Weryfikacja kandydatów w mediach społecznościowych – czy jest zgodna z prawem?

W Internecie granica między życiem prywatnym a zawodowym coraz bardziej się zaciera. Pracodawcy i rekruterzy coraz częściej sprawdzają profile kandydatów na Facebooku, LinkedIn czy Instagramie.

Choć taka praktyka może wydawać się naturalna – w końcu chcemy poznać przyszłego pracownika nie tylko poprzez CV – warto jednak zadać sobie pytanie: czy przeglądanie mediów społecznościowych kandydata jest zgodne z RODO i innymi przepisami o ochronie danych osobowych?

Co mówi RODO o sprawdzaniu social mediów kandydata?

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) jasno określa, że przetwarzanie danych osobowych musi mieć podstawę prawną. W przypadku rekrutacji taką podstawą jest najczęściej art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy.

Jednak dane pozyskane z mediów społecznościowych zazwyczaj nie są niezbędne do oceny kwalifikacji zawodowych kandydata. Oznacza to, że bez wyraźnej zgody kandydata pracodawca nie powinien analizować jego profilu prywatnego.

• Wyjątkiem są sytuacje, gdy informacje są udostępnione publicznie i mają bezpośredni związek z przyszłym stanowiskiem (np. portfolio graficzne na Instagramie, posty branżowe na LinkedIn).

👉 Zgodnie z art. 22¹ §1 Kodeksu pracy, pracodawca może żądać od kandydata tylko danych ściśle określonych przepisami – np. imienia, nazwiska, wykształcenia czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Pozyskiwanie dodatkowych informacji z mediów społecznościowych nie jest objęte tym przepisem i wymaga dodatkowej podstawy prawnej.

Zadbaj o bezpieczeństwo danych osobowych w swojej firmie - skorzystaj z naszych usług!

Audyt RODO  |  Outsourcing IOD  | Ochrona Sygnalistów  | Wdrożenie RODO

Media społecznościowe a prywatność kandydata

Weryfikacja w mediach społecznościowych może prowadzić do naruszenia prywatności. Pracodawca, przeglądając prywatne zdjęcia lub komentarze, może nieświadomie pozyskać tzw. dane wrażliwe, takie jak poglądy polityczne, przekonania religijne czy orientacja seksualna.

Przetwarzanie takich danych bez zgody kandydata jest zabronione, a ich pozyskanie – nawet bierne – może zostać uznane za naruszenie, co wiąże się z konsekwencjami zarówno prawnymi, jak i wizerunkowymi. Dlatego najlepszą praktyką jest ograniczenie się do danych zawodowych – czyli tych, które kandydat sam udostępnił na potrzeby procesu rekrutacyjnego, np. w CV, na profilu LinkedIn czy stronie internetowej z portfolio.

Zgoda kandydata – czy jest zawsze potrzebna?

Jeśli pracodawca chce zbadać aktywność kandydata w mediach społecznościowych, poza zakresem informacji zawodowych, powinien wcześniej uzyskać jego świadomą zgodę.

Taka zgoda musi być:

• dobrowolna,
• konkretna,
• odwoływalna.

Nie może być też warunkiem udziału w rekrutacji – w przeciwnym razie zostanie uznana za wymuszoną. W niektórych przypadkach pracodawca może próbować powoływać się na tzw. uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jednak zgodnie z zasadą minimalizacji danych oraz zaleceniami Europejskiej Rady Ochrony Danych, takie podejście wymaga uprzedniego przeprowadzenia testu równowagi – czyli oceny, czy interes administratora nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

W praktyce uzasadnienie to jest bardzo trudne do przyjęcia. Warto również poinformować kandydata, w jakim celu jego dane są przetwarzane, na jakiej podstawie prawnej i jak długo będą przechowywane. Brak transparentności w tym zakresie może zostać uznany za naruszenie obowiązków informacyjnych wynikających z RODO. Nawet jeżeli dane zostały pozyskane z publicznego profilu, administrator danych – zgodnie z art. 13 RODO – powinien poinformować kandydata o przetwarzaniu jego danych w terminie do miesiąca od ich zebrania.

Jakie są konsekwencje niezgodnego z prawem sprawdzania kandydatów?

Nieuprawnione sprawdzanie kandydatów w social mediach może narazić firmę na skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), a w przypadku stwierdzenia naruszenia – na karę finansową. Oprócz sankcji administracyjnych może również ucierpieć reputacja firmy jako pracodawcy.

Ponadto, jeśli kandydat uzna, że został zdyskwalifikowany z rekrutacji na podstawie tych danych (np. światopogląd), może dochodzić swoich praw na drodze cywilnej, np. z tytułu dyskryminacji.

Czy można sprawdzać kandydatów w social mediach?

Tak, ale tylko w granicach prawa. Pracodawca może analizować informacje dostępne publicznie, o ile są istotne z punktu widzenia danego stanowiska. W przypadku danych wykraczających poza sferę zawodową – konieczna jest zgoda kandydata.

Warto zachować ostrożność i kierować się zasadą minimalizacji danych – nie zbierajmy więcej informacji, niż faktycznie potrzebujemy. W razie wątpliwości warto skonsultować się z Inspektorem Ochrony Danych (IOD) lub prawnikiem, aby upewnić się, że sposób prowadzenia rekrutacji nie narusza obowiązujących przepisów. Dbałość o zgodność z RODO w procesie rekrutacji nie tylko chroni firmę przed konsekwencjami prawnymi, ale również buduje pozytywny wizerunek organizacji jako odpowiedzialnego i świadomego pracodawcy.