Kanały komunikacyjne przyjmowania zgłoszeń

Przyjmowanie zgłoszeń to kluczowy element procedur ochrony sygnalistów. Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, każda organizacja powinna zapewnić bezpieczne kanały zgłoszeń sygnalistów, które umożliwią dokonanie zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego w sposób poufny. Jeśli organizacja dopuszcza możliwość przyjmowania zgłoszeń anonimowych, jest zobowiązana do zabezpieczenia tożsamości osoby zgłaszającej naruszenie. Prawidłowo wdrożone kanały przyjmowania zgłoszeń wspierają ochronę osób zgłaszających naruszenia i chronią organizację przed ryzykiem braku reakcji na poważne nieprawidłowości.

Zapewniamy wsparcie w procedurach dotyczących Ochrony Sygnalistów
– skontaktuj się z nami!

Wewnętrzne i zewnętrzne kanały zgłoszeń

System dla sygnalistów powinien obejmować zarówno wewnętrzne kanały zgłoszeń, jak i kanały zgłoszeń zewnętrznych – zależnie od charakteru sprawy i woli osoby dokonującej zgłoszenia. Wewnętrzne kanały zgłoszeń to:

• Zgłoszenia pisemne (np. e-mail, formularz)
• Zgłoszenia ustne (telefon lub inny system komunikacji głosowej)
• Bezpośrednie spotkanie na wniosek sygnalisty, zorganizowane w terminie 14 dni od otrzymania wniosku.

Kanały zewnętrzne - zgłoszenie można złożyć do bezpośrednio odpowiednich organów, np. Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

 

Procedura zgłaszania naruszeń i przyjmowanie zgłoszeń anonimowych

Procedura zgłaszania naruszeń powinna jasno określać formy kanałów zgłoszeń i tryb ich obsługi. Ustawa o ochronie sygnalistów nie nakłada obowiązku przyjmowania zgłoszeń anonimowych, jest to wybór organizacji, która – w przypadku podjęcia decyzji o obsłudze zgłoszeń anonimowych – musi jasno opisać sposób ich przyjmowania i weryfikacji oraz zakres komunikacji zwrotnej.

➡️ Przykład:

Pracownik składa zawiadomienie o nadużyciach finansowych przez formularz. Zgłoszenie jest rejestrowane i przekazywane osobie lub jednostce odpowiedzialnej, która weryfikuje je zgodnie z procedurą i udziela informacji zwrotnej w terminach ustawowych.

Ochrona przed działaniami odwetowymi

Kanały komunikacyjne muszą być zaprojektowane tak, by zapobiegać ujawnieniu tożsamości i ograniczać ryzyko odwetu wobec osób dokonujących zgłoszeń. Osoby upoważnione do przyjmowania oraz rozpatrywania zgłoszeń są zobowiązane do zachowania tajemnicy. Wdrożenie procedury powinno być poprzedzone szkoleniami.

Obsługa i rozpatrywanie zgłoszeń sygnalistów

Procedura powinna określać następujące kwestie:

• kto przyjmuje i weryfikuje zgłoszenia,
• jak wygląda dokumentacja zgłoszeń ustnych i pisemnych,
• kiedy i w jaki sposób następuje komunikacja z sygnalistą:
  • potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia do 7 dni od przyjęcia wniosku,
  • informacja zwrotna jest przesłana w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące (lub 6 miesięcy w uzasadnionych przypadkach).

Dokumentacja i monitoring zgłoszeń

Podmiot prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych, w którym może uwzględnić m.in. numer zgłoszenia, jego przedmiot, dane kontaktowe, daty oraz działania następcze. Dane w rejestrze należy minimalizować i zabezpieczać zgodnie z zasadą poufności. Monitoring zgłoszeń i regularna analiza danych pozwala organizacji wprowadzać środki zapobiegawcze, eliminować ryzyka i wzmacniać systemu zgłoszeń naruszeń.

Dlaczego warto wdrożyć bezpieczne kanały zgłoszeń?

Wdrożenia kanałów zgłoszeń w organizacji przynoszą wiele korzyści:

• zapewniają zgodność z prawem i ograniczają ryzyko sankcji,
• pomagają w szybszej reakcji na zaistniałe nieprawidłowości,
• budują kulturę transparentności i zaufania w organizacji.

 

➡️Profesjonalne wdrożenie kanałów zgłoszeń

Oferujemy kompleksowe wdrożenia procedury zgłoszeń, w tym opracowanie wewnętrznych procedur zgłaszania, dobór odpowiednich kanałów przyjmowania zgłoszeń, przygotowanie dokumentacji oraz szkolenie osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń. Zapewniamy, że każdy kanał zgłoszeń wewnętrznych spełni wymogi ustawy i będzie chronił sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Skontaktuj się z Direct Group, i zadbaj o bezpieczeństwo danych w firmie!