Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Procedura zgłoszeń wewnętrznych to kluczowy element systemu ochrony sygnalistów. Jej głównym zadaniem jest zapewnienie bezpiecznego, poufnego i zgodnego z prawem przekazywania informacji o naruszeniach. Ustawa o ochronie sygnalistów oraz przepisy unijne zobowiązują organizacje do stworzenia jasnych zasad przyjmowania zgłoszeń, ich rejestrowania oraz podejmowania działań następczych.

Celem utworzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych jest nie tylko formalne spełnienie wymogów prawnych, lecz także budowanie zaufania wśród pracowników, kontrahentów i innych osób zgłaszających naruszenia prawa. Skuteczna procedura zgłoszeń zapewnia sygnaliście poczucie bezpieczeństwa i realną ochronę przed działaniami odwetowymi.

Zapewniamy wsparcie w procedurach dotyczących Ochrony Sygnalistów
– skontaktuj się z nami!

Zakres stosowania procedury zgłoszeń

Zgłoszenia wewnętrzne obejmują wszelkie informacje o naruszeniach prawa Unii i prawa krajowego w obszarach wskazanych w ustawie, a także – jeśli organizacja tak postanowi - przepisów wewnętrznych lub etyki organizacyjnej, w związku z wykonywaniem służbowych obowiązków. Zgodnie z ustawą, zgłoszenie wewnętrzne może złożyć zarówno pracownik etatowy, osoba świadcząca pracę w innej formie, jak i były pracownik, kandydat do pracy, dostawca czy stażysta (art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów).

Procedury dotyczące sygnalistów muszą przewidywać jasne kryteria, jakie informacje objęte zgłoszeniem kwalifikują się do dalszej analizy i działań następczych.

Wprowadzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych

Wprowadzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych wymaga zaplanowania i wdrożenia mechanizmów, zgodnych z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów. Wewnętrzna procedura zgłoszeń powinna być dostępna w formie pisemnej i elektronicznej, napisana w sposób zrozumiały dla wszystkich potencjalnych sygnalistów.

➡️ Element procedury zgłoszeń powinien obejmować:

• wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych,
• określenie kanałów, którymi można dokonać zgłoszenia wewnętrznego (pisemnie – w tym elektronicznie, ustnie – np. telefonicznie, a na wniosek sygnalisty – spotkanie bezpośrednie w ciągu 14 dni),
• zasady ochrony poufności i tożsamości sygnalisty,
• tryb potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego (do 7 dni),
• procedury działań następczych i przekazania informacji zwrotnej (do 3 miesięcy).

Proces przyjmowania i rejestrowania zgłoszeń wewnętrznych

Przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych powinno odbywać się w sposób poufny, z poszanowaniem ochrony danych osobowych i tożsamości sygnalisty. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia powinno nastąpić w przewidzianym przez ustawę terminie, z przekazaniem sygnaliście informacji o dalszym toku sprawy. Każde zgłoszenie wewnętrzne powinno być wpisane do rejestru zgłoszeń, w którym odnotowuje się dzień dokonania zgłoszenia, przedmiot zgłoszenia oraz działania następcze podjęte w odpowiedzi na zgłoszenie.

Weryfikacja i działania następcze

Weryfikacja zgłoszenia wewnętrznego jest kluczowym etapem procedury. Polega na sprawdzeniu, czy zgłoszenie sygnalisty dotyczy naruszenia prawa, przepisów wewnętrznych lub innych wskazanych w procedurze standardów organizacji. Następnie podejmowane są działania następcze, mające na celu przeciwdziałanie naruszeniu prawa lub wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości. Procedury przyjmowania zgłoszeń sygnalistów powinny określać sposób przekazywania informacji zwrotnej sygnaliście w terminach wskazanych w ustawie (do 7 dni potwierdzenie przyjęcia, do 3 miesięcy informacja o działaniach następczych, z zachowaniem poufności danych i ochrony tożsamości.

Obowiązki organizacji wynikające z ustawy

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, organizacje mają obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia, podjęcia działań następczych – w przypadku wystąpienia naruszenia - oraz przekazania mu informacji o wyniku postępowania. Ochrona osób zgłaszających ma na celu wyeliminowanie obaw przed działaniami odwetowymi, takimi jak zwolnienie, obniżenie wynagrodzenia czy inne formy represji. Niniejsza procedura powinna być regularnie aktualizowana, a jej stosowanie monitorowane. Możliwość dokonywania zgłoszeń anonimowych może dodatkowo zwiększyć skuteczność całego systemu, ale jest to opcja fakultatywna, zależna od decyzji organizacji.

Dlaczego warto wdrożyć procedurę?

Prawidłowo opracowana i wdrożona procedura zgłoszeń wewnętrznych nie tylko pozwala spełnić wymogi prawne, ale także wpływa na kulturę organizacyjną firmy. Jasne zasady przyjmowania zgłoszeń, ich weryfikacji i prowadzenia działań następczych sprzyjają transparentności i zapobieganiu naruszeniom prawa.

Zaproszenie do współpracy

Jeżeli Twoja organizacja potrzebuje wsparcia we wdrożeniu lub aktualizacji procedury zgłoszeń wewnętrznych, zapewnieniu skutecznej ochrony sygnalistów oraz dostosowaniu procesów do wymogów ustawy o ochronie sygnalistów – zapraszamy do kontaktu. Oferujemy kompleksowe doradztwo, przygotowanie dokumentacji oraz szkolenia, które pomogą w skutecznym i zgodnym z prawem działaniu.