Prawo do sprostowania danych – kiedy i jak z niego skorzystać?

Prawo do sprostowania danych osobowych przysługuje każdej osobie fizycznej, której dane są przetwarzane, na mocy art. 16 RODO. Uprawnienie to pozwala zażądać od administratora poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych – tak, aby były one zgodne ze stanem faktycznym i adekwatne do celów przetwarzania.

Co oznacza prawo do sprostowania danych?

Prawo do sprostowania danych obejmuje dwa główne aspekty:

• sprostowanie danych nieprawidłowych – np. błędnie zapisane imię, nazwisko, adres czy numer identyfikacyjny,
• uzupełnienie danych niekompletnych – np. dodanie brakującej informacji istotnej z punktu widzenia celu przetwarzania danych.

 

Administrator ma obowiązek dokonać sprostowania „bez zbędnej zwłoki”, zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W przypadku wątpliwości, może poprosić o dodatkowe informacje lub dokumenty potwierdzające prawidłowość danych.

Kiedy można skorzystać z prawa do sprostowania?

Osoba fizyczna może skorzystać z prawa do sprostowania w każdej sytuacji, gdy:

• dane osobowe są nieprawdziwe, błędne, nieaktualne,
• dane osobowe są niekompletne względem celu ich przetwarzania,
• zmieniły się dane osoby, której dotyczą (np. po zmianie nazwiska, adresu zamieszkania).

Dotyczy to wszystkich danych osobowych, których przetwarzanie wynika z obowiązków ustawowych, umownych lub opartych na zgodzie.

Jak złożyć żądanie sprostowania danych?

Żądanie może zostać złożone w dowolnej formie, ale dla celów dowodowych zalecane jest złożenie go na piśmie lub drogą elektroniczną. Wniosek o sprostowanie danych powinien zawierać:

• dane identyfikacyjne osoby składającej żądanie,
• wskazanie danych, które wymagają sprostowania lub uzupełnienia,
• poprawną treść danych,
• dokumenty potwierdzające prawidłowość danych (jeśli są wymagane).

Administrator informuje osobę, której dane dotyczą, o wykonaniu sprostowania w terminie nie później niż w ciągu miesiąca. W wyjątkowych przypadkach termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące (art. 12 ust. 3 RODO).

Co, jeśli administrator odmówi sprostowania?

Jeśli administrator odmówi sprostowania danych, musi uzasadnić swoją decyzję. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych lub skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Warto podkreślić, że administrator jest zobowiązany do przetwarzania danych zgodnie z zasadą prawidłowości danych osobowych. Oznacza to, że dane osobowe muszą być aktualne i zgodne ze stanem faktycznym.

Prawo sprostowania danych - podsumowanie

Prawo do sprostowania danych to istotny element ochrony danych osobowych i realizacji praw osób, których dane dotyczą. Uprawnia podmiot danych do żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych informacji. Administrator ma obowiązek zareagować na żądanie osoby i dokonać sprostowania danych osobowych bez zbędnej zwłoki.

Dbałość o prawidłowość danych to nie tylko obowiązek prawny, ale również przejaw profesjonalizmu i zaufania w relacjach z klientami i kontrahentami.