Najczęstsze błędy przy wdrażaniu systemu ochrony sygnalistów

Wdrożenie systemu ochrony sygnalistów to proces wymagający wiedzy, doświadczenia oraz właściwego zrozumienia przepisów ustawy o ochronie sygnalistów. W praktyce, wiele organizacji popełnia błędy już na etapie planowania lub opracowywania procedur, co może prowadzić do braku zgodności z prawem, spadku zaufania pracowników, a nawet do sankcji administracyjnych.

➡️W poniższym artykule omawiamy najczęstsze błędy popełniane przy wdrażaniu systemu ochrony sygnalistów oraz wskazujemy, jak ich unikać, aby zapewnić pełną zgodność z przepisami i realną ochronę osób zgłaszających naruszenia prawa.

1. Brak kompleksowego podejścia do wdrażania systemu ochrony sygnalistów

Najczęstszym błędem jest traktowanie wdrożenia systemu ochrony jako formalnego obowiązku, a nie jako rzeczywistego procesu zapewniającego ochronę osób zgłaszających naruszenia prawa. Organizacje często ograniczają się do stworzenia pojedynczego dokumentu lub uruchomienia jednego kanału zgłoszeń, pomijając kluczowe elementy takie jak:

• opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych,
• zapewnienie poufności tożsamości sygnalisty (wymóg ustawowy),
• szkolenie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie i weryfikację zgłoszeń,
• jasne określenie zasad podejmowania działań następczych i ich dokumentowania.

➡️Skuteczny system wymaga spójnego podejścia – od opracowania procedur i przeszkolenia personelu, po wdrożenie odpowiednich narzędzi umożliwiających prawidłowe przyjmowanie i obsługę zgłoszeń.

2. Nieprawidłowe kanały przyjmowania zgłoszeń

Kolejnym problemem jest brak bezpiecznych, poufnych i łatwo dostępnych kanałów zgłaszania naruszeń. Niektóre organizacje korzystają z ogólnych skrzynek e-mail lub formularzy bez szyfrowania, co zagraża ochronie tożsamości sygnalisty oraz bezpieczeństwu danych. System przyjmowania zgłoszeń musi gwarantować poufność, bezpieczeństwo informacji oraz dostępność różnych form kontaktu, takich jak zgłoszenia pisemne, ustne i elektroniczne. Zgodnie z ustawą organizacja ma obowiązek:

• potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni,
• udzielić informacji zwrotnej o działaniach następczych w terminie do 3 miesięcy.

Brak potwierdzenia odbioru lub brak odpowiedzi w terminie może zostać uznany za naruszenie przepisów ustawy.

3. Niedostateczna ochrona danych i brak procedur poufności

Jednym z filarów systemu ochrony sygnalistów jest właściwe zabezpieczenie danych osobowych oraz informacji dotyczących samego zgłoszenia. Częstym błędem jest brak formalnych procedur poufności lub zbyt szeroki dostęp do dokumentacji, co może doprowadzić do ujawnienia tożsamości sygnalisty. Niewłaściwe przechowywanie dokumentacji, brak szyfrowania lub brak jasnych instrukcji dotyczących rejestrowania, przechowywania i usuwania danych to ryzyka, które mogą doprowadzić do ujawnienia tożsamości sygnalisty.

➡️Dlatego każda organizacja powinna posiadać jasno zdefiniowaną politykę ochrony sygnalistów, określającą zasady dostępu do danych, procedury zachowania poufności oraz odpowiedzialność osób zaangażowanych w proces obsługi zgłoszeń.

4. Brak szkoleń i komunikacji wewnętrznej

Nawet najlepiej opracowany system zgłaszania nieprawidłowości nie będzie działał skutecznie, jeśli pracownicy nie wiedzą o jego istnieniu lub nie rozumieją zasad działania. Wielu przedsiębiorców pomija etap edukacji zespołu, co prowadzi do sytuacji, w której sygnaliści zgłaszający nieprawidłowości obawiają się konsekwencji lub nie wiedzą, gdzie kierować swoje zgłoszenia.

Wdrożenie systemu ochrony powinno obejmować szkolenia z procedur zgłoszeń oraz kampanie informacyjne zwiększające świadomość pracowników w zakresie ochrony osób zgłaszających i zakazu działań odwetowych wobec sygnalistów.

5. Nieprawidłowe prowadzenie rejestru zgłoszeń

Prowadzenie rejestru zgłoszeń to obowiązek wynikający z ustawy o ochronie sygnalistów. Częstym błędem jest pomijanie tego obowiązku lub tworzenie rejestru w sposób niezgodny z wymogami poufności — np. w ogólnodostępnym arkuszu kalkulacyjnym, bez kontroli dostępu i zabezpieczeń.

