Co zrobić po audycie RODO?

Jak wdrożyć zalecenia i ustalić priorytety działań?

Zakończenie audytu RODO i otrzymanie raportu nie kończy procesu porządkowania ochrony danych osobowych w organizacji. Wnioski z audytu powinny stać się podstawą do zaplanowania konkretnych działań: usunięcia stwierdzonych niezgodności, ograniczenia ryzyka oraz aktualizacji dokumentacji i stosowanych procedur. Ważne jest przy tym ustalenie właściwej kolejności prac. Nie wszystkie zalecenia mają taki sam poziom istotności i nie wszystkie muszą być realizowane jednocześnie.

Raport z audytu RODO – od czego zacząć?

Pierwszym krokiem powinno być dokładne przeanalizowanie raportu i uporządkowanie zaleceń według wagi niezgodności, poziomu ryzyka oraz pilności działań. Innego podejścia wymagają nieaktualne zapisy w dokumencie wewnętrznym, a innego sytuacja, w której organizacja przetwarza dane bez właściwej podstawy prawnej, nie uregulowała prawidłowo współpracy z podmiotem przetwarzającym albo stosuje niewystarczające zabezpieczenia.

Dobrze przeprowadzony audyt RODO powinien pozwolić nie tylko wskazać nieprawidłowości, ale również określić ich znaczenie i zaproponować działania naprawcze. Dzięki temu organizacja może skoncentrować się najpierw na najpoważniejszych niezgodnościach oraz obszarach powodujących największe ryzyko dla osób, których dane dotyczą.

Jak ustalić priorytety działań po audycie?

Zalecenia warto podzielić na kilka grup. W pierwszej kolejności powinny zostać wdrożone działania dotyczące istotnych niezgodności lub zagrożeń wymagających szybkiej reakcji. Kolejna grupa może obejmować zadania ważne, które wymagają przygotowania zmian organizacyjnych, technicznych lub dokumentacyjnych. Pozostałe rekomendacje mogą mieć charakter usprawniający i być realizowane w dalszej kolejności.

Przy ustalaniu priorytetów należy brać pod uwagę m.in. wagę stwierdzonej niezgodności, skalę i charakter przetwarzania oraz prawdopodobieństwo i wagę możliwych skutków dla praw i wolności osób. Warto również przypisać każdemu zadaniu osobę odpowiedzialną oraz termin realizacji. Dzięki temu raport nie pozostaje dokumentem odłożonym po audycie, lecz staje się rzeczywistym planem działań.

Aktualizacja dokumentacji to tylko część zmian

Jednym z częstych rezultatów audytu jest konieczność zmiany polityk, rejestrów, klauzul informacyjnych, upoważnień czy procedur. Sama aktualizacja dokumentacji RODO nie zawsze rozwiązuje jednak stwierdzony problem. Jeżeli podczas audytu wykryto np. niewłaściwe zarządzanie dostępami, zbyt długie przechowywanie danych lub brak odpowiedniej kontroli nad dostawcami, konieczne mogą być również zmiany w sposobie działania pracowników, konfiguracji systemów albo współpracy z podmiotami zewnętrznymi.

Dokumentacja powinna odzwierciedlać rzeczywiste procesy organizacji, a nie zastępować ich prawidłowego uporządkowania.

Jak kontrolować realizację zaleceń?

Po wdrożeniu najważniejszych zmian warto sprawdzić, czy zostały one rzeczywiście zastosowane. W przypadku większej liczby zaleceń pomocna może być lista działań zawierająca opis problemu, rekomendowane rozwiązanie, osobę odpowiedzialną, termin oraz status realizacji. Niektóre działania warto ponownie zweryfikować po ich wdrożeniu, a następnie – w zależności od charakteru rozwiązania – okresowo sprawdzać ich skuteczność.

Dotyczy to szczególnie zmian obejmujących procedury stosowane przez pracowników, bezpieczeństwo systemów czy nowe zasady przechowywania danych. Jeżeli organizacja korzysta ze stałego outsourcingu IOD, Inspektor Ochrony Danych może monitorować realizację zaleceń dotyczących ochrony danych, doradzać w tym zakresie oraz zwracać uwagę na nowe ryzyka.

Audyt jako element ciągłego zarządzania zgodnością

Ochrona danych nie jest jednorazowym projektem. Organizacje wdrażają nowe systemy, zmieniają dostawców, zatrudniają pracowników i rozwijają zakres świadczonych usług. Z tego powodu rozwiązania uznane za prawidłowe w momencie audytu mogą po pewnym czasie wymagać ponownej oceny. Regularna weryfikacja sposobu przetwarzania danych pozwala szybciej wykrywać problemy i dostosowywać stosowane zabezpieczenia do rzeczywistego ryzyka.

Direct Group wspiera firmy i instytucje zarówno w przeprowadzaniu audytów RODO, jak i w późniejszym wdrażaniu działań naprawczych. Jeżeli potrzebują Państwo pomocy w ocenie zgodności organizacji lub uporządkowaniu zaleceń po przeprowadzonym audycie, zapraszamy do kontaktu. Pomożemy zaplanować działania i przeprowadzić organizację przez kolejne etapy ich realizacji.