Najczęstsze obawy pracowników przed zgłaszaniem naruszeń

W wielu organizacjach zgłaszanie nieprawidłowości budzi niepokój. Choć system ochrony sygnalistów zyskuje na znaczeniu, to pracownicy wciąż obawiają się konsekwencji dokonywania zgłoszeń. Dlaczego tak się dzieje? I jak organizacje mogą przełamać bariery, które blokują zgłaszanie przypadków naruszenia prawa lub etyki?

W Polsce od 2024 roku obowiązuje ustawa o ochronie sygnalistów, która wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937. Nowe przepisy nakładają na pracodawców szereg obowiązków, w tym utworzenie kanałów zgłaszania oraz zapewnienie rzeczywistej ochrony przed działaniami odwetowymi.

Dlaczego pracownicy obawiają się zgłaszania naruszeń?

Strach przed działaniami odwetowymi

Najczęstszym powodem rezygnacji ze zgłoszenia jest obawa przed negatywnymi konsekwencjami – zwolnieniem, degradacją, wykluczeniem z zespołu, a nawet mobbingiem. Dlatego system ochrony sygnalistów musi obejmować realne mechanizmy zapobiegające działaniom odwetowym, zgodnie z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów. Ustawa zakazuje nie tylko zwolnienia czy degradacji, ale też pośrednich działań odwetowych, takich jak pomijanie w premiach, odsuwanie od obowiązków, odmowa szkoleń czy pogarszanie warunków pracy.

Brak zaufania do poufności

Wątpliwości wzbudza również anonimowość i poufność zgłoszeń. Pracownicy często nie wierzą, że ich tożsamość zostanie zachowana w tajemnicy. Skuteczny system ochrony sygnalistów musi gwarantować techniczne i organizacyjne środki ochrony danych osobowych sygnalisty oraz przejrzystość całego procesu zgłoszenia. Ustawa nie wymusza obowiązku przyjmowania anonimowych zgłoszeń, ale jeśli organizacja przewiduje taką możliwość, musi zapewnić obsługę zgłoszenia i ochronę osoby zgłaszającej również w tym trybie.

Niska świadomość prawna

Wielu pracowników nie wie, że są chronieni na mocy przepisów prawa. Brak wiedzy na temat zakresu ochrony, trybów zgłaszania (wewnętrznego, zewnętrznego, publicznego) czy uprawnień sygnalisty sprawia, że unikają działania w obawie przed ryzykiem.

Obawa przed napiętnowaniem jako "donosiciela"

Kultura organizacyjna ma ogromny wpływ na chęć zgłaszania naruszeń przez pracowników. W organizacjach, gdzie brakuje kultury transparentności, sygnalista bywa postrzegany jako nielojalny wobec przełożonych czy zespołu. Tego typu stereotypy można przełamać tylko poprzez edukację i wdrażanie kultury zgłaszania naruszeń jako elementu odpowiedzialnego zarządzania.

Jak przeciwdziałać tym obawom?

Wdrożenie przejrzystych procedur zgłaszania

Odpowiednie procedury zgłaszania naruszeń to fundament. Regulamin zgłoszeń wewnętrznych powinien być zrozumiały, łatwo dostępny i zgodny z ustawą o ochronie sygnalistów. Obowiązek utworzenia wewnętrznych kanałów zgłaszania dotyczy wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób. Kanały te muszą być niezależne, bezpieczne i gwarantować poufność.

Zapewnienie ochrony sygnalistów w praktyce

Sama deklaracja ochrony to za mało. Konieczne jest wdrożenie mechanizmów, które obejmują monitoring działań odwetowych, edukację kadry zarządzającej oraz zgłaszających, a także system sankcji wobec tych, którzy łamią zasady ochrony sygnalistów. Pracodawcy mają obowiązek dokumentować przypadki zgłoszeń i działań podejmowanych w ich następstwie, a także zapewnić odpowiedni kanał do kontaktu z osobą odpowiedzialną za obsługę zgłoszeń.

Budowanie zaufania poprzez transparentność

Pracownik powinien wiedzieć, co dzieje się ze zgłoszeniem, jaki jest jego status i jakie działania zostały podjęte. Przykładowo, publikacja anonimowych statystyk (np. liczba zgłoszeń, liczba potwierdzonych naruszeń) buduje zaufanie.

Szkolenia dla pracowników

Wiedza to bezpieczeństwo. Szkolenia dla pracowników na temat ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości, procedury zgłoszeń zewnętrznych i wewnętrznych oraz ochrony tożsamości sygnalistów pomagają oswoić to zagadnienie i zmniejszyć lęk przed dokonywaniem zgłoszeń.

Anonimowe zgłaszanie – czy naprawdę działa?

Systemy umożliwiające zgłaszanie nieprawidłowości anonimowo (czy to przez dedykowaną platformę, skrzynki zgłoszeń czy inne kanały komunikacyjne) coraz częściej stają się standardem. Anonimowe zgłoszenia pomagają pokonać barierę strachu, zwłaszcza w firmach, gdzie kultura zgłaszania dopiero się rozwija.

Jednak warunkiem ich skuteczności jest pełne bezpieczeństwo informacji, szyfrowanie treści oraz niezależność kanału zgłoszeniowego. Choć anonimowe zgłoszenia nie są wymagane ustawowo, ich obsługa może zwiększyć skuteczność systemu – zwłaszcza w organizacjach o niskim poziomie zaufania. Jednak należy zachować równowagę pomiędzy anonimowością a możliwością zbadania zgłoszenia i zapewnienia jego skuteczności.

Rola pracodawcy w ochronie sygnalistów

To od organizacji zależy, czy sygnaliści będą czuć się bezpiecznie. Wdrożenie ochrony sygnalistów to dziś nie tylko obowiązek prawny, ale też element strategii odpowiedzialnego zarządzania. Dobrze działający system ochrony sygnalistów przekłada się na bezpieczeństwo danych, eliminację nadużyć i wzrost zaufania w organizacji. Niedopełnienie obowiązków wynikających z ustawy może skutkować sankcjami administracyjnymi – w tym karami pieniężnymi, a także odpowiedzialnością za naruszenie praw pracowniczych.