Okres przechowywania danych osobowych – zasady i obowiązki

Przechowywanie danych osobowych to jedno z kluczowych zagadnień. Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. e RODO, dane można przechowywać wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Po upływie tego okresu należy je usunąć lub zanonimizować, chyba że istnieje inna podstawa prawna ich dalszego przechowywania (np., wynikająca z przepisów podatkowych lub prawa pracy). Zasada ograniczenia przechowywania współgra z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit c), która nakazuje ograniczać zarówno zakres, jak i czas przetwarzania do niezbędnego minimum.

Dlaczego terminy przechowywania danych osobowych są tak istotne?

Każda organizacja gromadzi dane osobowe – od danych pracowników, przez dane klientów, po dane kontaktowe kontrahentów. Nieprawidłowe ustalenie okresów przechowywania może naruszać zasady RODO i skutkować administracyjnymi karami pieniężnymi oraz utratą zaufania. Odpowiednio opracowana polityka przechowywania danych pozwala na:

• zapewnienie zgodności z prawem (RODO, przepisy szczególne, prawo pracy),
• lepsze zarządzanie i uporządkowanie zasobów danych (z jasno zdefiniowanymi okresami i dowodami usunięcia lub anonimizacji),
• skuteczne egzekwowanie retencji danych w firmie (procedury i mechanizmy automatyczne),
• ograniczenie ryzyka i wzmocnienie bezpieczeństwa przetwarzania danych.

Okres przechowywania danych osobowych – podstawowe zasady

RODO nie wskazuje jednego, uniwersalnego okresu przechowywania wszystkich kategorii danych. Czas retencji zależy od celu przetwarzania, rodzaju dokumentacji oraz przepisów szczególnych, takich jak Kodeks pracy, ustawa o rachunkowości czy ordynacja podatkowa. Dlatego niezbędny jest regularny przegląd zbiorów danych i weryfikacja, czy zakres i czas ich przechowywania są nadal uzasadnione. Najczęściej stosowane okresy to:

• dane osobowe pracowników – 10 lat dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. oraz 50 lat dla pracowników zatrudnionych wcześniej,
• dane osobowe klientów – do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy,
• dane kontaktowe wykorzystywane w celach marketingowych - do momentu wycofania zgody lub utraty celu przetwarzania lub - przy przetwarzaniu w oparciu o uzasadniony interes – do czasu skutecznego sprzeciwu.

Zróżnicowanie okresów przechowywania danych osobowych pokazuje, że każda organizacja powinna indywidualnie określać zasady retencji i udokumentować je w procedurach wewnętrznych.

Retencja danych osobowych w praktyce

Retencja danych osobowych polega na planowym określeniu, jak długo dane mogą być przechowywane, oraz na ich bezpiecznym usunięciu lub anonimizacji po utracie celu przetwarzania. Proces usuwania powinien gwarantować, że dane nie mogą zostać odtworzone ani ponownie wykorzystane, a jego przebieg powinien być udokumentowany. Każda organizacja powinna wdrożyć procedury obejmujące:

• ustalenie okresów przechowywania dokumentacji zgodnie z przepisami prawa oraz przyjętymi zasadami retencji,
• zarządzanie danymi poprzez regularny przegląd zbiorów i weryfikację zasadności dalszego przechowywania,
• usunięcie lub trwałą anonimizację danych po upływie okresu retencji, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i rozliczalności.

Stosowanie zasad retencji nie jest jedynie wymogiem formalnym, lecz stanowi przejaw odpowiedzialnego i przejrzystego zarządzania danymi osobowymi w organizacji.

Polityka przechowywania danych a praktyczne wyzwania

Dobrze przygotowana polityka przechowywania danych osobowych powinna określać okresy retencji poszczególnych kategorii danych, uwzględniać obowiązki wynikające z przepisów prawa oraz wspierać bieżące działania administratora w zakresie ochrony danych. Warto pamiętać, że:

• dane osobowe muszą być adekwatne i ograniczone do niezbędnego minimum,
• każdy cel przetwarzania ma swój dopuszczalny okres przechowywania,
• ustalone okresy retencji powinny być dokumentowane i regularnie weryfikowane,
• dane szczególnych kategorii (np. zdrowotne) wymagają szczególnej ochrony,
• naruszenie zasad retencji może stanowić naruszenie ochrony danych i prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.

Przemyślana polityka retencji ułatwia zgodne z prawem i bezpieczne zarządzanie danymi osobowymi, a także ogranicza ryzyko naruszeń i utraty zaufania ze strony klientów oraz pracowników. Skontaktuj się z nami, i skorzystaj z wdrożenia RODO w firmie lub organizacji.