Reagowanie na rekomendacje IOD (np. wobec zmiany polityk, wdrożenia nowych zabezpieczeń)
• Dokumentowanie współpracy w formie planu działań

Jak wygląda współpraca z Inspektorem Ochrony Danych? Podsumowanie

Współpraca z IOD nie jest jedynie obowiązkiem formalnym, ale elementem realnego systemu zarządzania zgodnością z RODO. Kluczowe jest zrozumienie roli IOD przez zarząd, poszanowanie jego niezależności oraz traktowanie jako partnera w planowaniu strategii organizacji. Inspektor Ochrony Danych powinien dbać o odpowiednią komunikację z zarządem organizacji, między innymi poprzez regularne sprawozdania. 

👉 Chcesz zbudować skuteczny system współpracy z IOD? Skontaktuj się z nami – oferujemy bezpłatną konsultację RODO, audyt i pomoc we wdrożeniu najlepszych praktyk w Twojej organizacji!

👉 Skorzystaj z usługi Outsourcing IOD