Prawo dostępu do danych – co oznacza i jak je zrealizować?

Prawo dostępu do danych osobowych to jedno z podstawowych uprawnień przysługujących osobom fizycznym na mocy art. 15 RODO. Umożliwia ono każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane, uzyskanie od administratora potwierdzenia, czy jej dane są przetwarzane, a jeżeli tak – uzyskanie dostępu do tych danych oraz szczegółowych informacji na ich temat.

Czym jest prawo dostępu do danych?

➡️Zgodnie z art. 15 RODO, osoba fizyczna, której dane osobowe są przetwarzane, ma prawo otrzymać od administratora następujące informacje:

• czy dane osobowe dotyczące tej osoby są przetwarzane,
• cele przetwarzania,
• kategorie danych osobowych,
• odbiorcy lub kategorie odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione,
• planowany okres przechowywania danych osobowych lub kryteria jego ustalenia,
• przysługujące prawa (w tym prawo do sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu),
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego,
• źródło pochodzenia danych, jeśli nie zostały zebrane od osoby, której dane dotyczą,
• istnienie zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, oraz – w takich przypadkach – istotne informacje o zasadach ich podejmowania i przewidywanych konsekwencjach.

Jak złożyć wniosek o dostęp do danych?

➡️Osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo żądania dostępu do swoich danych w każdej chwili. Wniosek można złożyć w dowolnej formie – pisemnie, mailowo lub ustnie, choć dla celów dowodowych zaleca się formę pisemną.

Po otrzymaniu żądania, administrator ma obowiązek udzielić odpowiedzi nie później niż w ciągu miesiąca. W przypadku złożonych lub licznych żądań termin może zostać przedłużony maksymalnie o dwa miesiące – przy czym administrator musi poinformować osobę o przyczynie opóźnienia. Administrator jest również zobowiązany do poinformowania o sposobie realizacji żądania i – w razie potrzeby – do przekazania kopii danych osobowych.

Co zawiera kopia danych osobowych?

➡️Prawo do otrzymania kopii danych nie oznacza prawa do uzyskania dokumentów w rozumieniu prawa administracyjnego czy cywilnego. „Kopia danych” odnosi się wyłącznie do danych osobowych przetwarzanych przez administratora, które dotyczą osoby wnioskującej. Może to obejmować m.in.:

• dane przekazane przez osobę (np. formularze, zgłoszenia),
• dane wygenerowane przez system (np., rejestry logów, dane operacyjne),
• informacje wynikające z analizy lub przetwarzania danych (np. profilowanie).

Zgodnie z art. 15 ust. 3 RODO pierwsza kopia danych osobowych jest bezpłatna. Za kolejne kopie administrator może pobrać rozsądną opłatę wynikającą z kosztów administracyjnych.

Ograniczenia prawa dostępu

Prawo dostępu do danych nie ma charakteru absolutnego. Może być ograniczone w przypadku, gdy jego realizacja prowadziłaby do naruszenia praw i wolności innych osób – np. prawa do ochrony danych osobowych osób trzecich, tajemnicy handlowej lub tajemnicy zawodowej (motyw 63 RODO).

W takim przypadku administrator ma obowiązek odpowiednio uzasadnić odmowę lub ograniczenie zakresu odpowiedzi.

Prawo dostępu do danych w codziennym życiu

➡️Prawo dostępu do danych stanowi fundament zasady przejrzystości i rozliczalności w przetwarzaniu danych osobowych. Każda osoba fizyczna ma prawo uzyskać informację, czy jej dane są przetwarzane, poznać zakres tego przetwarzania oraz otrzymać kopię danych.

Administratorzy są zobowiązani do prawidłowego realizowania tego prawa, przestrzegania terminów oraz informowania osoby, której dane dotyczą, o jej prawach i obowiązkach. Wdrożenie procedur obsługi takich wniosków to nie tylko obowiązek prawny, ale i element budowania zaufania w relacjach z klientami, pracownikami i kontrahentami.

Zobacz też:

Prawa osób których dane dotyczą

Prawo do sprostowania danych

Prawo do usunięcia danych