Zakaz działań odwetowych wobec sygnalistów – jak chronić pracowników?

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego oraz polska ustawa o ochronie sygnalistów wprowadziły jasne przepisy dotyczące zakazu działań odwetowych wobec osób zgłaszających naruszenia prawa. Celem regulacji jest stworzenie bezpiecznego środowiska, w którym sygnaliści nie muszą obawiać się represji ani pogorszenia warunków pracy.

➡️ W praktyce oznacza to, że każdy sygnalista korzysta z ochrony prawnej od momentu dokonania zgłoszenia, a organizacja ma obowiązek wdrożenia procedur zapobiegających podejmowaniu działań odwetowych wobec osób zgłaszających nieprawidłowości. Jak w praktyce wygląda ochrona pracowników i jakie obowiązki spoczywają na przedsiębiorcach?

Ochrona sygnalistów jako obowiązek pracodawcy

Wraz z wejściem w życie ustawy, obowiązek ochrony sygnalistów stał się formalną odpowiedzialnością organizacji. Pracodawca ma obowiązek nie tylko umożliwić zgłaszanie naruszeń prawa, ale również zagwarantować, że żadna osoba dokonująca zgłoszenia nie poniesie negatywnych konsekwencji.

Ochrona sygnalistów obejmuje zarówno osoby zgłaszające naruszenia, jak i te, które pomagają w przygotowaniu lub przekazaniu informacji o nieprawidłowościach. Zakres ochrony dotyczy nie tylko pracowników etatowych, ale także osób wykonujących pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, wolontariuszy, stażystów czy podwykonawców.

➡️ W praktyce oznacza to, że każda osoba świadcząca pracę ma prawo zgłosić nieprawidłowość bez obawy o utratę zatrudnienia, pogorszenie warunków pracy czy dyskryminację.

Czym są działania odwetowe wobec sygnalistów?

Działania odwetowe to każde działanie lub zaniechanie skierowane przeciwko sygnaliście w związku z dokonanym zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym Mogą one obejmować zarówno jawne represje, jak i subtelne formy nacisku czy niekorzystne traktowanie, które mają zniechęcać lub karać za zgłoszenie.

Do najczęstszych przykładów działań odwetowych należą:

• wypowiedzenie umowy o pracę lub rozwiązanie współpracy,
• obniżenie wynagrodzenia, pominięcie przy awansie lub odsunięcie od projektów,
• zmiana zakresu obowiązków na mniej korzystny lub pogorszenie warunków zatrudnienia,
• pominięcie w premiach lub świadczeniach,
• mobbing, ośmieszanie lub izolowanie pracownika,
• utrudnianie dokonania kolejnych zgłoszeń.

Zakaz działań odwetowych obejmuje sygnalistów niezależnie od formy współpracy – pracowników, zleceniobiorców, praktykantów, stażystów oraz inne osoby objęte ustawą. Ochrona sygnalisty obowiązuje od momentu dokonania zgłoszenia, nawet jeśli później okaże się ono niezasadne, o ile osoba działała w dobrej wierze i miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że naruszenie mogło wystąpić.

Wobec sygnalistów ochrona i odpowiedzialność organizacji

W kontekście przepisów ochrona sygnalistów ma charakter zarówno prawny, jak i organizacyjny. Oznacza to, że firma musi wdrożyć system ochrony sygnalistów, obejmujący procedurę zgłoszeń wewnętrznych oraz środki zapewniające poufność i bezpieczeństwo danych. Te środki powinny obejmować:

• zapewnienie poufności tożsamości sygnalisty,
• ograniczony dostęp do danych osobowych sygnalistów,
• zabezpieczenie kanałów komunikacji,
• opracowanie zasad rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów,
• jasne wytyczne dotyczące podejmowania działań następczych.

➡️ Brak odpowiednich procedur może skutkować naruszeniem przepisów ustawy, a w konsekwencji odpowiedzialnością cywilną oraz ryzykiem roszczeń odszkodowawczych.

Jakie prawa przysługują sygnalistom?

Prawa sygnalistów wynikają bezpośrednio z ustawy i mają na celu zapewnienie im ochrony przed działaniami odwetowymi. Każdy osoba dokonująca zgłoszenia ma prawo do:

• zachowania poufności danych i tożsamości,
• uzyskania informacji zwrotnej o podjętych działaniach,
• skorzystania z dodatkowych środków ochrony prawnej,
• dochodzenia roszczeń przed sądem pracy w razie działań odwetowych.

System ochrony sygnalistów w praktyce

Skuteczny system ochrony sygnalistów to nie tylko formalność, ale realne narzędzie wspierające transparentność i bezpieczeństwo organizacji. Prawidłowo wdrożony system powinien umożliwiać zgłaszanie nieprawidłowości różnymi kanałami - np. platformę online, dedykowaną skrzynkę e-mail czy infolinię - gwarantując przy zachowaniu pełnej poufności. Istotne elementy dobrze funkcjonującego systemu to:

• wewnętrzne procedury zgłaszania dostosowane do specyfiki organizacji,
• bezpieczne kanały komunikacji,
• odpowiednio przeszkolone osoby odpowiedzialne za rozpatrywanie zgłoszeń sygnalistów,
• prowadzenie rejestru zgłoszeń oraz dokumentowanie działań następczych.

➡️ Dzięki temu przedsiębiorstwo spełnia obowiązki ustawowe, a jednocześnie minimalizuje ryzyko reputacyjne i prawne.

Jak chronić pracowników przed działaniami odwetowymi?

Skuteczna ochrona pracowników przed działaniami odwetowymi wymaga działań prewencyjnych. Organizacja powinna:

• prowadzić szkolenia z zakresu ochrony sygnalistów,
• jasno komunikować zakaz działań odwetowych i jego konsekwencje,
• zapewnić bezpieczne kanały zgłaszania naruszeń,
• zagwarantować bezstronną i poufną weryfikację zgłoszenia,
• reagować na każde zgłoszenie poprzez odpowiednie działania następcze.

➡️ Takie podejście wzmacnia kulturę zaufania i bezpieczeństwa w miejscu pracy.

Bezpieczne środowisko pracy jako wartość organizacyjna

Ochrona sygnalistów to nie tylko wymóg prawny, ale również element budowania kultury organizacyjnej opartej na przejrzystości i zaufaniu. Pracownicy, którzy mają pewność, że mogą bezpiecznie zgłaszać naruszenia prawa czy inne nieprawidłowości, działają z większym zaangażowaniem i lojalnością wobec pracodawcy.

Wdrożenie skutecznych procedur zgłoszeń, uczciwa weryfikacja i jasna komunikacja dotycząca zakazu działań odwetowych to fundament odpowiedzialnego zarządzania. Jeśli chcesz, aby system ochrony sygnalistów w Twojej organizacji działał w pełnym zakresie, skontaktuj się z ekspertami Direct Group.

Zajmujemy się kompleksowym opracowaniem i wdrożeniem procedur, szkoleniem zespołów oraz nadzorem nad zgodnością z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów. Świadczymy również usługi Inspektora Ochrony Danych!