Nowe obowiązki pracodawców w związku z ochroną sygnalistów

Nowe obowiązki pracodawców w związku z ochroną sygnalistów

Sygnalista (ang. whistleblower) to osoba zgłaszająca w miejscu pracy nieprawidłowości. Według założeń dyrektywy Parlamentu Europejskiego, instytucja ta ma przeciwdziałać praktykom nieetycznym czy nielegalnym, dlatego też powinna podlegać szczególnej ochronie. Wiąże się to także z nowymi obowiązkami, które od grudnia 2021 r. będą musieli wypełniać polscy przedsiębiorcy. Dyrektywa określa, że zmiany będą dotyczyły podmiotów zatrudniających co najmniej 50 pracowników, ale dopuszczona została możliwość współdzielenia zasobów przez przedsiębiorców, którzy zatrudniają poniżej 250 osób. Podstawowym obowiązkiem jest utworzenie kanałów wewnętrznych i procedur zgłaszania nieprawidłowości, które składają się na system trójstopniowy. W skład systemu wchodzą kanały:

• wewnętrzny – funkcjonuje w ramach organizacji. W założeniu ma być pierwszym stopniem komunikowania o nieprawidłowościach, zanim sprawa zostanie skierowana do organów zewnętrznych;
• zewnętrzny – zgłoszenie do wyznaczonych organów administracji publicznej;
• ujawnienie publiczne – w ostateczności możliwe jest także podanie do publicznej wiadomości informacji o naruszeniach.

 

Do sygnalisty należy podjęcie decyzji z którego kanału komunikacyjnego skorzysta, dlatego w interesie pracodawcy jest stworzenie jak najlepszych procedur w ramach komunikowania wewnątrz organizacji. Kanały przyjmowania zgłoszeń muszą spełniać określone standardy. Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia:

• poufności przyjmowanych zgłoszeń;
• dywersyfikacji środków przyjmowania zgłoszeń (pisemne, ustne, telefoniczne itp.);
• otrzymania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania;
• wyznaczenia bezstronnej osoby odpowiedzialnej za komunikację z sygnalistą;
• prowadzenia działań następczych w związku ze zgłoszeniem i przekazanie informacji zwrotnej w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące.

 

Głównym założeniem dyrektywy jest ochrona sygnalistów przed wszelkiego rodzaju działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy, które w przypadku zgłoszenia naruszenia mógłby zastosować wobec pracownika. Dlatego kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest ochrona osoby dokonującej zgłoszenia. Wobec sygnalisty nie można zastosować działań takich jak:

• bezpodstawne zakończenie stosunku pracy, odmowa przedłużenia stosunku pracy, blokowanie możliwości zatrudnienia u innych pracodawców;
• blokowanie możliwości rozwoju kariery zawodowej;
• podważanie wiarygodności sygnalisty.

W przypadku zażalenia ze strony sygnalisty na działania pracodawcy, to ten drugi zobowiązany jest do wykazania, że działania te nie miały charakteru odwetowego.

Dyrektywa o ochronie sygnalistów stawia przed pracodawcami szereg nowych wyzwań. Implementacja systemu może także stanowić poważny problem, nawet w zaawansowanych organizacyjnie strukturach. Zachowanie standardów zawartych w dyrektywie jest szczególnie trudne przy tworzeniu kanałów komunikacyjnych, które w przypadku działania wewnątrz organizacji, mogą prowadzić do niezapewnienia sygnalistom odpowiedniej ochrony i poufności. Rozwiązaniem w tej sytuacji może być przejęcie części obowiązków przez podmiot zewnętrzny, odpowiedzialny za cały system ochrony sygnalistów.