12 wskazówek w związku z rekrutacją

Aktualności

12 WSKAZÓWEK W ZWIĄZKU Z REKRUTACJĄ

Zagadnienia związane z zakresem danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od pracownika został uregulowany w art. 22 § 1 KP. Katalog zamknięty przedstawia się następująco:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • data urodzenia,
  • dane kontaktowe wskazane przez osobę,
  • wykształcenie,
  • kwalifikacje zawodowe,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
     
  1. Nie ma konieczności podawania danych w postaci imion rodziców oraz miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji). W ich miejsce pojawił się natomiast obowiązek wskazania danych kontaktowych (np. adresu e-mail czy numeru telefonu) i kwalifikacji zawodowych. Jeśli kandydat z własnej inicjatywy nie przedstawi np. swojego wizerunku w postaci zdjęcia umieszczonego w CV, certyfikatów, zaświadczeń o znajomości języków obcych, pracodawca nie ma prawa domagać się od niego takich informacji.
  2. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych podanych przez kandydata, np. poprzez okazanie przez niego świadectwa pracy czy uzyskanych certyfikatów – pracodawca może poprosić o wgląd do takich dokumentów. Nie można wykonywać skanów czy kserokopii certyfikatów lub świadectw, gdyż może to zostać uznane za naruszenie zasady adekwatności i minimalizacji przetwarzanych przez administratora danych.
  3. Żaden przepis prawa nie uprawnia pracodawcy do przetwarzania danych o stanie zdrowia osób ubiegających się o pracę. Tym samym pracodawca nie może zamieścić z zgłoszeniu rekrutacyjnym zgody na przetwarzanie takich danych. Próba pozyskania w procesie rekrutacji danych, które wykraczają poza zakres określony w art. 22 § 1 Kodeksu pracy może być uznany jako naruszenie przepisów prawa. Nawet jeśli kandydat poda w procesie rekrutacyjnym informacje o jakie jest proszony, pracodawca naraża się na postawienie przez niego zarzutu wymuszenia zgody na podanie danych.
  4. Prawo do zbierania informacji o niekaralności kandydata nie przysługuje wszystkim pracodawcom. Jedynie pracodawcy, którzy mają obowiązek zatrudnienia osób niekaranych, upoważnieni są do zbierania tego typu informacji na podstawie przepisów ustaw szczególnych. Zawody, w których istnieje wymóg niekaralności to przykładowo: nauczyciel, pracownik ochrony czy agent ubezpieczeniowy.
  5. W trakcie prowadzenia równocześnie kilku rekrutacji, może okazać się, że potencjalny pracownik jest bardziej odpowiednim kandydatem na inne stanowisko. W takich przypadkach należy poinformować kandydata o zaistniałej sytuacji i poprosić go o wyrażenie zgody na przetwarzanie jego danych osobowych na potrzeby innych/następnych rekrutacji prowadzonych przez pracodawcę. Zgodnie z zasadą rozliczalności taka zgoda powinna zostać udokumentowana, np. w formie mailowej.
  6. Dane osobowe nie powinny być przechowywane dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania. W sytuacji, gdy pracownik nie wyrazi zgody w na przetwarzanie danych w dalszym procesie rekrutacji, jego CV powinno zostać usunięte w momencie jej zakończenia. Należy pamiętać, że wydłużenie czasu przechowywania CV musi być racjonalnie uzasadnione.
  7. Uzasadnione jest przechowywanie CV osób, które wyraziły zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych w celu konkretnej oraz przyszłych rekrutacji. Przyszłe procesy rekrutacyjne stanowią odrębny cel przetwarzania danych osobowych . Aby przetwarzać dane osobowe należy określić w jakim czasie w firmie będzie przeprowadzana rekrutacja na podobne stanowisko (np. do 6-8 miesięcy) na które kandydat aplikował. Wtedy jest możliwe ewentualne zachowanie nadesłanych dokumentów na potrzeby przyszłego procesu.
  8. Dokumentów rekrutacyjnych nie można udostępniać osobom, które nie uzyskały upoważnienia do przetwarzani danych osobowych i nie biorą udziału w procesie rekrutacji. Brak uregulowań w tym zakresie stanowi naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
  9. W przypadku współpracy z agencjami rekrutacyjnymi, które wspierają pracodawcę w wyszukiwaniu i selekcji kandydatów do pracy, administrator jasno określa stanowisko do obsadzenia, definiuje sylwetkę pożądanego kandydata i wymagania, które taki kandydat musi spełnić. Agencja rekrutacyjna, która jest odpowiedzialna za umieszczenie odpowiednich ogłoszeń i przeprowadzenie wstępnych rozmów z zainteresowanymi osobami, działa „w imieniu i na rzecz” pracodawcy, a więc pełni rolę podmiotu przetwarzającego, realizując cele pracodawcy sposobami określonymi przez pracodawcę. Przed rozpoczęciem współpracy należy zawrzeć z taką agencją umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z art. 28 ust. 1 RODO.
  10. Niedopuszczalny jest w ogłoszeniu o pracę brak informacji o firmie, która prowadzi rekrutację. Rekrutacje określane mianem „ślepych” lub „ukrytych” są  niezgodne z przepisami o ochronie danych osobowych, zarówno tych wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych jak i przepisów RODO. Potencjalni pracownicy muszą być poinformowani o tym kto jest administratorem ich danych osobowych. Niezgodne z przepisami jest dopełnienie obowiązku informacyjnego w odpowiedzi zwrotnej na otrzymaną aplikację. Takie działanie nie spełnia wymogów przepisów prawa, ponieważ w chwili zbierania danych, osoba, która je przekazuje nie wie, do kogo jej dane trafią.
  11. Pracodawca nie może przeprowadzić „researchu” na temat kandydata do pracy kontaktując się np. z byłym jego pracodawcą. Nie wolno „prześwietlać” życiorysów kandydatów, a referencje można weryfikować wyłącznie w zakresie podanych w nich informacji.
  12. Nie można weryfikować historii zatrudnienia potencjalnego pracownika przy pomocy mediów społecznościowych typu LinkedIn, Facebook, Instagram i inne, chyba że kandydat sam wyrazi na to zgodę.

 

Źródło: uodo.gov.pl