Aktualności
12 Wskazówek w związku z rekrutacją
Zagadnienia związane z zakresem danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od pracownika został uregulowany w art. 22 § 1 KP. Katalog zamknięty przedstawia się następująco:
- imię (imiona) i nazwisko,
- data urodzenia,
- dane kontaktowe wskazane przez osobę,
- wykształcenie,
- kwalifikacje zawodowe,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
dane podawane podczas rekrutacji
Nie ma konieczności podawania danych w postaci imion rodziców oraz miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji). W ich miejsce pojawił się natomiast obowiązek wskazania danych kontaktowych (np. adresu e-mail czy numeru telefonu) i kwalifikacji zawodowych. Jeśli kandydat z własnej inicjatywy nie przedstawi np. swojego wizerunku w postaci zdjęcia umieszczonego w CV, certyfikatów, zaświadczeń o znajomości języków obcych, pracodawca nie ma prawa domagać się od niego takich informacji.
Rekrutacja - świadectwa pracy
Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych podanych przez kandydata, np. poprzez okazanie przez niego świadectwa pracy czy uzyskanych certyfikatów – pracodawca może poprosić o wgląd do takich dokumentów. Nie można wykonywać skanów czy kserokopii certyfikatów lub świadectw, gdyż może to zostać uznane za naruszenie zasady adekwatności i minimalizacji przetwarzanych przez administratora danych.
Rekrutacja - zgoda na przetwarzanie danych
Żaden przepis prawa nie uprawnia pracodawcy do przetwarzania danych o stanie zdrowia osób ubiegających się o pracę. Tym samym pracodawca nie może zamieścić z zgłoszeniu rekrutacyjnym zgody na przetwarzanie takich danych. Próba pozyskania w procesie rekrutacji danych, które wykraczają poza zakres określony w art. 22 § 1 Kodeksu pracy może być uznany jako naruszenie przepisów prawa. Nawet jeśli kandydat poda w procesie rekrutacyjnym informacje o jakie jest proszony, pracodawca naraża się na postawienie przez niego zarzutu wymuszenia zgody na podanie danych.
Rekrutacja - informacja o niekaralności
Prawo do zbierania informacji o niekaralności kandydata nie przysługuje wszystkim pracodawcom. Jedynie pracodawcy, którzy mają obowiązek zatrudnienia osób niekaranych, upoważnieni są do zbierania tego typu informacji na podstawie przepisów ustaw szczególnych. Zawody, w których istnieje wymóg niekaralności to przykładowo: nauczyciel, pracownik ochrony czy agent ubezpieczeniowy.
Zgoda na przetwarzanie danych na potrzeby następnych rekrutacji
W trakcie prowadzenia równocześnie kilku rekrutacji, może okazać się, że potencjalny pracownik jest bardziej odpowiednim kandydatem na inne stanowisko. W takich przypadkach należy poinformować kandydata o zaistniałej sytuacji i poprosić go o wyrażenie zgody na przetwarzanie jego danych osobowych na potrzeby innych/następnych rekrutacji prowadzonych przez pracodawcę. Zgodnie z zasadą rozliczalności taka zgoda powinna zostać udokumentowana, np. w formie mailowej.
Ile czasu można przechowywać CV kandydata?
Dane osobowe nie powinny być przechowywane dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania. W sytuacji, gdy pracownik nie wyrazi zgody w na przetwarzanie danych w dalszym procesie rekrutacji, jego CV powinno zostać usunięte w momencie jej zakończenia. Należy pamiętać, że wydłużenie czasu przechowywania CV musi być racjonalnie uzasadnione.
CV - zgoda na przetwarzanie danych osobowych
Uzasadnione jest przechowywanie CV osób, które wyraziły zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych w celu konkretnej oraz przyszłych rekrutacji. Przyszłe procesy rekrutacyjne stanowią odrębny cel przetwarzania danych osobowych . Aby przetwarzać dane osobowe należy określić w jakim czasie w firmie będzie przeprowadzana rekrutacja na podobne stanowisko (np. do 6-8 miesięcy) na które kandydat aplikował. Wtedy jest możliwe ewentualne zachowanie nadesłanych dokumentów na potrzeby przyszłego procesu.
Rekrutacja - udostępnianie dokumentów rekrutacyjnych
Dokumentów rekrutacyjnych nie można udostępniać osobom, które nie uzyskały upoważnienia do przetwarzani danych osobowych i nie biorą udziału w procesie rekrutacji. Brak uregulowań w tym zakresie stanowi naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
Rekrutacja - współpraca z agencją
W przypadku współpracy z agencjami rekrutacyjnymi, które wspierają pracodawcę w wyszukiwaniu i selekcji kandydatów do pracy, administrator jasno określa stanowisko do obsadzenia, definiuje sylwetkę pożądanego kandydata i wymagania, które taki kandydat musi spełnić. Agencja rekrutacyjna, która jest odpowiedzialna za umieszczenie odpowiednich ogłoszeń i przeprowadzenie wstępnych rozmów z zainteresowanymi osobami, działa „w imieniu i na rzecz” pracodawcy, a więc pełni rolę podmiotu przetwarzającego, realizując cele pracodawcy sposobami określonymi przez pracodawcę. Przed rozpoczęciem współpracy należy zawrzeć z taką agencją umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z art. 28 ust. 1 RODO.
Rekrutacja - informacje o firmie
Niedopuszczalny jest w ogłoszeniu o pracę brak informacji o firmie, która prowadzi rekrutację. Rekrutacje określane mianem „ślepych” lub „ukrytych” są niezgodne z przepisami o ochronie danych osobowych, zarówno tych wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych jak i przepisów RODO. Potencjalni pracownicy muszą być poinformowani o tym kto jest administratorem ich danych osobowych. Niezgodne z przepisami jest dopełnienie obowiązku informacyjnego w odpowiedzi zwrotnej na otrzymaną aplikację. Takie działanie nie spełnia wymogów przepisów prawa, ponieważ w chwili zbierania danych, osoba, która je przekazuje nie wie, do kogo jej dane trafią.
Czy pracodawca może kontaktować się z poprzednim pracodawcą?
Pracodawca nie może przeprowadzić „researchu” na temat kandydata do pracy kontaktując się np. z byłym jego pracodawcą. Nie wolno „prześwietlać” życiorysów kandydatów, a referencje można weryfikować wyłącznie w zakresie podanych w nich informacji.
Rekrutacja a media społecznościowe
Nie można weryfikować historii zatrudnienia potencjalnego pracownika przy pomocy mediów społecznościowych typu LinkedIn, Facebook, Instagram i inne, chyba że kandydat sam wyrazi na to zgodę.
zobacz też: Ochrona Sygnalistów
Źródło: uodo.gov.pl