Tymczasem rejestr zgłoszeń powinien być prowadzony w formie zapewniającej poufność i integralność danych, z dokładnym oznaczeniem dat, opisu sprawy oraz działań następczych i sposobu rozwiązania sprawy.

➡️Profesjonalne wdrożenie obejmuje nie tylko prowadzenie rejestru, lecz także archiwizację danych, kontrolę dostępu i – w przypadku podmiotów zobowiązanych – przekazywanie do RPO zbiorczych informacji o zgłoszeniach zewnętrznych, zgodnie z ustawą.

6. Błędna interpretacja ustawy i brak konsultacji z ekspertami

Złożoność regulacji dotyczących sygnalistów sprawia, że samodzielne wdrożenie procedur często prowadzi do błędów. Niektóre firmy mylnie interpretują, że wdrożenie ustawy dotyczy wyłącznie dużych podmiotów, podczas gdy obowiązek obejmuje również średnich przedsiębiorców zatrudniających co najmniej 50 pracowników (z pewnymi wyjątkami wynikającymi z przepisów sektorowych). Innym częstym błędem jest kopiowanie gotowych dokumentów bez analizy specyfiki działalności. Prowadzi to do niezgodności proceduralnych, braku poufności, nieprawidłowego katalogu naruszeń lub błędnego określenia roli osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń. Takie wdrożenie nie tylko naraża organizację na sankcje, ale również nie zapewnia rzeczywistej ochrony osobom zgłaszającym.

Dlatego tak ważne jest, aby wdrażanie systemów zgłaszania realizować we współpracy z ekspertami, w szczególności z zakresu ochrony danych osobowych, prawa pracy i samej ustawy o sygnalistach. Profesjonalny audyt pozwala ocenić gotowość organizacji, zidentyfikować ryzyka i opracować procedury zgodne z przepisami.

7. Brak działań następczych po przyjęciu zgłoszenia

Wielu pracodawców zapomina, że samo przyjęcie zgłoszenia to dopiero początek procedury. Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, organizacja ma obowiązek podejmowania działań następczych, które mogą obejmować postępowanie wyjaśniające, działania naprawcze lub – gdy jest to uzasadnione - zawiadomienie właściwych organów publicznych. Brak reakcji lub „zamrożenie zgłoszenia” może zostać uznane za niewywiązanie się z obowiązku zapewnienia ochrony oraz z zasad obsługi zgłoszeń wynikających z ustawy.

➡️Skuteczne zarządzanie zgłoszeniami wymaga wdrożenia procesów dotyczących dokumentowania działań następczych, archiwizacji informacji oraz monitorowania przebiegu spraw aż do ich zamknięcia.

8. Pominięcie aspektu zaufania i kultury organizacyjnej

Systemy zgłaszania nieprawidłowości to nie tylko narzędzia techniczne i procedury. To element kultury organizacyjnej opartej na transparentności, odpowiedzialności i gotowości do reagowania na naruszenia. Jeśli pracownicy nie ufają, że zgłoszenie zostanie potraktowane poważnie lub obawiają się działań odwetowych, nawet najlepsza procedura nie będzie działać. Dlatego system ochrony sygnalistów powinien być elementem szerszej strategii etycznej organizacji – jasno komunikowanej, wspieranej przez kierownictwo i obecnej w codziennej praktyce firmy.

Jak uniknąć błędów przy wdrażaniu systemu ochrony sygnalistów?

Aby uniknąć opisanych problemów, warto:

• przeprowadzić audyt i ocenić gotowość organizacji,
• opracować jasne i zgodne z ustawą procedury zgłoszeń naruszeń,
• zapewnić bezpieczne i poufne kanały zgłaszania naruszeń (z możliwością zgłoszeń anonimowych, jeśli organizacja je dopuszcza),
• wdrożyć szkolenia dla osób przyjmujących i weryfikujących zgłoszenia,
• zapewnić stałe wsparcie Inspektora Ochrony Danych,
• regularnie aktualizować dokumentację i narzędzia, zgodnie z przepisami i zmianami organizacyjnymi.

System Ochrony Sygnalistów

System ochrony sygnalistów to fundament przejrzystego i bezpiecznego funkcjonowania każdej organizacji. Uniknięcie najczęstszych błędów – takich jak brak procedur, niewystarczająca ochrona danych osobowych lub brak działań następczych – pozwala nie tylko spełnić wymogi prawne, ale także budować kulturę zaufania i odpowiedzialności.

➡️Jeśli chcesz mieć pewność, że wdrażanie systemu ochrony sygnalistów w Twojej organizacji przebiegnie zgodnie z przepisami i najlepszymi praktykami – skontaktuj się z ekspertami Direct Group. Zajmiemy się kompleksowym wdrożeniem systemu ochrony sygnalistów, od audytu po obsługę zgłoszeń i wsparcie Inspektora Ochrony Danych.