Jak długo firma może przechowywać dane byłych pracowników?

Zarządzanie danymi osobowymi byłych pracowników to jedno z ważniejszych zagadnień, które wpisuje się w szerszy kontekst ochrony danych osobowych w firmie. Wielu pracodawców zadaje sobie pytanie: jak długo przechowywać dane pracowników po zakończeniu stosunku pracy? Odpowiedź zależy od kilku czynników – w tym od przepisów prawa pracy, rozporządzenia RODO, a także od przyjętej w firmie polityki retencji danych.

Obowiązek przechowywania danych po ustaniu zatrudnienia

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r., pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą – w tym m.in. dokumentację płacową – przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono zatrudnienie, jeżeli stosunek pracy został nawiązany po 1 stycznia 2019 r. Dla umów zawartych:

• od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. – dokumentację należy przechowywać przez 50 lat, chyba że pracodawca przekazał do ZUS tzw. raport informacyjny (ZUS RIA) – wtedy również obowiązuje 10-letni okres.
• przed 1 stycznia 1999 r. – dokumentacja musi być przechowywana przez 50 lat bez możliwości skrócenia.

Dokumentacja ta obejmuje m.in umowy o pracę, ewidencję czasu pracy, dokumenty dotyczące wynagrodzenia oraz inne akta osobowe i dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia. W praktyce oznacza to, że okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od daty zawarcia umowy i przepisów obowiązujących w danym okresie.

Okres przechowywania danych zgodny z RODO

Zgodnie z RODO, dane osobowe powinny być przetwarzane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Okres przechowywania powinien wynikać z przepisów prawa, ale też być określony w wewnętrznej dokumentacji administratora. Dobrą praktyką jest:

• określenie terminów usuwania lub anonimizacji danych,
• cykliczne audyty retencji danych,
• dokumentowanie przyjętej polityki przechowywania danych w rejestrze czynności przetwarzania.

Przechowywanie dokumentacji a potrzeby dowodowe

W niektórych przypadkach, dane osobowe pracowników mogą być przetwarzane przez dłuższy czas – np. w celach związanych z dochodzeniem roszczeń. W takich sytuacjach obowiązek przechowywania danych wynika z uzasadnionego interesu administratora. Taki przypadek musi być odpowiednio uzasadniony, a zakres przetwarzania – proporcjonalny do celu.

Usunięcie danych po upływie okresu retencji

Zgodnie z zasadami ochrony danych, po zakończeniu obowiązkowego okresu retencji, dane osobowe powinny zostać niezwłocznie usunięte lub zanonimizowane. Dotyczy to także kopii zapasowych i archiwów. Usunięcie danych to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale też ważny element zarządzania danymi osobowymi i dbałości o bezpieczeństwo danych.

Jak firma powinna zarządzać retencją danych?

Każda organizacja powinna posiadać wdrożoną politykę retencji danych, która jasno określa:

• jakie dane przechowywane są po zakończeniu zatrudnienia,
• przez jaki okres
• jakie są procedury ich usuwania lub anonimizacji

Dobrze opracowana polityka pomaga uniknąć przypadków naruszenia ochrony danych. Warto pamiętać, że pracownik ma prawo do uzyskania informacji o tym, jak długo jego dane będą przechowywane i z jakiego powodu.

Przechowywanie dokumentacji byłych pracowników

Przechowywanie danych osobowych byłych pracowników to obowiązek wynikający z prawa, ale również z odpowiedzialności firmy za ochronę danych osobowych. Okres przechowywania danych powinien być zgodny z przepisami, jasno określony i udokumentowany. Kluczowe jest także wdrożenie skutecznych procedur usuwania danych po ustaniu potrzeby ich dalszego przetwarzania.

Zadbaj o zgodność z prawem i bezpieczeństwo – powierz zarządzanie danymi osobowymi ekspertom Direct Group.

• Outsourcing IOD
• Ochrona Sygnalistów
• Wdrożenie RODO
• Szkolenia RODO
• Audyt RODO
• Praca Zdalna
• Inspektor Ochrony Danych