Zgłoszenia zewnętrzne

Zgłoszenia zewnętrzne sygnalistów stanowią jedną z trzech przewidzianych przez ustawę o ochronie sygnalistów form raportowania naruszeń prawa. Są to zgłoszenia kierowane poza strukturę organizacji – do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego właściwego organu publicznego, wyznaczonego do ich przyjmowania i rozpatrywania. Celem tego mechanizmu jest zapewnienie, że sygnalista podlega ochronie również w sytuacji, gdy zgłasza naruszenie prawa poza swoją firmą lub instytucją, a sprawa wymaga rozpatrzenia przez podmiot posiadający kompetencje nadzorcze lub kontrolne.

Zapewniamy wsparcie w procedurach dotyczących Ochrony Sygnalistów
– skontaktuj się z nami!

Kiedy stosuje się zgłoszenia zewnętrzne

Procedura zgłoszeń zewnętrznych znajduje zastosowanie w sytuacjach, gdy:

• organizacja nie wdrożyła procedury zgłoszeń wewnętrznych,
• sygnalista uznaje, że zgłoszenie wewnętrzne byłoby nieskuteczne lub mogłoby narazić go na działania odwetowe,
• wcześniejsze zgłoszenie wewnętrzne nie przyniosło rezultatów.

Procedura dokonywania zgłoszeń zewnętrznych

Zgłoszenia zewnętrzne nie podlegają wewnętrznym procedurom organizacji. Sygnalista kieruje je bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich albo do właściwego organu publicznego, w zależności od rodzaju naruszenia. Organ przyjmujący zgłoszenie ma obowiązek potwierdzić jego przyjęcie w terminie 7 dni oraz przekazać informację o działaniach następczych w ciągu 3 miesięcy (w wyjątkowych sytuacjach – do 6 miesięcy). Zgłoszenie zewnętrzne można złożyć niezależnie od zgłoszenia wewnętrznego, bez obowiązku zachowania kolejności.

Ochrona sygnalistów przy zgłoszeniach zewnętrznych

Ustawa o ochronie sygnalistów zapewnia sygnalistom dokonującym zgłoszeń zewnętrznych pełnię gwarancji ochronnych. W szczególności obejmuje to:

• objęcie ochroną od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, iż informacje są prawdziwe i dotyczą naruszenia prawa
• zakaz podejmowania wobec sygnalisty działań odwetowych, w tym zwolnienia z pracy, degradacji, odmowy awansu, ograniczenia dostępu do szkoleń, mobbingu, zastraszania czy innych form represji
• rozszerzenie ochrony także na osoby pomagające sygnaliście, osoby z nim powiązane oraz podmioty prawne, z którymi jest związany
• obowiązek zachowania poufności tożsamości sygnalisty oraz innych osób wskazanych w zgłoszeniu.

Zakres informacji w zgłoszeniach zewnętrznych

Zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń prawa mogą obejmować:

• opis naruszenia prawa wraz ze wskazaniem czasu, miejsca i okoliczności zdarzenia,
• dostępne dowody lub źródła dowodowe, które mogą potwierdzić zgłaszane informacje,
• dane kontaktowe sygnalisty, jeżeli zdecyduje się je podać – zgłoszenie może być także dokonane anonimowo,
• inne informacje istotne dla oceny zasadności i rozpatrzenia zgłoszenia.

Obieg zgłoszenia zewnętrznego

Po tym, jak zgłoszenie zostało złożone, organ przyjmujący prowadzi je według procedury określonej w ustawie:

• Przekazanie zgłoszenia do odpowiedniej jednostki lub komórki merytorycznej.
• Jeżeli sprawa nie należy do kompetencji tego organu, zgłoszenie przekazuje się do właściwego organu publicznego, informując o tym sygnalistę.
• Podjęcie działań następczych, których celem jest weryfikacja zgłoszenia i podjęcie odpowiednich kroków w związku z naruszeniem prawa.
• Przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście w terminie przewidzianym przepisami.
• Organy publiczne sporządzają okresowe sprawozdania dotyczące otrzymanych zgłoszeń i podejmowanych działań, które przekazują Rzecznikowi Praw Obywatelskich.

Bezpieczeństwo i poufność

Zapewnienie poufności oraz bezpiecznego obiegu informacji stanowi podstawę systemu zgłoszeń zewnętrznych. Dane osobowe sygnalisty, osoby, której zgłoszenie dotyczy, oraz osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu są chronione zgodnie z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów i RODO. Ujawnienie tożsamości sygnalisty bez jego zgody jest niedozwolone.

➡️ Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o ochronie sygnalistów i wdrożeniu skutecznych procedur w swojej organizacji, skontaktuj się z nami – pomożemy Ci zadbać o pełne bezpieczeństwo i zgodność z prawem.