Jak zgodnie z RODO zbierać i przetwarzać dane klientów w e-sklepie?

Legalne zbieranie danych klientów

Zgodnie z przepisami RODO, każda firma prowadząca działalność e-commerce musi przestrzegać zasad dotyczących przetwarzania danych klientów. Zbierane dane osobowe, takie jak dane identyfikacyjne, dane kontaktowe czy dane transakcyjne, muszą mieć jasno określony cel przetwarzania danych oraz prawne podstawy przetwarzania danych. Administrator danych osobowych jest zobowiązany do zapewnienia, że przetwarzanie danych klientów odbywa się zgodnie z zasadami minimalizacji danych, ograniczenia celu i przejrzystości.

Zgoda na przetwarzanie danych w e-sklepie

Jeśli podstawą przetwarzania danych jest zgoda (np. na działania marketingowe lub przesłanie newslettera), musi ona być:

• Dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna
• Możliwa do wycofania w każdej chwili, bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania
• Oddzielona od innych zgód, np. zgody marketingowe nie mogą być łączone z akceptacją regulaminu

E-sklep powinien spełnić obowiązek informacyjny zgodnie z art. 13 RODO – np. poprzez politykę prywatności lub osobne klauzule informacyjne

Obowiązki administratorów danych w zakresie ochrony danych osobowych

Administrator ma obowiązek wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, które zabezpieczą dane osobowe przed wszelkimi naruszeniami. W przypadku, gdy dochodzi do powierzenia danych osobowych podmiotom trzecim, takim jak firmy kurierskie czy dostawcy usług płatniczych, konieczne jest zawarcie umowy powierzenia danych. Aby zadbać o skuteczny nadzór nad zgodnością przetwarzania danych z przepisami, administrator może wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych.

Przechowywanie i zarządzanie danymi klientów

Dane należy przechowywać przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania – np. przez czas trwania umowy, wymagany przepisami rachunkowymi lub do momentu cofnięcia zgody. Klient ma prawo m.in. do:

• dostępu do swoich danych,
• sprostowania lub usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania danych w określonych przypadkach (np. marketing bezpośredni).

E-sklep powinien posiadać procedury realizacji tych praw.

Dobre praktyki i zgodność z przepisami

Przekazywanie danych do firm kurierskich, podmiotów przetwarzających dane czy zewnętrznych systemów marketingowych musi być zgodne z obowiązującymi regulacjami. E-sklepy powinny na bieżąco aktualizować swoje procedury, aby zapewnić zgodność z przepisami RODO i minimalizować ryzyko naruszenia ochrony danych. Warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych zasad:

• Regularne przeglądy polityki ochrony danych i jej dostosowanie do aktualnych wymogów prawnych.
• Transparentne komunikowanie zasad przetwarzania danych klientom, aby zwiększyć ich świadomość i zaufanie.
• Odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem.

Wsparcie ekspertów w ochronie danych osobowych

Właściwe zarządzanie danymi klientów w e-sklepie wymaga znajomości aktualnych przepisów i najlepszych praktyk. Direct Group oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych, pomagając firmom wdrożyć skuteczne procedury zgodne z RODO. Nasze usługi obejmują:

• Audyty zgodności z RODO i doradztwo w zakresie przetwarzania danych osobowych.
• Pomoc w opracowaniu polityki ochrony danych oraz dokumentacji wymaganej przez przepisy.
• Outsourcing IOD oraz wdrożenie procedur ochrony sygnalistów
• Wsparcie w zarządzaniu danymi osobowymi i minimalizacji ryzyka naruszeń. Dzięki naszym usługom przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że ich działalność jest zgodna z obowiązującymi regulacjami, a dane ich klientów są odpowiednio zabezpieczone.