Zespół ds. badania zgłoszeń sygnalistów

W każdej organizacji, wdrażającej przepisy ustawy o ochronie sygnalistów, kluczową rolę odgrywa wyznaczona osoba lub komórka organizacyjna odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń. W praktyce funkcję tę może pełnić specjalnie powołana jednostka wewnętrzna określana jako Zespół ds. Sygnalistów. Taki zespół odpowiada za profesjonalne przyjmowanie zgłoszeń, ich wstępną analizę, koordynację procesu rozpatrywanie zgłoszeń sygnalistów oraz rekomendacji działań następczych. Zespół pełni funkcję niezależnego organu wewnętrznego, który zapewnia ochronę tożsamości osób zgłaszających naruszenia prawa, minimalizuje ryzyko działań odwetowych i gwarantuje, że każde zgłoszenie zostanie rozpatrzone zgodnie z obowiązującymi procedurami.

Zapewniamy wsparcie w procedurach dotyczących Ochrony Sygnalistów
– skontaktuj się z nami!

Zakres odpowiedzialności Zespołu ds. badania zgłoszeń

1. Przyjmowanie i rejestracja zgłoszeń

Głównym zadaniem zespołu jest przyjmowanie zgłoszeń naruszeń, a także ich późniejsze rozpatrywanie. Każde zgłoszenie jest odnotowane w Rejestrze zgłoszeń z zachowaniem zasad ochrony danych sygnalisty i poufności treści zgłoszenia. W przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego Zespół potwierdza jego przyjęcie i nadaje numer w rejestrze.

2. Weryfikacja i rozpatrywanie zgłoszeń

Po otrzymaniu informacji Zespół dokonuje weryfikacji zgłoszenia, ustalając, czy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, czy mieści się w zakresie procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz ram ustawowych. Na tym etapie mogą być prowadzone działania wyjaśniające dotyczące zgłoszenia oraz konsultacje z osobami posiadającymi wiedzę na temat przedmiotu zgłoszenia.

3. Rekomendowanie działań następczych

Jeżeli zgłoszenie potwierdza naruszenie prawa lub inne poważne nieprawidłowości, Zespół jest zobowiązany do zarekomendowania działań następczych. Mogą one obejmować wszczęcie postępowania wewnętrznego, skierowanie sprawy do organu publicznego, przekazanie informacji odpowiednim służbom lub wprowadzenie działań naprawczych.

Procedury postępowania ze zgłoszeniami

Każda organizacja powinna posiadać spójną wewnętrzną procedurę zgłoszeń, w tym procedurę zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz procedurę przyjmowania zgłoszeń. Dokument ten powinien określać:

• tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
• sposób potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia,
• zasady przetwarzania danych osobowych sygnalisty,
• kryteria prowadzenia działań następczych,
• ochronę osób dokonujących zgłoszeń.

Rodzaje zgłoszeń badanych przez Zespół ds. badania zgłoszeń Sygnalistów

Zespół do spraw Sygnalistów odpowiada za rozpatrywanie zgłoszeń dokonywanych w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych. Przedmiotem badania mogą być w szczególności naruszenia w obszarach wskazanych w ustawie o ochronie sygnalistów, w tym m.in.:

• zgłoszenia dotyczące zamówień publicznych,
• zgłoszenia dotyczące bezpieczeństwa produktów, usług, rynków finansowych,
• zgłoszenia dotyczące ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych osobowych,
• zgłoszenia dotyczące przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu.

Zgłoszenia dotyczące naruszeń regulacji wewnętrznych, kodeksów etycznych i innych standardów przyjętych w organizacji są rozpatrywane jeżeli pracodawca zdecyduje się objąć je zakresem procedury.

Ochrona sygnalistów i przetwarzanie danych

System zgłaszania naruszeń w organizacji musi zapewniać zarówno skuteczną ochronę sygnalistów, jak i zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych. Sygnalista korzysta z ochrony od momentu dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, iż przekazywane informacje są prawdziwe i dotyczą naruszenia prawa. Ochrona osób zgłaszających naruszenia obejmuje zabezpieczenie tożsamości sygnalisty oraz ochronę przed działaniami odwetowymi.

Działania następcze i raportowanie

Zespół ds. sygnalistów po otrzymaniu i wstępnej analizie zgłoszenia podejmuje działania następcze zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów. Do najważniejszych należą:

• Weryfikacja zasadności zgłoszenia i ocena, czy dotyczy ono obszarów wskazanych w ustawie lub procedurze wewnętrznej,
• Zebranie materiału dowodowego, w tym przyjmowanie wyjaśnień, analiza dokumentów,
• Opracowanie rekomendacji dotyczących dalszych kroków, w tym działań naprawczych lub zapobiegawczych,
• Przygotowanie raportu końcowego zawierającego ustalenia oraz propozycję rozsrzygnięcia sprawy.

Raport przekazywany jest kierownictwu organizacji w celu podjęcia decyzji o wdrożeniu działań naprawczych lub uznaniu zgłoszenia za niezasadne. Wszystkie czynności podejmowane przez Zespół prowadzone są w sposób bezstronny, udokumentowany i z zachowaniem poufności danych.

Profesjonalna obsługa zgłoszeń w Twojej organizacji

Oferujemy wsparcie w tworzeniu i wdrażaniu Zespołu ds. badania zgłoszeń sygnalistów, obejmujące opracowanie procedur zgłoszeń, wdrożenie systemu rejestracji zgłoszeń i zabezpieczenia tożsamości sygnalisty. Dzięki temu Twoja organizacja będzie działała zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, a wszystkie zgłoszenia sygnalistów będą obsługiwane w sposób rzetelny i zgodny z prawem.