4 zagadnienia problematyczne dla pracodawców
Aktualności
4 ZAGADNIENIA PROBLEMATYCZNE DLA PRACODAWCÓW
Przepisy RODO, obowiązujące już od maja 2018 r., wciąż przez wielu pracodawców nie zostały prawidłowo wdrożone. Naruszanie wytycznych, dotyczących ochrony danych osobowych, przez niektóre przedsiębiorstwa to często działania nieświadome, którym można łatwo zapobiec. Pomimo pewnych trudności, związanych z wdrożeniem unijnego rozporządzenia, warto w szczególności zwrócić uwagę na wciąż powtarzane przez pracodawców błędy, które mogą spotkać się z konsekwencjami.
- Karalność
Pracodawca nie zawsze ma prawo do zbierania danych na temat karalności pracowników i kandydatów, którzy są w trakcie rekrutacji. Kwestię tę regulują różne przepisy szczególne, które dają możliwość weryfikacji przez pracodawcę. Za przykład mogą posłużyć przedstawiciele zawodów zaufania publicznego: policjanci, sędziowie, prokutarorzy, komornicy itp. W przypadku, gdy przepisy nie przewidują możliwości przetwarzania danych o karalności danej grupy zawodowej, pracodawca nie ma podstaw by ich wymagać.
- Monitoring wizyjny
Według przepisów RODO, podstawowym wymogiem monitorowania pracownika jest prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora, z kolei kodeks pracy podkreśla potrzebę precyzowania zasad tego nadzoru. Celem przetwarzania danych tego typu może być zapewnienie bezpieczeńtwa pracowników czy ochrona mienia, ale także zachowanie tajemnicy informacji i kontrola produkcji. Stosowanie monitoringu przez np. kontrolę powierzonego sprzętu komputerowego, w tym informacji o sposobie korzystania z urządzenia, może naruszać godność i dobra osobiste pracownika. Obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracowników o monitorowaniu i jego celach, oznaczenie monitorowanej przestrzeni i zastosowanie przepisów art. 12 i art. 13 RODO.
- Inne formy monitoringu
Pracownicy mogą podlegać różnym innym formom monitoringu, które podobnie jak w powyższym przykładzie, muszą być podparte prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez administratora. Przykładem może być kontrola pracy, pojazdów służbowych czy telefonów, która powinna też odbywać się za dobrowolną zgodą pracownika. Wątpliwości budzi np. kwestia kontroli trzeźwości pracowników, w sprawie której UODO przedstawił stanowisko, że obecny stan prawny nie pozwala na badanie alkomatem przez pracodawcę, a do działania tego upoważniona jest policja.
- Wiedza o sytuacji życiowej i rodzinie
Jednym z warunków przyznania pracownikowi świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jest dokonywana przez pracodawcę ocena, dotycząca sytuacji życiowo-materialnej zarówno pracownika jak i jego rodziny. Wśród przetwarzanych danych znajdują się często tzw. dane wrażliwe, np. o stanie zdrowia, które nie zawsze dotyczą wyłącznie osoby podpisującej oświadczenie z pracodawcą. Sytuacja ta tworzy dwa podstawowe problemy. Po pierwsze, ze względu na szczególną kategorię danych, kluczowe jest przetwarzanie ich w zakresie niezbędnym do realizacji celów i usuwanie tych, których dalsze przechowywanie jest zbędne. Wątpliwości wzbudza także kwestia złożenia przez pracownika oświadczenia w imieniu swojej rodziny i ewentualnej potrzeby zbierania oświadczeń od każdej osoby, której dane dotyczą. W sprawie tej stanowisko zajął Urząd Ochrony Danych Osobowych, który stwierdzi że przepisy ustawy o ZFŚS nie wskazują na konieczność podpisywania dodatkowych oświadczeń.
Źródło: uodo.gov.pl