Inspektor Ochrony Danych a RODO – co mówią przepisy?

RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, nakłada szereg obowiązków na administratorów oraz podmioty przetwarzające dane. Jednym z kluczowych elementów systemu ochrony danych jest Inspektor Ochrony Danych (IOD). Jakie są jego zadania, kto jest zobowiązany do jego wyznaczenia i jakie przepisy regulują jego funkcjonowanie? Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje.

👉 Potrzebujesz wsparcia w zakresie ochrony danych osobowych? Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji z ekspertem Direct Group i upewnij się, że Twoja organizacja działa zgodnie z przepisami RODO.

Kiedy obowiązkowe jest wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych?

Zgodnie z art. 37 RODO, obowiązek wyznaczenia IOD dotyczy:

• podmiotów i organów publicznych, z wyjątkiem sądów sprawujących wymiar sprawiedliwości,
• organizacji, które regularne i systematyczne monitorują osoby na dużą skalę,
• administratorów lub podmiotów przetwarzających szczególne kategorie danych osobowych, np. dane dotyczące zdrowia.

Nawet jeśli przepisy nie wymagają wyznaczenia IOD, jego powołanie może być korzystne z punktu widzenia zgodności z RODO oraz odpowiedzialności organizacji.

Kompetencje i niezależność Inspektora Ochrony Danych

RODO wymaga, aby Inspektor Ochrony Danych działał w sposób niezależny. Oznacza to:

• nieotrzymywanie instrukcji dotyczących realizacji swoich zadań
• brak możliwości odwoływania i karania IOD za wykonywanie swoich zadań,
• zakaz wydawania mu instrukcji mogących naruszyć jego niezależność,
• unikanie sytuacji prowadzących do konfliktu interesów,
• powinien być bezpośrednio podległy najwyższemu kierownictwu organizacji.

Warto zaznaczyć, że kwalifikacje IOD powinny obejmować specjalistyczną wiedzę z zakresu prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych, z uwzględnieniem rodzaju i zakresu przetwarzanych danych oraz specyfiki organizacji.

Zakres zadań Inspektora Ochrony Danych – art. 39 RODO

Art. 39 RODO wskazuje konkretne zadania Inspektora Ochrony Danych, w tym:

• nadzór nad przestrzeganiem przepisów RODO,
• informowanie administratora, podmiot przetwarzający oraz pracowników o obowiązkach wynikających z RODO i innych przepisów UE lub państwa członkowskiego o ochronie danych,
• monitorowanie przestrzegania RODO oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w zakresie ochrony danych osobowych,
• współpraca z organem nadzorczym (UODO) oraz pełnienie funkcji punktu kontaktowego.

IOD może realizować także inne zadania, o ile nie prowadzą one do konfliktu interesów.

Praktyczne obowiązki IOD w organizacji

Poza zadaniami wskazanymi w art. 39, obowiązki Inspektora Ochrony Danych obejmują:

• wsparcie przy opracowaniu i aktualizacji dokumentacji ochrony danych (polityki, procedury)
• nadzorowanie przestrzegania zasad: legalności, minimalizacji, integralności i poufności
• uczestnictwo w procesach analizy ryzyka
• opiniowanie umów powierzenia przetwarzania danych
• pomoc przy prowadzeniu ewidencji i rejestrów.

Zgłoszenie IOD do organu nadzorczego – formalność czy konieczność?

Zgodnie z art. 37 ust. 7 RODO, administrator lub podmiot przetwarzający są zobowiązani do opublikowania danych kontaktowych IOD oraz zgłoszenia ich do organu nadzorczego. Niedopełnienie obowiązku zgłoszenia może zostać uznane za naruszenie zasady rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO).

Zewnętrzny Inspektor Ochrony Danych– alternatywa dla organizacji

Zgodnie z art. 37 ust. 6 RODO, można powołać IOD spoza struktury organizacyjnej, na podstawie umowy o świadczenie usług. Warunkiem jest, by osoba lub podmiot wykonujący funkcję spełniał kryteria wiedzy i niezależności. Zewnętrzny Inspektor Ochrony Danych:

• obniża koszty związane z utrzymaniem stanowiska,
• zapewnia dostęp do eksperckiej wiedzy,
• pozwala na dostosowanie się do standardów ochrony danych osobowych,

Outsourcing funkcji IOD zyskuje na popularności, zwłaszcza w sektorze prywatnym i wśród małych oraz średnich firm.

RODO - Inspektor Ochrony Danych

Inspektor Ochrony Danych Osobowych to nie tylko wymóg RODO – to także realne wsparcie w zapewnieniu bezpieczeństwa danych osobowych. Znajomość przepisów dotyczących ochrony danych, odpowiednie wdrożenie procedur oraz stały nadzór nad przestrzeganiem przepisów RODO to fundament skutecznej ochrony danych osobowych w każdej organizacji.

👉 Potrzebujesz pomocy w zakresie wyznaczenia IOD lub chcesz skorzystać z opcji zewnętrznego Inspektora Ochrony Danych? Skontaktuj się z nami i umów bezpłatną konsultację z ekspertem Direct Group!